Scrivi una revisione efficace delle prestazioni: una guida passo passo

Uno degli aspetti più importanti del ruolo di un manager è fornire feedback che informa, istruisce e consente ai membri del team di crescere e avere successo. Da nessuna parte questo è più importante che nella revisione delle prestazioni. La revisione delle prestazioni è l'opportunità più strutturata per i manager di valutare le prestazioni dei dipendenti, fornire feedback verbali e scritti e fissare obiettivi per lo sviluppo futuro.

Se fatto bene, favorisce anche una comunicazione aperta tra manager e dipendenti e lascia che il dipendente si senta apprezzato e con le idee chiare su come avere ulteriore successo nel proprio ruolo. Continua a leggere per scoprire come scrivere e condurre revisioni delle prestazioni costruttive e di grande impatto.

Che cos'è una revisione delle prestazioni?

Una revisione delle prestazioni è una valutazione formale e strutturata delle prestazioni lavorative, compresi i risultati e le aree di miglioramento, e fornisce feedback per lo sviluppo professionale.

Una revisione delle prestazioni può essere una valutazione annuale completa delle prestazioni condotta da un manager, una revisione più olistica a 360 gradi che incorpora il feedback sul posto di lavoro di supervisori, colleghi e subordinati o una revisione tra pari che include preziosi feedback sul lavoro di squadra e sulla collaborazione. competenze dei colleghi che lavorano a stretto contatto con il dipendente. Le revisioni delle prestazioni possono estendersi anche agli ambienti educativi, dove le revisioni tra pari possono avere un impatto significativo.

In tutti i casi, la revisione delle prestazioni è uno strumento fondamentale progettato per favorire la crescita e il successo attraverso il miglioramento continuo e l’allineamento degli obiettivi individuali e aziendali.

Una revisione delle prestazioni può anche fungere da strumento importante per documentare formalmente comportamenti o prestazioni insoddisfacenti, con l'obiettivo di impostare un percorso di miglioramento o potenzialmente portare alla conclusione del rapporto di lavoro.

I 3 componenti chiave di una revisione efficace delle prestazioni

Una revisione efficace delle prestazioni si basa su tre elementi essenziali che garantiscono una valutazione completa, equa e produttiva:

1 Obiettivi chiari

Al tuo dipendente avrebbero dovuto essere assegnati obiettivi SMART chiari (obiettivi e responsabilità specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e con limiti di tempo) attraverso comunicazioni interne molto prima della revisione delle prestazioni. Questi obiettivi chiari rappresentano la tabella di marcia dei tuoi dipendenti verso il successo nel loro ruolo. Sono anche il tuo manuale per valutare le prestazioni; il focus della tua revisione dovrebbe essere il modo in cui si sono comportati in relazione agli obiettivi loro assegnati.

Esempi di obiettivi prestazionali chiari

• Migliora il punteggio di soddisfazione del cliente del tuo dipartimento dall'81% all'85% e aumenta il punteggio di soddisfazione del cliente del dipartimento dall'85% al ​​90% implementando due nuove iniziative di servizio clienti entro i prossimi sei mesi.
• Sviluppa e lancia una nuova funzionalità del prodotto che soddisfi le principali richieste dei nostri utenti, come identificato nell'ultimo sondaggio del team entro la fine del terzo trimestre.
• Diminuire i tassi di superamento dei progetti dal 15% al ​​5% migliorando l’allocazione delle risorse nel corso del prossimo anno; introdurre controlli settimanali sui progressi nel trimestre successivo per garantire che ciò avvenga.

2 Feedback equilibrato

Il feedback equilibrato comprende i risultati ottenuti e le aree di miglioramento. Entrambi sono importanti in una revisione delle prestazioni.

Ogni dipendente gode del riconoscimento per un lavoro ben svolto. La revisione delle prestazioni è il momento per celebrare questi risultati in dettaglio. Questo riconoscimento favorisce un senso di orgoglio personale, solleva il morale e ispira un desiderio continuo di crescita professionale all’interno dell’azienda. Gli elogi per i risultati ottenuti rendono anche più facile ricevere critiche costruttive, che sono essenziali per aiutare il dipendente a crescere e ad avanzare nel proprio ruolo.

Che il feedback sia positivo o negativo, dovrebbe essere supportato da esempi e dati concreti, come note, e-mail o risultati quantificabili. Questo approccio basato sull'evidenza fornisce chiarezza, educa i dipendenti sul loro impatto e dimostra la tua conoscenza e il tuo investimento nei loro sforzi e nel loro successo.

