Le Nuove Regole per Comunicare con Sicurezza sul Lavoro nel 2022

Per i professionisti negli Stati Uniti, le attività quotidiane nel 2022 non sembrano così diverse da quelle degli anni precedenti: scrivere e-mail, creare documenti, creare fogli di calcolo e partecipare a riunioni (virtuali). Ma un cambiamento fondamentale nel modo in cui svolgiamo quel lavoro si nasconde sotto le responsabilità familiari e gli obiettivi trimestrali, un cambiamento che mette al centro una comunicazione digitale efficiente.

I lavoratori della conoscenza sono sotto pressione. Questi dipendenti qualificati, che lavorano all'incrocio tra tecnologia e informazione, sono pagati per "pensare per vivere". Di conseguenza, devono lavorare in tutti i formati, in tutte le piattaforme e in tutta l'azienda per comunicare efficacemente le proprie idee. Grammarly ha collaborato con The Harris Poll per intervistare 251 leader aziendali e 1.001 knowledge worker negli Stati Uniti per capire meglio cosa è in gioco oggi nella comunicazione professionale . E la ricerca mostra che c'è spazio per miglioramenti.

Secondo questa ricerca, i knowledge worker trascorrono circa venti ore alla settimana in comunicazioni scritte, la metà di una settimana lavorativa di quaranta ore. Questo probabilmente non sorprende, poiché il 93% dei leader aziendali intervistati concorda già sul fatto che "la comunicazione è la spina dorsale del business". Ma la sfida rimane: la maggior parte di noi non ha ancora adattato le nostre ipotesi sulla comunicazione al nuovo modo remoto di fare affari, e si vede.

È burnout o è una comunicazione inefficace?

Se sei tra l'86% dei lavoratori che ha problemi di comunicazione sul lavoro (soprattutto per quanto riguarda la reattività e la chiarezza), non sorprenderti se stai riscontrando anche sintomi di morale basso, basso coinvolgimento e burnout.

Quasi la metà dei knowledge worker intervistati sperimenta problemi di comunicazione almeno ogni giorno o più, il che, quando trascorri metà della giornata in comunicazioni scritte, può portare a molta frustrazione a lungo termine.

L'anno passato (e questo sondaggio) offre un'ulteriore prova di questo punto quando abbiamo scoperto che:

• Il 50% dei knowledge worker ritiene che il proprio "team abbia faticato a comunicare in modo efficace nell'ultimo anno".
• Il 59% dei knowledge worker è preoccupato per una comunicazione efficace con modelli di lavoro ibridi o remoti in futuro.
• Il 38% dei knowledge worker ritiene che la comunicazione scritta che riceve dagli altri non sia molto efficace.
• Il 90% dei knowledge worker concorda sul fatto che una scarsa comunicazione influisca negativamente sulla produttività, sul morale e sulla crescita del proprio team o dell'azienda.

Queste sono alcune delle sfide comuni che i knowledge worker devono affrontare e che influiscono sull'efficacia della loro comunicazione:

Riflettendo sull'esperienza lavorativa quotidiana, è facile vedere come una comunicazione inefficace si accumula per creare problemi più tangibili. Il tempo perso a decifrare i messaggi, a riflettere sulla piattaforma più appropriata per la condivisione delle informazioni o semplicemente ad aspettare che qualcuno risponda può facilmente trasformarsi in frustrazione. Questa frustrazione può alimentare i maggiori sentimenti di stress, sopraffazione e morale basso che molti luoghi di lavoro stanno mettendo in campo durante la pandemia di COVID-19.

L'efficacia come leva della fiducia nella comunicazione

Evitare lo stress non è l'unico vantaggio di diventare un comunicatore più efficace. Una maggiore efficacia può aumentare il tuo senso di soddisfazione e fiducia nelle interazioni sul posto di lavoro, una linea di base di fondamentale importanza quando trascorriamo metà della nostra settimana lavorativa a comunicare.

I knowledge worker in questo studio si sono giudicati molto fiduciosi nella loro comunicazione con gruppi specifici. Ad esempio, il 75% ha affermato di essere molto fiducioso con il proprio capo, il 71% è molto fiducioso con il proprio team e il 67% con gli altri team. Ma la pervasività della fiducia tra i lavoratori della conoscenza diminuisce quando si tratta di terze parti e dirigenti esecutivi. In effetti, un numero maggiore di knowledge worker indica di essere molto fiducioso nella comunicazione con i professionisti esterni all'organizzazione (60% molto fiducioso) che con i dirigenti senior all'interno dell'azienda (55% molto fiducioso).

