Come scrivere i verbali delle riunioni, con esempi

Annotare i verbali delle riunioni può sembrare banale o critico, a seconda di cosa c'è in agenda, ma è sempre importante che la tua scrittura sia chiara e accurata. Qualunque sia la tua opinione sul tuo ruolo di trascrittore, la registrazione di verbali di riunione efficaci è un elemento essenziale a lungo termine per qualsiasi organizzazione con riunioni.

In questo articolo, discuteremo di come scrivere i verbali delle riunioni come un professionista in modo che tutti i soggetti coinvolti comprendano chiaramente cosa è successo durante la riunione semplicemente leggendo i verbali. Ecco alcuni suggerimenti e modelli per rendere la scrittura dei verbali delle riunioni un gioco da ragazzi.

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni sono la registrazione scritta di una riunione o di un'audizione. I verbali sono generalmente strutturati e formali in modo che possano essere condivisi dopo la riunione e servire come documenti storici in futuro.

Per coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione , il verbale li aggiorna. I verbali offrono anche responsabilità sugli argomenti di azione che sono stati discussi durante la riunione.

Ancora più importante, se un'organizzazione entra in qualsiasi tipo di situazione legale, i verbali fungono da verbale ufficiale che dimostra la dovuta diligenza, l'etica e la conformità alle norme.

Chi prende i verbali delle riunioni?

Il segretario prende molto spesso i verbali delle riunioni. Le organizzazioni non profit, gli enti governativi, le scuole, le società pubbliche e i sindacati sono generalmente tenuti a registrare i verbali ufficiali delle riunioni. Tuttavia, molte altre società utilizzano anche i verbali delle riunioni per mantenere un registro ufficiale.

Come scrivere i verbali delle riunioni

Lo stile e il contenuto dei verbali delle riunioni variano a seconda dell'organizzazione e di come è strutturata. Indipendentemente da ciò, dovresti sempre includere le basi, come data, ora e partecipanti. Ma molte organizzazioni trarranno vantaggio anche dall'avere altri elementi opzionali come documenti supplementari e azioni. Continua a leggere per scoprire cosa includere nei verbali della riunione.

8 elementi base del verbale di riunione

Questi sono gli elementi essenziali da includere nel verbale della riunione:

1 Data

2 Tempo

3 Posizione

4 partecipanti

5 Argomenti discussi

6 Mozioni

7 Esiti delle votazioni

8 Data e luogo della prossima riunione

Cos'altro dovrebbe includere i verbali delle riunioni?

La maggior parte delle organizzazioni aggiungerà almeno uno o due altri elementi nelle note della riunione. Oltre all'essenziale, le note della riunione possono includere ed essere strutturate nel modo più adatto alle esigenze della tua organizzazione.

Di seguito sono riportati alcuni elementi personalizzati che puoi includere nei verbali della riunione:

• Documenti supplementari
• Oggetti d'azione
• Scopo dell'incontro
• Argomenti da discutere la prossima volta
• Aggiornamenti sullo stato del progetto e risultati delle votazioni
• Passi successivi, come ricerca e follow-up
• Una sezione per definire i partecipanti che sono ospiti, non votanti o relatori
• Rettifiche o modifiche ai verbali delle precedenti assemblee

5 consigli per scrivere i verbali delle riunioni

Una volta che la riunione è stata aggiornata, usa le tue note per scrivere e modificare i tuoi verbali, quindi condividerli. Aiuta a scrivere i verbali della riunione non appena la riunione si conclude in modo da non perdere nulla.

1 Sii coerente

È utile utilizzare un modello ogni volta che si prendono i verbali della riunione. In questo modo, sono tutti disposti allo stesso modo e non dovrai perdere tempo ad aggiungere titoli ed elenchi puntati . Ciò è utile in seguito quando altre persone nell'organizzazione devono farvi riferimento. Alcune organizzazioni hanno persino inserito l'agenda e i partecipanti previsti nelle note della riunione per motivi di efficienza.

2 Registralo

Quando inizi a ricoprire il ruolo di segretario, potresti avere problemi a tenere il passo con il prendere appunti. Se stai riscontrando questo, considera la possibilità di registrare la riunione. Puoi farlo con qualsiasi smartphone, dispositivo di registrazione audio o fotocamera. Successivamente, puoi utilizzare un servizio di trascrizione dell'intelligenza artificiale o semplicemente riascoltare la registrazione come aggiornamento quando necessario. Prima di registrare, però, assicurati di far sapere ai tuoi partecipanti che stanno registrando.

3 Rendi visibili le tue note durante la riunione

A volte, le riunioni sono collaborative . Questo a volte può sembrare caotico e rendere difficile tenere traccia di tutto. Rendere le note visualizzabili su un proiettore o condividere lo schermo o il documento durante le riunioni consente ai tuoi compagni di squadra di contribuire ad esse.

4 Riassumere

Quando scrivi le note della riunione, riepiloga . Dovresti documentare quante più informazioni possibili, ma non scrivere tutto alla lettera. Non è necessario registrare tutto ciò che è stato detto durante gli appunti dell'incontro. Potresti anche avere difficoltà a tenere il passo se provi a scrivere l'intera conversazione parola per parola. Semplificare e chiarire cosa è successo durante l'incontro.