3 Sii specifico, pertinente e attuabile

Immagina se l'unico feedback che hai fornito durante una revisione delle prestazioni fosse: "Devi migliorare il tuo lavoro". Senza identificare gli aspetti che necessitano di miglioramento, il contesto o il collegamento al ruolo o alle responsabilità del dipendente, o indicazioni su come migliorare o quali passi intraprendere successivamente, il tuo feedback non è prezioso per il miglioramento, la crescita o lo sviluppo del dipendente o per aiutare te e la tua squadra ottiene il meglio dal membro del tuo team.

Questo è il motivo per cui il feedback dovrebbe essere sempre specifico, pertinente e utilizzabile:

Feedback specificiconsentono al dipendente di capire esattamente di cosa stai parlando.

Un feedbackpertinentegarantisce di fornire un feedback nell'ambito dell'influenza del dipendente e pertinente alla discussione in corso.

Il feedbackutilizzabileoffre al dipendente una chiara comprensione dei passaggi successivi, sia che si tratti di migliorare le proprie prestazioni o di continuare a lavorare in modo eccellente.

Un'affermazione più specifica, pertinente e attuabile relativa alla necessità di migliorare le prestazioni potrebbe essere: "Ho notato che i tuoi rapporti spesso contengono inesattezze nell'analisi dei dati. Ad esempio, l’ultimo rapporto aveva un tasso di errore del 10%. Per migliorare, ti consiglio di ricontrollare i tuoi calcoli e di utilizzare i nostri strumenti di verifica dei dati prima dell'invio. Pianifichiamo anche un momento per rivedere insieme questi strumenti."

Esempi di feedback efficace

• “Le tue capacità di presentazione sono notevolmente migliorate. Il rapporto trimestrale che avete consegnato il mese scorso era chiaro, conciso e ben accolto dal team esecutivo."
• “Sebbene le tue competenze tecniche siano elevate, c'è spazio per miglioramenti nella gestione dei progetti. Consiglio di concentrarsi sulla stima della tempistica e sull’allocazione delle risorse nel prossimo trimestre”.
• “Negli ultimi tre mesi, ho osservato che rispetti costantemente le scadenze dei progetti, ma spesso a scapito del morale del team. Ad esempio, nella recente campagna di marketing, i membri del team hanno riferito di aver effettuato straordinari per due settimane consecutive. Andando avanti, vorrei che ti concentrassi sul miglioramento delle tue capacità di delega. Organizziamo un incontro per discutere le strategie per distribuire i compiti in modo più uniforme ed esplorare tecniche di gestione del tempo che possono aiutare a mantenere sia l'efficienza che il benessere del team.

7 passaggi per scrivere e condurre revisioni delle prestazioni

Scrivere e condurre revisioni significative delle prestazioni richiede tempo e impegno. Ma i benefici superano di gran lunga il costo. Oltre a riconoscere i tuoi dipendenti per il loro lavoro e a fornire feedback utili sulle loro prestazioni, la tua recensione promuoverà una comunicazione aperta e continua, aiuterà a definire chiaramente le aspettative e getterà le basi per il successo futuro dei membri del tuo team.

Per ottimizzare i tuoi sforzi e ottenere risultati ottimali, segui queste sette migliori pratiche di revisione delle prestazioni:

1 Chiedere ai dipendenti di condurre un'autovalutazione

Le autovalutazioni dei dipendenti, in cui il dipendente fornisce una recensione scritta del proprio lavoro, sono uno dei numerosi potenti metodi di valutazione dei dipendenti a vantaggio del dipendente e del manager.

Per il dipendente, questa auto-riflessione è un'opportunità per evidenziare risultati che potrebbero essere passati inosservati, riconoscere aree di miglioramento e acquisire una maggiore consapevolezza di sé.

Per il manager, si tratta di un'opportunità per vedere la performance attraverso gli occhi del dipendente e ottenere informazioni che contribuiranno a una valutazione della performance più accurata e olistica.

2 Raccogli dati completi per supportare la tua valutazione

L'utilizzo dei dati per formulare la recensione è una delle strategie di valutazione delle prestazioni più potenti.

I dati forniscono prove inequivocabili delle prestazioni del dipendente rispetto ai propri obiettivi SMART o di ruoli e responsabilità documentati. Grazie ai dati, otterrai informazioni più chiare sulle prestazioni dei tuoi dipendenti, consentendoti di elaborare una valutazione obiettiva, informata e costruttiva. I dati possono anche fornire esempi concreti da includere nella revisione scritta e punti di discussione per quando si conduce la revisione delle prestazioni.

Quando cerchi dati sulla revisione delle prestazioni, raccoglili da varie fonti: feedback dei colleghi, recensioni di clienti o clienti, risultati del progetto, record di presenze, dati di vendita e parametri di performance precedenti forniscono una visione più a 360 gradi e meno opportunità di pregiudizi involontari.

