Notion Review: vale la pena questo project manager?

Questa recensione esamina ciò che è necessario sapere prima di utilizzare Notion e come può semplificare il processo di lavoro. Scopri di più dalla nostra recensione su Notion di seguito.

Coordinare il tuo team con un elenco infinito di sistemi software è noioso. Fa perdere tempo e aumenta la probabilità che i dipendenti lavorino in silos. Quindi, usare uno strumento come Notion ha senso. Puoi condividere conoscenze, collaborare con i membri del team e tenere traccia dei progetti, tutto da un'unica schermata.

Questa recensione copre tutto ciò che devi sapere su Notion. Parlerò delle mie esperienze con lo strumento, di come può potenziare la tua vita e se vale il tuo tempo.

Cos'è la nozione?

Notion è uno strumento di gestione del progetto che pone l'accento sulla collaborazione. Fondata da Ivan Zhao nel 2012 mentre viveva a San Francisco, ha notato che era quasi impossibile per i team lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi perché richiedeva diverse piattaforme e ore di gestione al giorno. Ciò spesso portava a informazioni isolate, soprattutto dopo che un dipendente chiave se ne era andato.

Quindi, ha fondato Notion con l'obiettivo di semplificare la gestione di progetti e team. Un decennio dopo, è sicuro dire che ha raggiunto il suo obiettivo perché Notion offre tutto il necessario per un'efficace gestione dei progetti e condivisione delle conoscenze.

Aziende come Pixar, Spotify, Headspace e Cornershop usano persino Notion per gestire le attività. È disponibile su dispositivi Windows, Mac, iOS e Android.

Nozione di prezzo

Notion offre quattro piani tariffari:

1. Il piano personale gratuito
2. Personal Pro costa $ 5 al mese o $ 48 all'anno
3. Il team costa $ 10 al mese o $ 96 all'anno
4. I costi aziendali dipendono dalle esigenze aziendali

La versione gratuita è perfetta per le persone che desiderano provare Notion senza spendere soldi. A differenza di altri software di pianificazione del progetto, Notion offre molte funzionalità nel loro piano gratuito. Ciò comprende:

• Pagine e blocchi illimitati
• Condividi progetti e sprint con un massimo di cinque ospiti
• Sincronizza su dispositivi illimitati
• Interfaccia di programmazione dell'applicazione avanzata o API
• Collaborazione in tempo reale

Se sei uno scrittore che sta cercando di strutturare il flusso di lavoro nei prossimi giorni o settimane, puoi farlo con un piano Notion gratuito.

Se hai bisogno di qualcosa di più avanzato, considera il piano Personal Pro. È simile a quello gratuito, ma offre ospiti illimitati, caricamenti di file e cronologia delle versioni di 30 giorni.

Ma se gestisci un team, iscriviti al piano Notion Team. Offre le stesse funzionalità dei piani precedenti, ma semplifica la gestione. Troverai funzionalità aggiuntive come:

• Strumenti di amministrazione
• Gruppi di autorizzazioni
• Spazio di lavoro collaborativo
• Membri del team e documenti illimitati

Se hai bisogno di controlli e supporto per gestire un'azienda più grande, prova il piano Enterprise. Non troverai un prezzo sul sito web di Notion. Ma se contatti il ​​team di vendita, ti aiuteranno a sviluppare un piano in base alle tue esigenze. Offre funzionalità come:

• SAML SSO
• Sicurezza e controllo avanzati
• Accesso anticipato alle nuove funzionalità
• Contratti personalizzati e fatturazione
• Gestione del successo dedicata
• Esportazione in blocco di PDF

Questo facilita la gestione di un'azienda. Puoi tenere traccia di tutti i progetti sulla dashboard collaborativa e non perdere mai più una scadenza.

Per chi è Notion?

Dopo aver utilizzato Notion per tenere traccia dei miei progetti di scrittura, ho notato che può giovare alla vita di:

• Scrittori freelance
• Squadre
• Grandi imprese

Scrittori freelance

Strutturare la tua settimana è essenziale se vuoi diventare uno scrittore freelance di successo. Ti consente di completare i progetti dei clienti mentre promuovi i tuoi servizi di scrittura.

Fare questo senza uno strumento di gestione del progetto è noioso. Ma con Notion, puoi creare alcuni blocchi per diversi progetti. In questo modo, sai cosa devi fare per la giornata e approssimativamente quanto tempo ci vorrà.