Sebbene questi numeri siano entro dieci punti percentuali l'uno dall'altro, questa inclinazione al ribasso della fiducia è qualcosa che dovremmo correggere. Perché comunicare in modo efficace, indipendentemente dalla persona con cui stai comunicando, genera fiducia.

Nello studio, l'abbiamo vista in questo modo: la fiducia ha un effetto amplificante. I knowledge worker che sono fiduciosi nelle proprie capacità di comunicazione scritta hanno maggiori probabilità di percepire la comunicazione scritta che ricevono dagli altri come efficace rispetto a coloro che non sono sicuri delle proprie capacità: il 66% degli scrittori fiduciosi percepisce la comunicazione degli altri come efficace , ma solo il 10% degli scrittori insicuri percepisce la comunicazione degli altri come efficace.

Migliorando la tua efficacia come comunicatore, puoi sentirti più sicuro nelle tue comunicazioni scritte e verbali. Questa ritrovata fiducia porterà quindi una maggiore facilità nella condivisione delle idee, connessioni più gratificanti con i tuoi colleghi e una migliore trazione per i tuoi sforzi professionali.

5 nuove regole per creare fiducia nella tua comunicazione

Negli anni passati, comunicare con sicurezza avrebbe potuto riferirsi al senso di presenza che deriva dall'interazione di persona: linguaggio del corpo forte, contatto visivo, parlare in pubblico lucido e una stretta di mano decisa. Ma in un ecosistema digitale, la fiducia assume una qualità immateriale. E arriva con nuove regole.

Ecco cinque nuove regole per colmare il divario digitale comunicando in modo più efficace e aumentando la fiducia nel processo:

1 Pratica una buona igiene della comunicazione

Tono, ora del giorno, medio: tutte queste scelte influiscono sul messaggio ricevuto. Il modo in cui dici qualcosa è importante quanto quello che dici. Dai la priorità alla "buona igiene" prendendo in considerazione gli stili di comunicazione , modificando automaticamente prima di premere invia e badando a quando e dove invii i messaggi.

2 Fai attenzione alle aspettative non dette

Ogni luogo di lavoro ha uno stile di comunicazione unico, stabilito intenzionalmente o per caso. Scopri se queste aspettative vengono catturate ovunque. In caso contrario, chiedi linee guida chiare per la comunicazione in modo da sapere dove, quando e come dovrebbe avvenire la comunicazione sul posto di lavoro.

3 Mira a stratificare la tecnologia invece di aggiungerla alla tua

Invece di aggiungere nuove piattaforme o mezzi, opta per componenti aggiuntivi di comunicazione che si integrano o si sovrappongono agli strumenti e ai sistemi esistenti della tua azienda. Sono più facili da adottare in tutta l'azienda e non aggiungono complessità. Concentrati sulla tecnologia e sugli strumenti che ti potenziano, migliorano i tuoi flussi di lavoro, ti consentono di lavorare in modo più efficiente e forniscono informazioni dettagliate per aiutarti a crescere nel tempo.

4 Metti le competenze trasversali nella tua lista da sviluppare

In un ambiente di lavoro ibrido privo di spunti di comunicazione non verbale coerenti, le competenze trasversali come la costruzione di relazioni , la collaborazione e la flessibilità hanno un grande impatto sul modo in cui vengono ricevuti i tuoi contributi. Sii proattivo sullo sviluppo delle tue competenze trasversali e acquisisci maggiore sicurezza con la comunicazione digitale.

5 Apri la strada ai nuovi arrivati

Se la tua azienda assume sempre più ruoli globalizzati e indipendenti dalla posizione, accogli con favore la spinta di team diversificati e interculturali con maggiore sensibilità e inclusività. Questa pratica aiuterà i nuovi arrivati ​​che non hanno familiarità con la tua cultura aziendale a sentirsi a proprio agio nel comunicare con il team più ampio, sia che siano nuovi sul posto di lavoro o semplicemente nuovi nel tuo posto di lavoro.

Ecco per essere un comunicatore fiducioso nel 2022

Poiché il lavoro a distanza porta il mondo ad abbracciare piattaforme di comunicazione asincrone e virtuale, i knowledge worker hanno una nuova abilità primaria da affinare: comunicazione sicura in formato scritto e verbale a tutti i tipi di stakeholder. Prendi provvedimenti oggi per affinare queste abilità e aumentare la tua sicurezza nel parlare con tutti, dal tuo compagno di squadra al tuo CEO. Ora è il momento: ripagherà con ogni corrispondenza a venire.