3 Scrivi la recensione delle prestazioni

Una volta combinati gli obiettivi SMART, le note di autovalutazione e i dati, dovresti avere una visione chiara delle prestazioni del dipendente. Utilizza queste informazioni per scrivere una recensione delle prestazioni.

Inizia con gli aspetti positivi prima di passare alle aree di miglioramento. Gli elogi sinceri aiutano ad ammorbidire qualsiasi feedback negativo. Punta a un rapporto 3:1 di tre commenti positivi per ogni feedback costruttivo e scegli attentamente le tue parole. Questo equilibrio garantisce che i dipendenti si sentano apprezzati e riconoscano le aree di miglioramento.

Per ottenere i migliori risultati, assicurati di inquadrare le aree di miglioramento come opportunità di crescita piuttosto che come fallimenti. Utilizza il modello “situazione-comportamento-impatto” per mantenere il feedback obiettivo. Dovresti descrivere:

• La situazione
• Il comportamento osservato
• Il suo impatto sul team o sull'organizzazione

Questo stile di comunicazione "mostra, non dire" rende il tuo feedback più riconoscibile e comprensibile. Infine, includi dati, statistiche ed esempi rilevanti nel documento scritto e prendi nota di eventuali dati o esempi aggiuntivi che potresti voler esplorare durante la riunione di revisione delle prestazioni.

Cerchi ulteriori indicazioni? Guarda gli esempi di revisione delle prestazioni e come rafforzare la tua scrittura.

4 Condurre la riunione di revisione delle prestazioni

Le riunioni di revisione delle prestazioni possono evocare un mix di anticipazione e ansia per i dipendenti, in particolare quando i bonus sono legati a obiettivi individuali o ci sono problemi noti di prestazione che verranno affrontati. Per questi motivi è importante creare un clima sereno, professionale e costruttivo all'inizio dell'incontro.

Inizia scegliendo un luogo tranquillo e confortevole per la riunione dove non ci siano distrazioni o possibilità che altri dipendenti possano ascoltare la tua conversazione.

Inizia l'incontro con una conversazione breve e informale per aiutare il dipendente a rilassarsi: un caloroso saluto e qualche battuta possono fare molto per calmare i nervi. Quindi spiegare chiaramente lo scopo e la struttura della revisione.

Mentre esegui la revisione e fornisci un feedback equilibrato, inizia con gli aspetti positivi. Evidenzia risultati e contributi specifici. Entra nei dettagli e condividi i dati che hai per sottolineare la tua consapevolezza dei loro sforzi.

Se devi affrontare questioni delicate, come scarse prestazioni lavorative, problemi comportamentali o conflitti sul posto di lavoro, fai attenzione a come affrontarle. In generale, un approccio diretto abbinato all’empatia funziona meglio. Sii specifico quando affronti le preoccupazioni, concentrandoti sui comportamenti e sui risultati piuttosto che sulle caratteristiche personali. Fornire suggerimenti chiari e attuabili per il miglioramento per guidare il dipendente in modo efficace.

Utilizza una delle più importanti tecniche di feedback dei dipendenti: incoraggia la conversazione ponendo domande aperte che invitano il punto di vista del dipendente. Un esempio potrebbe essere: "Quali sono i tuoi pensieri su ciò che ho condiviso?" Ciò dimostra che apprezzi il loro contributo e crea un'esperienza più coinvolgente e collaborativa per il dipendente. Durante l'incontro, ascolta attivamente, prendi appunti, se appropriato, e mostra un genuino interesse per il loro contributo.

5 Utilizzare tecniche di comunicazione efficaci

Non dovrebbero esserci aree grigie nelle comunicazioni di revisione delle prestazioni. Una comunicazione efficace è la differenza tra una revisione con feedback chiaro, comprensione dei passaggi successivi e un risultato positivo e un dipendente depresso, confuso o forse scontento a cui non è chiaro come procedere con successo. Ecco cinque modi per garantire una comunicazione chiara ed efficace:

• Impiegare tecniche di ascolto attivo: mantenere il contatto visivo e fornire segnali verbali e non verbali per dimostrare coinvolgimento.
• Utilizza un linguaggio chiaro e conciso ed evita termini gergali o ambiguità quando discuti le metriche o le aspettative delle prestazioni.
• Pratica l'empatia: riconosci il punto di vista e le emozioni del dipendente durante la conversazione.
• Riassumi i punti chiave e chiedi conferma, per assicurarti che tu e il tuo dipendente siate allineati.
• Utilizza esercizi di gioco di ruolo per esercitarti ad affrontare argomenti delicati. Puoi reclutare un collega per svolgere il ruolo di dipendente e offrire varie risposte al tuo feedback costruttivo su un ipotetico problema di prestazioni.

