8 frasi per fare pulizia di primavera dalle tue email

Le cattive abitudini di scrittura tendono ad accumularsi come la spazzatura domestica. Vale la pena selezionare periodicamente il proprio accumulo di tazze da caffè in eccesso e magliette dimenticabili, quindi perché non fare stock simili per liberare le proprie e-mail da alcuni cliché ed espressioni profondamente "meh" sul posto di lavoro?

Dovremmo ammettere che anche noi siamo colpevoli: a quanto pare chiamare i cliché “logori” è di per sé una sorta di cliché, quindi l'abbiamo cancellato. In effetti, il tuo umile scrittore non è orgoglioso di pensare al volume di email completamente senza vita che ha schiacciato per "inviare". Possiamo tutti fare di meglio.

Con questo in mente, abbiamo raccolto alcune delle frasi più blande, stantie e generalmente substellari che potresti decidere di eliminare mentre pulisci le tue e-mail, insieme ad alcune alternative ordinate e nitide.

1 Spero che questa email ti trovi bene.

Potresti intenderlo in modo premuroso, ma questa frase è così esaurita e generica che ora rischia di suggerire il contrario: meno un sentimento premuroso che una semplice pula senza senso.

Spesso è meglio sottolineare questa parte e saltare al punto, ma se vuoi davvero un'altra riga dopo il saluto, ringrazia il lettore parlandogli specificamente:

Adoro il tuo ultimo post sul blog.

Ho apprezzato la tua presentazione della scorsa settimana sulla riduzione delle emissioni di carbonio dei nostri server.

Le foto che hai condiviso su Slack del tuo nuovo cucciolo sono adorabili.

Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci bene, o che non conosci affatto, potresti comunque fargli un complimento o iniziare con qualche accenno su come vi conoscete o sul motivo per cui lo state contattando:

Ci siamo incontrati brevemente ad una conferenza tramite il nostro comune amico Arjun.

Due persone mi hanno detto che saresti l'ospite perfetto per il nostro podcast.

L'obiettivo è mostrare al lettore che hai riflettuto su ciò che stavi scrivendo.

2 Sto solo dando seguito. . .

Potresti utilizzare questa frase oberata di lavoro quando dai una spinta a qualcuno che non ha risposto a un'e-mail. A volte è necessario, ma questa frase troppo spesso fallisce nel suo obiettivo di ottenere una risposta. Quindi vale la pena chiedersi prima: "Il mio messaggio necessita di una risposta?" Se la risposta è "sì", trova un'opzione più diretta.

Esempio non ottimale 1:basta seguire per vedere se c'è qualche interesse per . . .[il comunicato stampa, per esempio]

Suggerimento:onestamente, consigliamo di tagliare del tutto la linea.

Esempio non ottimale 2:basta seguire per vedere se hai qualche input prima di inviare questa iterazione al client.

Suggerimento:il cliente si aspetta qualcosa da noi questo pomeriggio, quindi mi piacerebbe ricevere le ultime modifiche entro mezzogiorno.

Tieni presente che l'ultimo suggerimento riesce a comunicare più informazioni, in modo più convincente, senza essere più lungo o meno educato.

3 Basta tornare indietro. . .

Tutti gli stessi problemi di cui sopra, tranne più rotazioni. Puoi farne a meno.

4 Nuova normalità

Un elenco non esaustivo delle ragioni per ritirare questa frase potrebbe includere che è abusata e vaga, non lascia bene nessuno che la digita o la legge e che pretende di riconoscere una serie di realtà spiacevoli minimizzandole probabilmente.

Questo potrebbe essere quello che semplicemente lanci e vai avanti:

Esempio non ottimale:il nostro team si sta ancora adattando alla nuova normalità e dobbiamo riorganizzare il nostro processo di intervista di conseguenza.

Suggerimento 1:è ora di riorganizzare il nostro processo di intervista.

Un’altra ottima opzione è essere più specifici e un po’ più umani:

Suggerimento 2:la pandemia ha distrutto il nostro vecchio processo di intervista, quindi prendiamoci del tempo per svilupparne uno nuovo.

Sembra molto meno che sia stato scritto da un computer rispetto all'esempio con cui abbiamo iniziato, e in meno parole.

5 Come discusso. . .

Questo è comunemente usato quando l'e-mail si riferisce a qualcosa da fare dopo una riunione, ma tende ad essere vago. Chiediti: "Qual è il modo migliore per ricordare al lettore a quale conversazione mi riferisco?"

Esempio non ottimale:come discusso durante la riunione di tutto il personale di mercoledì, ora ho redatto le linee guida allegate.

Suggerimento 1:sulla base del feedback del personale che desidera portare i cani in ufficio, ho redatto alcune linee guida.

Suggerimento 2:portare sempre i cani in ufficio.

(Quest'ultimo è uno scherzo. Più o meno.)

6 Scusate il ritardo.

Uno dei vantaggi dell'e-mail è che spesso puoi attendere fino a dopo la riunione successiva, o dopo pranzo, o anche fino a domani, per rispondere. Quindi quanto spesso devi davvero scusarti per aver utilizzato quella funzione?

Come per molte delle altre frasi sopra, spesso va bene eliminare questa idea senza sostituirla, ma se devi usarla, cerca modi per renderla nuova o distinta. Il sottoscritto una volta si è scusato per aver dimenticato un'e-mail di venerdì pomeriggio parafrasando il venerabile Gandalf: L'oscurità ha preso la mia risposta e "si è allontanata dal pensiero e dal tempo".

Sono riuscito comunque a continuare a ricevere lavoro da quell'editor, quindi almeno è un punto di ingegnosità?

7 In caso contrario, non preoccuparti!

Vogliamo che tu sappia che va bene chiedere aiuto sul lavoro o comunicare al lettore che devi finire qualcosa prima di una scadenza. Non è essere imperioso; è proprio la verità.

Esempio non ottimale:sarebbe possibile farmi sapere se sei interessato oggi entro le 16:00? In caso contrario, non preoccuparti!

Suggerimento:il mio team sta cercando di finalizzare la formazione del panel più tardi oggi, quindi se sei d'accordo, fammi sapere entro le 16:00

Vale la pena notare che l'ultimo suggerimento occupa un po' più di spazio. È permesso. Anche tu.

8 Attendo con ansia la tua risposta.

Cosa direbbe dell'e-mail che stai scrivendo se ciò non fossevero? Questo concetto tende ad essere inessenziale e facilmente ritagliabile, ma se intendi sottolineare che desideri una risposta tempestiva, prova a prendere spunto dall'ultimo esempio sopra, che fornisce sia una ragione che un periodo di tempo specifico.

Se hai notato un tema con i nostri suggerimenti qui, è possibile che molte forme di confusione di posta elettronica siano semplicemente rimosse, non sostituite. Dopotutto, lo scopo delle pulizie di primavera non è quello di aggiornare cose che non usi mai, ma di sbarazzartene. Come per una casa ordinata, lo stesso vale per le e-mail ordinate: uno dei lussi più grandi è lo spazio vuoto.