8 frasi per pulire di primavera dalle tue e-mail

Le cattive abitudini di scrittura si accumulano come disordine domestico. Vale la pena eliminare periodicamente l'accumulo di tazze da caffè in eccesso e magliette dimenticabili, quindi perché non fare azioni simili per liberare le tue e-mail da alcuni cliché e espressioni di lavoro profondamente "meh"?

Dovremmo ammettere di essere anche colpevoli: si scopre che chiamare i cliché "threadbare" è di per sé una sorta di cliché, quindi l'abbiamo cancellato. In effetti, il tuo umile scrittore non è orgoglioso di pensare al volume di e-mail completamente senza vita su cui ha "inviato" schiacciato. Tutti possiamo fare di meglio.

Con questo in mente, abbiamo raccolto alcune delle frasi più blande, stantie e generalmente substellari che potresti decidere di buttare via mentre pulisci le tue e-mail, insieme ad alcune alternative ordinate e nitide.

1 Spero che questa email ti trovi bene.

Potresti intenderlo in modo premuroso, ma questa frase è così esausta e generica che ora rischia di suggerire il contrario: un sentimento meno premuroso che una semplice pula senza senso.

Spesso è meglio colpire questo punto e saltare al punto, ma se vuoi davvero un'altra riga dopo il tuo saluto, riconosci il lettore parlandogli in modo specifico:

Adoro il tuo ultimo post sul blog.

Ho apprezzato la tua presentazione della scorsa settimana sulla riduzione della produzione di carbonio dei nostri server.

Le foto che hai condiviso su Slack del tuo nuovo cucciolo sono adorabili.

Se stai scrivendo a qualcuno che non conosci bene, o del tutto, potresti comunque complimentarmi con loro o iniziare con qualche suggerimento su come conosci o perché lo stai contattando:

Ci siamo incontrati brevemente a una conferenza tramite il nostro comune amico, Arjun.

Due persone ora mi hanno detto che saresti l'ospite perfetto per il nostro podcast.

L'obiettivo è mostrare al lettore che hai pensato a ciò che stavi scrivendo.

2 Basta seguire. . .

Potresti distribuire questa frase oberata di lavoro quando spingi qualcuno che non ha risposto a un'e-mail. A volte è necessario, ma questa frase troppo spesso fallisce nel suo obiettivo di ottenere una risposta. Quindi vale la pena prima chiedersi: "Il mio messaggio richiede una risposta?" Se la risposta è "sì", trova un'opzione più diretta.

Esempio non ottimale 1: sto . . [il comunicato stampa, per esempio]

Suggerimento: Onestamente, consigliamo di tagliare del tutto la linea.

Esempio non ottimale 2: Suggerimento: Nota che l'ultimo suggerimento riesce a comunicare più informazioni, in modo più convincente, senza essere più lungo o meno educato.

3 Semplicemente tornando indietro. . .

Tutti gli stessi problemi di cui sopra, tranne più rotatorie. Puoi farne a meno.

4 Nuova normalità

Un elenco non esaustivo dei motivi per ritirare questa frase potrebbe includere che è abusato e vago, non lascia nessuno che lo digiti o lo legga e che pretenda di riconoscere una serie di realtà spiacevoli riducendole probabilmente al minimo.

Questo potrebbe essere uno che semplicemente lanci e vai avanti:

Esempio non ottimale: Suggerimento 1: Un'altra buona opzione è essere più specifici e un po' più umani:

Suggerimento 2: Sembra molto meno scritto da un computer rispetto all'esempio con cui abbiamo iniziato, e in meno parole.

5 Come discusso. . .

Questo è comunemente usato quando l'e-mail fa riferimento a una cosa da fare dopo una riunione, ma tende ad essere vaga. Chiediti: "Qual è un modo migliore per ricordare al lettore a quale conversazione mi riferisco?"

Esempio non ottimale: Suggerimento 1: Suggerimento 2: (Quell'ultimo è uno scherzo. Più o meno.)

6 Ci scusiamo per il ritardo.

Un vantaggio dell'e-mail è che spesso puoi aspettare fino a dopo la tua prossima riunione, o dopo pranzo, o anche fino a domani, per rispondere. Quindi quante volte hai davvero bisogno di scusarti per aver utilizzato quella funzione?

Come con molte altre frasi sopra, spesso va bene tagliare questa idea senza sostituirla, ma se devi usarla, cerca dei modi per renderla nuova o distinta. La tua davvero una volta si è scusata per aver dimenticato un'e-mail del venerdì pomeriggio parafrasando il venerabile Gandalf: L'oscurità ha preso la mia risposta e "è sfuggito al pensiero e al tempo".

Sono comunque riuscito a continuare a ottenere lavoro da quell'editor, quindi almeno punti per l'ingegnosità?

7 In caso contrario, non preoccuparti!

Vogliamo che tu sappia che va bene chiedere aiuto sul lavoro o comunicare al lettore che devi finire qualcosa prima di una scadenza. Non è essere imperiosi; è solo la verità.

Esempio In caso contrario, non preoccuparti!

Suggerimento: Vale la pena notare che l'ultimo suggerimento occupa un po' più di spazio. È permesso. Anche tu.

8 Attendo con ansia la tua risposta.

Cosa direbbe dell'e-mail che stai scrivendo se ciò non fosse vero? Questa nozione tende ad essere irrilevante e facilmente eliminabile, ma se intendi sottolineare che desideri una risposta tempestiva, prova a trarre dall'ultimo esempio sopra, che fornisce sia una ragione che un lasso di tempo specifico.

Se hai notato un tema con i nostri suggerimenti qui, è possibile che molte forme di disordine e-mail siano semplicemente rimosse, non sostituite. Dopotutto, lo scopo delle pulizie di primavera non è aggiornare cose che non usi mai, ma sbarazzartene. Come per una casa ordinata, lo stesso vale per le email ordinate: tra i più grandi lussi c'è lo spazio vuoto.