Come utilizzare il Kanban personale e diventare follemente produttivo

Il Kanban personale può aiutare un equilibrio creativo nella gestione della propria attività con il lavoro sul proprio mestiere. Questa guida spiega come funziona.

Stai cercando il sistema di produttività personale perfetto per la tua attività creativa?

Prima la cattiva notizia: non esiste. Proprio come con il software della pagina di destinazione, devi fare il lavoro indipendentemente dal tuo sistema.

Ora la buona notizia: Kanban è un sistema facile da usare e da imparare che può aiutare a evitare di sentirsi sopraffatti da quelle infinite liste di cose da fare. Puoi usare una lavagna o uno strumento come Trello per farlo.

Immergiamoci.

Cos'è Kanban?

Kanban è un metodo agile per creare prodotti basati su consegne continue. Questo sistema ha avuto origine dal sistema di produzione giapponese.

L'ingegnere industriale Toyota Taiichi Ohno ha creato il sistema per aiutare i dirigenti di fabbrica impegnati ad affrontare progetti e carichi di lavoro complicati.

Cos'è il Kanban personale e come funziona?

Personal Kanban è un adattamento del metodo agile per privati ​​e anche per piccoli imprenditori. Funziona costringendo gli utenti a visualizzare il lavoro in un unico posto e vincolare ciò su cui stanno lavorando.

Jim Benson e Tonianne DeMaria Barry offrono queste due regole utilizzando questo sistema di produttività nel loro libro piuttosto eccellente Personal Kanban.

1. Visualizza il tuo lavoro
2. Limita il tuo lavoro in corso (WIP)

Hanno detto della regola uno: “Quando vediamo il lavoro nei suoi vari contesti, i veri compromessi diventano espliciti. Ora abbiamo una registrazione fisica di tutte quelle richieste sul nostro tempo. Questa visione più ampia del nostro lavoro e del nostro contesto ci consente di prendere decisioni migliori.

E hanno aggiunto sulla regola due "Limitare il WIP ci consente di concentrarci, lavorare rapidamente, reagire con calma al cambiamento e fare un lavoro ponderato".

Passaggio 1: prepara la tua bacheca Kanban

Dividi una lavagna in tre colonne. Se non ne hai uno, prendi in considerazione l'acquisto di una lavagna magica e attaccala al muro o addirittura dividere un grande quaderno formato A4 o lettera.

Etichetta la prima colonna "Da fare", la seconda "Da fare" e la terza "Fatto".

La prima colonna serve per catturare un oggetto di lavoro nel nuovo elenco di cose da fare. Il secondo per decidere su cosa lavorerai in questo momento e il terzo per registrare ciò che hai finito.

Ricorda di evitare il classico errore di produttività di trasformare un progetto in un'attività. Ci vogliono una serie di attività (o carte) per realizzare un progetto. Puoi usare anche delle note adesive per rappresentare una carta Kaban.

Passaggio 2: lavorare utilizzando Kanban

Aggiungi oggetti o carte alla colonna "Da fare" sulla tua bacheca Kanban usando un pennarello o post-it.

Usa un verbo d'azione e scrivi l'attività in questione. Se stai traslocando una casa, questo potrebbe essere "Assumi una ditta di traslochi". In alternativa, se stai preparando una grande presentazione, questa potrebbe essere "Immagini stock di origine".

Quando sei pronto per lavorare, trascina un elemento o un'attività dalla colonna "Da fare" a "Da fare".

In genere, trovo ragionevole non tenere più di tre voci nella colonna "Fare". Questo limita il mio lavoro in corso e aiuta a visualizzare ciò su cui sto lavorando. (Ricorda le regole!)

Quando finisci di lavorare, trascina un'attività completa dalla colonna "In corso" alla colonna "Fatto". Quindi estrai un'altra carta Kanban da "Da fare" a "Da fare".

Passaggio 3: rivedi la tua bacheca

Mentre lavori, trascinerai naturalmente le attività da sinistra a destra della tua bacheca.