Squadre

Notion è progettato per i team perché enfatizza la collaborazione. Questo è essenziale poiché la condivisione delle conoscenze migliora la produttività e previene il silos di informazioni. Se gestisci un team, Notion può aiutarti a semplificare i processi di lavoro.

Invita tutti i membri in modo che tutti possano collaborare. Crea semplicemente sprint che ti aiutino a raggiungere un obiettivo più ampio e tenere traccia dei progressi dei dipendenti.

I membri del team possono condividere eventuali problemi che devono affrontare mentre si aiutano a vicenda a trovare soluzioni. Otterrai anche informazioni sulla produttività del tuo team e se potresti aver bisogno di assumere altri dipendenti.

Grandi imprese

Un problema significativo che la maggior parte delle aziende deve affrontare quando utilizza il software di gestione dei progetti è la scalabilità. Fortunatamente, Zhao ha creato questa piattaforma per crescere con la tua attività. Puoi invitare utenti illimitati e completare infinite attività. Questo rende il monitoraggio dei progressi del tuo team super facile, anche se ci sono centinaia di membri del team.

Notion comprende anche che i dipendenti delle grandi aziende a volte faticano a trovare informazioni essenziali. Ecco perché offre un wiki del team, che ti consente di creare un repository centralizzato a cui la tua azienda può fare riferimento.

Se stai utilizzando altre app, collegale semplicemente al tuo wiki perché Notion è compatibile con oltre 500 piattaforme.

Come funziona la nozione?

Usare Notion è semplice. Innanzitutto, dovrai registrarti per un account gratuito. Per fare ciò, vai su Notion.so e registrati tramite e-mail, Apple o Google.

Da qui, Notion porrà alcune domande che ti aiuteranno ad adattare la tua dashboard alle tue esigenze aziendali.

Successivamente, Notion ti guida attraverso un breve tutorial che ti aiuterà a comprendere la piattaforma. Suggerisco di creare pagine di cui avrai bisogno. Questo potrebbe essere:

• Lista di cose da fare
• Pianificatore di contenuti
• Obiettivi mensili
• rivista
• Inseguitore di abitudini

Fai clic sull'icona "Nuova pagina" nell'angolo in basso a sinistra per creare una pagina. Troverai un elenco di diversi tipi di pagina come tabella, bacheca, elenco, galleria e calendario. Dovrai anche assegnargli un'intestazione e scegliere un'icona per facilitarne la ricerca in seguito.

Ora diamo un'occhiata ad alcune caratteristiche che mi hanno reso la vita più facile.

Facile prendere appunti

Notion funziona come uno strumento di scrittura senza distrazioni. Per prendere appunti, fai clic sul pulsante "Nuova pagina" nell'angolo in basso a sinistra e scegli una pagina vuota. Da qui, registra tutte le idee creative che desideri condividere con gli altri. Usa la funzione trascina e rilascia per aggiungere video, immagini, audio e codice di programmazione.

Ad esempio, se hai alcune nuove idee per potenziali post sul blog, annota le tue idee in Notion e il tuo stratega dei contenuti sarà in grado di vederle. Possono condurre analisi SERP e ricerche di parole chiave per vedere se si tratta di un'idea pratica per l'argomento.

Notion è disponibile anche sui dispositivi mobili e poiché si sincronizza su tutti i dispositivi, puoi prendere appunti sul tuo telefono e apparirà sul desktop.

Dai un'occhiata alla nostra recensione di Craft.

Gestione delle attività multipiattaforma

Con il task manager multipiattaforma, diversi dipartimenti possono condividere le conoscenze con un clic di un pulsante che aiuta a prevenire le informazioni isolate.

Ma puoi anche creare progetti e cartelle separati per i singoli reparti. Ciò semplifica la gestione di diversi team e progetti perché puoi tenere traccia dei progressi degli assegnatari.

Database vista tabella

La visualizzazione del calendario di Notion offre un'interfaccia efficiente per archiviare e formattare le informazioni. Ad esempio, se disponi di un calendario per la creazione di contenuti, puoi creare diversi articoli con scadenze e assegnare autori a ciascun progetto.

Fai clic su una riga e si aprirà come una propria pagina, consentendoti di modificare scadenze, collegamenti, media, assegnatari e stato.

