Come scrivere verbali di riunione, con esempi

Trascrivere i verbali delle riunioni può sembrare banale o critico, a seconda di cosa c'è all'ordine del giorno, ma è sempre importante che la tua scrittura sia chiara e accurata. Qualunque sia la tua opinione riguardo al tuo ruolo di trascrittore, la registrazione di verbali di riunione efficaci è essenziale a lungo termine per qualsiasi organizzazione che organizza riunioni.

In questo articolo discuteremo come scrivere un verbale di riunione come un professionista in modo che tutti i soggetti coinvolti comprendano chiaramente cosa è successo durante la riunione semplicemente leggendo il verbale. Ecco alcuni suggerimenti e modelli per rendere la stesura dei verbali delle riunioni un gioco da ragazzi.

Cosa sono i verbali delle riunioni?

Il verbale di riunione è la registrazione scritta di una riunione o di un'udienza. I verbali sono solitamente strutturati e formali in modo da poter essere condivisi dopo la riunione e fungere da documenti storici in futuro.

Per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione , i verbali li aggiornano. I verbali offrono inoltre la responsabilità delle azioni discusse durante la riunione.

Ancora più importante, se un'organizzazione si trova in qualsiasi tipo di situazione legale, i verbali fungono da documento ufficiale che dimostra la due diligence, l'etica e la conformità allo statuto.

Chi redige i verbali delle riunioni?

Il segretario molto spesso redige i verbali delle riunioni. Le organizzazioni non profit, gli enti governativi, le scuole, le aziende pubbliche e i sindacati sono generalmente tenuti a registrare i verbali delle riunioni ufficiali. Tuttavia, anche molte altre aziende utilizzano i verbali delle riunioni per mantenere un registro ufficiale.

Come scrivere il verbale della riunione

Lo stile e il contenuto dei verbali delle riunioni varieranno a seconda dell'organizzazione e di come è strutturata. In ogni caso, dovresti sempre includere le informazioni di base, come data, ora e partecipanti. Ma molte organizzazioni trarranno vantaggio anche dalla disponibilità di altri elementi opzionali come documenti supplementari e azioni. Continua a leggere per scoprire cosa includere nei verbali della riunione.

8 elementi base del verbale di riunione

Questi sono gli elementi essenziali da includere nel verbale della riunione:

1 data

2 Tempo

3 Posizione

4 partecipanti

5 Argomenti trattati

6 Mozioni

7 Esiti della votazione

8 Data e luogo del prossimo incontro

Cos’altro dovrebbe includere il verbale della riunione?

La maggior parte delle organizzazioni aggiungerà almeno uno o due altri elementi negli appunti della riunione. Oltre agli elementi essenziali, gli appunti della riunione possono includere ed essere strutturati nel modo che meglio si adatta alle esigenze della tua organizzazione.

Ecco alcuni elementi personalizzati che puoi includere nei verbali della riunione:

• Documenti supplementari
• Elementi di azione
• Scopo dell'incontro
• Argomenti da discutere la prossima volta
• Aggiornamenti sullo stato del progetto e risultati delle votazioni
• Prossimi passi, come la ricerca e i follow-up
• Una sezione per definire i partecipanti che sono ospiti, non votanti o relatori
• Correzioni o modifiche ai verbali delle riunioni precedenti

5 consigli per scrivere i verbali delle riunioni

Una volta aggiornata la riunione, utilizza gli appunti per scrivere e modificare i verbali, quindi condividerli. È utile scrivere i verbali della riunione non appena la riunione si conclude in modo da non perdere nulla.

1 Sii coerente

È utile utilizzare un modello ogni volta che prendi i verbali della riunione. In questo modo, saranno tutti disposti allo stesso modo e non dovrai perdere tempo ad aggiungere titoli ed elenchi puntati . Ciò è utile in seguito quando altre persone nell'organizzazione avranno bisogno di farvi riferimento. Per ragioni di efficienza, alcune organizzazioni inseriscono addirittura l'agenda e i partecipanti attesi negli appunti della riunione.

2 Registratelo

Quando inizi a ricoprire il ruolo di segretario, potresti avere difficoltà a tenere il passo con gli appunti. Se stai riscontrando questo problema, valuta la possibilità di registrare la riunione. Puoi farlo con qualsiasi smartphone, dispositivo di registrazione audio o fotocamera. Successivamente, puoi utilizzare un servizio di trascrizione dell'intelligenza artificiale o semplicemente riascoltare la registrazione come ripasso quando necessario. Prima di registrare, però, assicurati di far sapere ai tuoi partecipanti che verranno registrati.

3 Rendi visibili i tuoi appunti durante la riunione

A volte le riunioni sono collaborative . Questo a volte può sembrare caotico e rendere difficile tenere traccia di tutto. Rendere le note visualizzabili su un proiettore o condividere lo schermo o il documento durante le riunioni consente ai tuoi compagni di squadra di contribuire ad esse.

4 Riepilogare

Quando scrivi gli appunti della riunione, riepiloga i file . Dovresti documentare quante più informazioni possibili, ma non scrivere tutto alla lettera. Non è necessario registrare tutto ciò che è stato detto negli appunti della riunione. Potresti anche avere difficoltà a tenere il passo se provi a scrivere l'intera conversazione parola per parola. Semplificare e chiarire cosa è successo durante l'incontro.