Il semplice atto di trascinare un'attività da una colonna all'altra ti costringe a stabilire le priorità. Incoraggia anche revisioni regolari della tua lista di cose da fare.

Questo modo di lavorare incoraggia uno stato di flusso. L'atto di spostare le carte da una colonna all'altra è gratificante. Puoi vedere rapidamente le attività facili da realizzare, quelle che richiedono molto tempo e persino le attività in cui sei bloccato. Benson mi ha detto,

"L'errore più comune sarebbe quello di non limitare i lavori in corso... A volte le persone saltano il secondo perché c'è" troppo da fare ", che, ironia della sorte, è proprio a questo che serve il limite WIP".

Jim Benson

Una volta che ti senti più a tuo agio con il metodo Kanban, aggiungi ulteriori colonne alla tua bacheca Kanban personale o all'app Kanban.

Ad esempio, ho creato una colonna chiamata "In attesa" per catturare le attività su cui sono bloccato e quelle in cui ho bisogno che qualcuno mi risponda. Ho anche creato una colonna "Avanti" per le attività su cui volevo lavorare durante la giornata lavorativa ma non immediatamente.

Suggerimento professionale: se hai bisogno di ispirazione, cerca su Google Immagini "Personal Kanban board".

Strumenti Kanban consigliati

Quando ho iniziato a utilizzare Personal Kanban, ho testato su strada una grande lavagna e un taccuino. Entrambi gli strumenti funzionano bene e ti aiuteranno a padroneggiare le basi di Kanban. Chiunque può registrare un'attività aperta e completata con questo metodo.

Una volta che hai un'idea di come funziona questo sistema di produttività e fa parte della tua settimana lavorativa, sei pronto per una Kaban Board personale digitale.

Trello è un'applicazione di gestione dei progetti basata sul web. È fondamentalmente un tipo di software Kanban. Puoi caricare file nelle tue attività o carte, etichettarli, impostare date di scadenza e così via.

Il caricamento di allegati alle schede è utile per raccogliere tutto il tuo lavoro in un unico posto. Allo stesso modo, ho utilizzato le funzionalità di collaborazione dell'app Trello per lavorare con appaltatori di terze parti.

Per quanto mi piaccia Trello per la produttività personale, consiglio prima di fare i conti con Kanban su una lavagna o su un sistema analogico. Dopotutto, lo strumento è sempre meno importante dell'esecuzione del lavoro. Quindi, puoi passare a un'app o un software dedicato.

Prova Kanban personale oggi

Non esiste lo strumento Kaban perfetto. Se il tuo semplice elenco di cose da fare ti aiuta a portare a termine il lavoro, mantienilo.

Ho provato un sacco di software di gestione dei progetti nel corso degli anni. Il problema più grande è che un elenco di grandi dimensioni a volte può sembrare opprimente.

Se questo ti sta accadendo, Personal Kanban non richiede molto tempo per imparare e ti aiuterà a gestire il tuo lavoro quotidiano senza sentirti sopraffatto. Questo sistema di produttività personale aiuta anche a visualizzare il lavoro in un unico posto. O come ha detto Benson,

“Il sistema è stato progettato per fornire specificamente flessibilità con un piccolo insieme di regole. Questo è il motivo principale per cui l'abbiamo visto adottato in ogni paese e in ogni verticale del mondo, compresa la casa. I bambini si divertono a completare le loro faccende. I team risolvono in modo intelligente problemi complessi. Il progetto e il lavoro ambientale sono entrambi facilmente visualizzati e completati.

Jim Benson

Una versione di questo post è originariamente apparsa su Forbes.

È anche un estratto modificato di un capitolo del mio nuovo libro This Is Working: Concentrati su ciò che conta e ottieni i risultati che meriti.

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Funziona: concentrati su ciò che conta e ottieni i risultati che meriti

• Collins, Bryan (Autore)
• Inglese (lingua di pubblicazione)
• 296 Pagine - 27/05/2019 (Data di pubblicazione) - Nielsen (Editore)

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