6 Pianificare un follow-up post-revisione

Dopo la revisione delle prestazioni, organizzare un incontro di follow-up per consolidare la discussione e definire un chiaro percorso da seguire. Questa è la tua opportunità per stabilire in modo collaborativo nuovi piani attuabili in linea con il ruolo del dipendente, le esigenze di sviluppo e gli obiettivi aziendali.

Iniziare il follow-up post-revisione riassumendo i punti chiave della revisione, compresi i punti di forza su cui sfruttare e le aree di miglioramento. Quindi collabora con il dipendente per stabilire nuovi obiettivi SMART che affrontino le aree di crescita identificate.

Ad esempio, se le capacità di comunicazione fossero evidenziate come un'area di sviluppo, un obiettivo potrebbe essere: "Completare un corso avanzato sulle capacità di presentazione e tenere tre presentazioni di gruppo entro i prossimi sei mesi".

Crea un piano d'azione dettagliato per ciascun obiettivo, delineando i passaggi specifici, le risorse necessarie e le tappe fondamentali. Assicurarsi che il piano includa check-in regolari o revisioni dello sviluppo dei dipendenti per monitorare i progressi e fornire supporto continuo.

Questo approccio collaborativo non solo rafforza l'impegno del dipendente per il suo sviluppo, ma dimostra anche l'investimento vostro e dell'organizzazione nel loro successo.

Stabilendo obiettivi chiari e misurabili e un piano strutturato per i risultati, si preparano le basi per il miglioramento continuo e il miglioramento delle prestazioni nel prossimo periodo di revisione.

7 Supporto continuo e check-in

Non è sufficiente offrire una recensione, stabilire i passaggi successivi e poi dedicarsi alla propria attività. In qualità di manager del tuo dipendente, un piccolo sforzo costante da parte tua è molto utile per rafforzare gli obiettivi e il successo, fornire opportunità di feedback e domande e garantire che il tuo dipendente sia supportato nel suo percorso di sviluppo.

Una strategia efficace è programmare incontri brevi e informali. Organizzare una chiacchierata veloce e ricorrente durante un caffè o un momento dedicato durante gli incontri individuali per discutere i progressi e le sfide crea un ambiente costruttivo e di supporto per il successo. Inoltre, celebrare le piccole vittorie lungo il percorso può aumentare il morale e mantenere alta la motivazione mentre tu e il tuo dipendente vi dirigete verso la successiva revisione delle prestazioni.

Punti chiave

• Stabilire obiettivi SMART chiari per le prestazioni dei dipendenti.
• Fornire un feedback equilibrato che riconosca i risultati ottenuti e identifichi le aree di miglioramento.
• Garantire che il feedback sia specifico, pertinente e attuabile.
• Incoraggia una cultura di feedback e crescita continui attraverso check-in regolari che rafforzano gli obiettivi, forniscono supporto e feedback, discutono progressi e sfide e celebrano le piccole vittorie lungo il percorso.

Domande frequenti sulle revisioni delle prestazioni

Con quale frequenza dovrebbero essere condotte le revisioni delle prestazioni?

Idealmente, le revisioni delle prestazioni dovrebbero essere condotte almeno una volta all'anno, ma controlli più frequenti, ad esempio trimestrali o semestrali, possono migliorare la comunicazione e lo sviluppo. Questo approccio promuove una cultura di miglioramento continuo e consente adeguamenti tempestivi agli obiettivi e alle aspettative di prestazione.

Come si possono affrontare i problemi di performance senza demotivare i dipendenti?

Per affrontare i problemi di performance senza demotivare i dipendenti, utilizza i fatti, non le opinioni, e un approccio diretto abbinato all’empatia. Concentrarsi su comportamenti e risultati specifici piuttosto che sulle caratteristiche personali. Fornire suggerimenti chiari e attuabili per il miglioramento, inquadrare le aree di sviluppo come opportunità di crescita e utilizzare il modello “situazione-comportamento-impatto” per mantenere il feedback oggettivo e riconoscibile.

Quali sono le migliori pratiche per documentare le revisioni delle prestazioni?

Le migliori pratiche per documentare le revisioni delle prestazioni includono la raccolta di dati completi da varie fonti in modo da poter effettuare la valutazione sulla base dei fatti piuttosto che delle opinioni. Elabora il tuo feedback per il successo: inizia con i risultati ottenuti, quindi punta a un rapporto 3:1 tra commenti positivi e feedback costruttivo, utilizzando il modello "situazione-comportamento-impatto" per l'obiettività. Includere dati rilevanti, statistiche ed esempi a supporto della valutazione.