5 Etichettare i commenti con le iniziali

Se più persone nella riunione danno un contributo su una questione, può essere utile utilizzare le iniziali dei partecipanti per indicare chi ha contribuito a cosa. Puoi anche utilizzare le iniziali per indicare chi sarà responsabile dei passaggi successivi. Questa tecnica abbreviata è un modo efficace per chiarire una conversazione tra più persone.

5 modelli per verbali di riunione

1 Verbale della riunione del Consiglio

Chiama per ordinare

Facilitato dal presidente del consiglio.

[Nome del presidente del consiglio] ha convocato per ordinare la riunione ordinaria della [vostra organizzazione] alle [orario della riunione] il [data della riunione] in [luogo della riunione].

Partecipazione

Facilitato dal segretario.

Il segretario ha condotto l'appello. Erano presenti le seguenti persone:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Erano assenti le seguenti persone:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Approvazione verbale

[Nome del Segretario] legge il verbale dell'ultima riunione. Il verbale è stato approvato.

Questioni aperte

• [Problema n. 1]
• [Problema n. 2]
• [Problema n. 3]

Nuovi affari

• [Nuovo elemento aziendale n. 1]
• [Nuovo elemento aziendale n. 2]
• [Nuovo elemento aziendale n. 3]

Aggiornamento

[Nome del facilitatore della riunione] ha aggiornato la riunione alle [ora di fine della riunione].

Presentazione e approvazione del verbale

Verbale presentato da: [nome del segretario]

Verbale approvato da: [nome del presidente del consiglio o del facilitatore della riunione]

2 Modello di riunione informale

Chiama per ordinare

Una riunione di [nome dell'organizzazione] si è tenuta presso [luogo della riunione] il [data della riunione].

Partecipanti

I membri votanti presenti includevano:

• [Partecipante n. 1]
• [Partecipante n. 2]
• [Partecipante n. 3]

Tra gli ospiti presenti figuravano:

• [Ospite n. 1]
• [Ospite n. 2]
• [Ospite n. 3]

Approvazione verbale

Una mozione per approvare il verbale della precedente [data della riunione precedente] è stata presentata da [nome del segretario] e appoggiata da [nome del secondo].

Rapporti

• [Nome del rapporto] è stato presentato da [nome del relatore]
• [Nome del rapporto] è stato presentato da [nome del relatore]

Mozioni principali

• [Nome della mozione] promosso da [nome del promotore] e distaccato da [nome dei distaccanti]. La mozione [appoggiata o respinta] con [numero di voti] a favore e [numero di voti] contrari.

Aggiornamento

[Nome del facilitatore della riunione] riunione aggiornata al [momento dell'aggiornamento].

3 Modello di riunione di udienza pubblica

Data della riunione:[Data della riunione]

Orario dell'incontro:[Ora dell'incontro]

Segretario:[nome del segretario]

Introduzione

[Nome del conduttore dell'incontro] ha introdotto l'incontro:

• [Punti di discussione]

Appello

Membri presenti:

• [Partecipanti]

Movimento n. 1

Commenti:

• [Iniziali o nome del commentatore] [commento] [etichetta come: idea, azione o conclusione]

Movimento n.2

Commenti:

• [Iniziali o nome del commentatore] [commento] [etichetta come: idea, azione o conclusione]

Idee

• [Idea]

Prossimi passi

• [Passaggio successivo]

Conclusioni

• [Conclusione]

4 Appunti dell'incontro con il cliente

Progetto:[Nome del progetto]

Partecipanti:[Partecipanti]

Data e ora:[Data e ora]

ordine del giorno

• [Argomento da discutere]
  • [Obiettivo]
  • [Punti chiave]

Note

[Qualsiasi ulteriore informazione importante discussa durante l'incontro]

Risultati

[Decisioni chiave]

Elementi di azione

• [Nome della persona responsabile] [Passaggio successivo]
• [Nome della persona responsabile] [Passaggio successivo]

5 Verbali sulla gestione del progetto

Data e ora:[Data e ora]

Presente:[Partecipanti]

Assente:[membri del progetto non presenti]

Luogo:[Luogo dell'incontro]

Progetto:[Nome del progetto]

Argomenti

1. Aggiornamento da [team]
2. Progressi su [progetto]
3. Risultati della settimana precedente

Domande frequenti sui verbali delle riunioni

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali della riunione documentano ciò che è accaduto durante una riunione. Vengono spesso condivisi all'interno di un'organizzazione dopo una riunione e fungono da documento di riferimento in futuro.

Perché i verbali delle riunioni sono importanti?

• Creare un documento storico
• Mostra i progressi nel tempo
• Offrire protezione legale all'organizzazione
• Rispettare le normative locali
• Spiegare perché un'organizzazione ha preso una decisione
• Servire come promemoria di incarichi o progetti
• Agire come prova delle scadenze
• Informare i membri che non hanno potuto partecipare

Cosa dovrebbe contenere il verbale della riunione?

• Data
• Tempo
• Posizione
• Partecipanti
• Argomenti discussi
• Mozioni
• Risultati delle votazioni
• Data e luogo del prossimo incontro