Se fai clic sui tre pulsanti nell'angolo in alto a destra, sarai in grado di nascondere o mostrare proprietà specifiche. Questo è utile se hai molte informazioni sul tuo tavolo ma vuoi concentrarti solo su alcune. Ad esempio, se desideri visualizzare solo i titoli degli articoli, lo stato, le scadenze e gli assegnatari, non devi fare altro che disabilitare le altre proprietà.

Sebbene Notion sia uno strumento prezioso per team, aziende e scrittori, ci sono alcune aree in cui vorrei che Notion migliorasse.

Aree di miglioramento

Ecco alcune aree di miglioramento che ho notato utilizzando Notion:

• Può creare confusione per i nuovi utenti
• L'app mobile è lenta

Può creare confusione per i nuovi utenti

Quando mi sono registrato per la prima volta per un account Notion gratuito, ero confuso e un po' intimidito perché non sapevo da dove cominciare. Anche con l'aiuto di un tutorial, c'erano così tante opzioni e funzionalità.

Ci sono icone per modelli, opzioni di condivisione, pagine, tabelle e funzionalità di tracciamento sulla sinistra.

Anche se ho iniziato a familiarizzare con l'interfaccia subito dopo, è un po' avanzata per i nuovi utenti. Mi piacerebbe che Notion offrisse inizialmente meno opzioni e funzionalità sulla propria dashboard per aiutare gli utenti a imparare a gestire i progetti.

Una volta che l'utente ha le basi, Notion può quindi iniziare a introdurre funzionalità più avanzate.

Se stai cercando un'app per la produttività più semplice, considera Trello o Airtable.

L'app mobile è lenta

L'app mobile è utile quando sono in viaggio e cerco di annotare idee creative. Tuttavia, non è veloce. Quando digiti lunghi muri di testo o gestisci molti sprint, l'app tende a bloccarsi. A volte l'app si chiude in modo casuale e dovrai riaprirla. Fortunatamente, non dovrai affrontare questi problemi con l'app web o desktop.

Mi piacerebbe vedere Notion sviluppare la sua app mobile per evitare ritardi o arresti anomali. Questo è fastidioso quando interagisci con il tuo team su iPad o iPhone.

Se stai cercando uno strumento con un'app più reattiva che ti permetta di prendere appunti, prendi in considerazione Evernote o Onenote.

Leggi la nostra recensione su Evernote.

Criteri di revisione delle nozioni

Durante il test e la revisione di Notion per vedere se si tratta di un prezioso strumento di gestione del progetto, ho utilizzato i seguenti criteri:

• Facilità d'uso
• Flessibilità
• Funzionalità preziose
• Convenienza
• Sicurezza

Dopo aver utilizzato Notion per tenere traccia dei miei progetti di scrittura e modifica, ritengo che soddisfi tutti questi criteri.

Una volta superata la curva di apprendimento iniziale, scoprirai che è facile da usare perché tutte le funzionalità di cui hai bisogno per la gestione dei progetti e della conoscenza sono sulla tua dashboard. È anche flessibile poiché puoi usarlo su tutti i dispositivi mentre accedi a funzionalità come un wiki del team e flussi di lavoro avanzati.

Ma la parte migliore è che, se vuoi fare un tentativo, non dovrai pagare nulla. Il piano gratuito ti consente di gestire i progetti mentre inviti i membri del team.

Perché puoi fidarti di me

Come scrittore freelance, sperimento sempre strumenti che aiutano a gestire i progetti di scrittura migliorando la produttività. Quello che mi è piaciuto di Notion quando mi sono iscritto per la prima volta è che offre tutto ciò di cui ho bisogno per gestire i progetti.

Ciò include modelli, funzionalità di condivisione, integrazioni avanzate con altri strumenti e funzionalità di condivisione rapida delle conoscenze. Queste funzionalità mi aiutano a gestire futuri progetti di scrittura e modifica in modo da non perdere mai le scadenze.

Dato che utilizzo anche altri strumenti come Google Keep, Kanban Board, Asana, Google Docs e Markdown, ho trovato Notion super conveniente perché si integra con tutti loro.

Continuerò sicuramente a usare Notion. Al momento non gestisco un team, ma quando ho bisogno di redattori e scrittori per aiutare con i progetti in futuro, posso semplicemente inviare un invito via e-mail e la gestione diventa più semplice.