5 Etichetta i commenti con le iniziali

Se più persone nella riunione hanno input su una questione, può essere utile utilizzare le iniziali dei partecipanti per indicare chi ha contribuito a cosa. Puoi anche utilizzare le iniziali per indicare chi si occuperà dei passaggi successivi. Questa tecnica di stenografia è un modo efficiente per chiarire una conversazione tra più persone.

5 modelli per i verbali delle riunioni

1 Verbale di riunione del Consiglio

Chiama per ordinare

Agevolato dal presidente del consiglio.

[Nome del presidente del consiglio] chiamato per ordinare la riunione regolare di [la tua organizzazione] alle [ora della riunione] il [data della riunione] a [luogo della riunione].

Presenze

Agevolato dal segretario.

Il segretario ha condotto l'appello nominale. Erano presenti le seguenti persone:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Erano assenti le seguenti persone:

• [Nome]
• [Nome]
• [Nome]

Approvazione verbale

[Nome del segretario] legge il verbale dell'ultima riunione. Il verbale è stato approvato.

Questioni aperte

• [Numero 1]
• [Numero 2]
• [Numero 3]

Nuovo business

• [Nuovo elemento commerciale n. 1]
• [Nuovo elemento commerciale n. 2]
• [Nuovo elemento commerciale n. 3]

Aggiornamento

[Nome del facilitatore della riunione] ha aggiornato la riunione alle [ora in cui la riunione è terminata].

Presentazione e approvazione dei verbali

Verbale presentato da: [nome del segretario]

Verbale approvato da: [nome del presidente del consiglio o del facilitatore della riunione]

2 Modello di riunione informale

Chiama per ordinare

Una riunione di [nome dell'organizzazione] si è tenuta presso [luogo della riunione] il [data della riunione].

Partecipanti

I membri votanti presenti includevano:

• [Partecipante n. 1]
• [Partecipante n. 2]
• [Partecipante n. 3]

Tra gli ospiti presenti:

• [Ospite n. 1]
• [Ospite #2]
• [Ospite #3]

Approvazione verbale

Una mozione per l'approvazione del verbale della precedente [data della precedente riunione] è stata presentata da [nome del segretario] e distaccata da [nome del secondo].

Rapporti

• [Nome rapporto] è stato presentato da [nome del presentatore]
• [Nome rapporto] è stato presentato da [nome del presentatore]

Moti principali

• [Nome della mozione] mosso da [Nome del traslocatore] e distaccato da [Nome dei secondini]. La mozione [eseguita o respinta] con [numero di voti] a favore e [numero di voti] contrari.

Aggiornamento

[Nome del facilitatore della riunione] riunione aggiornata al [momento dell'aggiornamento].

3 Modello di riunione dell'audizione pubblica

Data della riunione: [data della riunione]

Orario dell'incontro: [Ora dell'incontro]

Segretario: [nome del segretario]

introduzione

[Nome del conduttore della riunione] ha introdotto la riunione:

• [Punti di discussione]

Appello

Membri presenti:

• [Partecipanti]

Movimento n. 1

Commenti:

• [Iniziali o nome del commentatore] [commento] [etichetta come: idea, azione o conclusione]

Movimento n. 2

Commenti:

• [Iniziali o nome del commentatore] [commento] [etichetta come: idea, azione o conclusione]

Idee

• [Idea]

Prossimi passi

• [Passo successivo]

Conclusioni

• [Conclusione]

4 Note sulla riunione del cliente

Progetto: [Nome progetto]

Partecipanti: [Partecipanti]

Data e ora: [Data e ora]

Agenda

• [Argomento da discutere]
  • [Obbiettivo]
  • [Punti chiave]

Appunti

[Qualsiasi informazione importante aggiuntiva discussa durante la riunione]

Risultati

[Decisioni chiave]

Oggetti d'azione

• [Nome del responsabile] [Passo successivo]
• [Nome del responsabile] [Passo successivo]

5 Verbale di gestione del progetto

Data e ora: [Data e ora]

Presente: [Partecipanti]

Assente: [membri del progetto non presenti]

Luogo: [Luogo dell'incontro]

Progetto: [Nome del progetto]

Temi

1. Aggiornamento da [team]
2. Avanzamento su [progetto]
3. Risultati della settimana precedente

Domande frequenti sui verbali delle riunioni

Cosa sono i verbali delle riunioni?

I verbali delle riunioni documentano cosa è successo durante una riunione. Sono spesso condivisi all'interno di un'organizzazione dopo una riunione e servono come documento di riferimento in futuro.

Perché i verbali delle riunioni sono importanti?

• Crea un record storico
• Mostra i progressi nel tempo
• Offrire protezione legale all'organizzazione
• Rispettare le leggi locali
• Spiega perché un'organizzazione ha preso una decisione
• Servire come promemoria di compiti o progetti
• Agire come prova delle scadenze
• Informare i membri che non hanno potuto partecipare

Cosa dovrebbe includere il verbale della riunione?

• Data
• Volta
• Posizione
• Partecipanti
• Argomenti discussi
• Moti
• Esiti delle votazioni
• Data e luogo del prossimo incontro