Si prega di trovare in allegato: Hai bisogno di notificare il tuo pubblico?

Quando ero nuovo nel mercato del lavoro e spedivo i curriculum (anche se esco con me stesso, devo ammettere che questo era molto prima dei giorni delle e-mail), ho inviato le mie lettere di presentazione accuratamente realizzate con una nota che diceva:

In allegato trovi il mio curriculum.

Uno di questi invii ha portato a un'intervista. Ero lì nell'ufficio rivestito in legno di un avvocato perfettamente curato. Mentre aspettavo con ansia su una sedia di grandi dimensioni in pelle con schienale alto, lui si è seduto alla sua scrivania facendo clic sulla penna e leggendo il mio curriculum e la mia lettera di presentazione. Alzò lo sguardo all'improvviso e sorrise, indicando la lettera. “Mi piace quando le persone scrivono 'In allegato trova il mio curriculum.' Non sapevo nemmeno che il tuo curriculum fosse perso!”

È stato un momento imbarazzante. Avevo imitato lo stile delle lettere di lavoro che mi era stato insegnato durante il corso di dattilografia del liceo, per non parlare di tutte le altre lettere di lavoro che avevo visto o ricevuto. Ma questo intervistatore ha sottolineato quanto il linguaggio degli affari possa essere insensato e soffocante. Non ho mai usato racchiuso per favore ritrovalo.

Al giorno d'oggi, è più probabile che desideriamo richiamare l'attenzione sugli allegati rispetto agli elementi inclusi in una lettera spedita, ma le persone continuano a utilizzare per favore trova sempre allegato . È necessario il mantenimento della scrittura commerciale?

C'è qualche motivo per l'uso , si prega di trovare in allegato ?

No! Non c'è bisogno di questa frase. E ci sono molti ottimi motivi per scaricarlo.

Per cominciare, suona soffocante e vecchio stile. Anche nella corrispondenza formale, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di comunicare in modo diretto, colloquiale, privo di parole o gergo. Si prega di trovare in allegato un gergo prolisso al suo peggio. È anche un po' ridondante dire che qualcosa è allegato e quindi indirizzare il destinatario a trovarlo.

Un'altra stranezza con allegato per favore trova è che è un comando quando non è necessario. Il popolare blog in lingua inglese, Separated by a Common Language, lo mette in questo modo:

Non c'è bisogno di comandare l'altra persona per andare a cercare le cose, poiché la frase sta solo comunicando "Ti ho allegato un documento". In effetti, sarebbe semplicemente strano inserirlo in un altro modulo di richiesta come Potresti trovare il documento allegato? oppure Le sarei molto grato se trovasse il documento allegato . Questo sottolinea che si prega di trovare in allegato non è affatto una richiesta. È invece una frase fissa in forma imperativa che fa un lavoro poco richiesto.

Il "per favore trova allegato" è un linguaggio legale essenziale?

In allegato trovi leggi come legalese, quindi potresti chiederti se è necessario in un documento legale. L'esperto di scrittura Bryan Garner dice di no.

Vedi frasi predefinite come allegate, per favore trova e come sempre nelle lettere. Sono altisonanti ma poco performanti. Le tue lettere saranno molto più chiare e coinvolgenti senza di esse.

Si prega di trovare allegato grammaticalmente corretto?

Tecnicamente, non c'è niente di sbagliato nel dire qualcosa come "Trova il documento allegato". Sebbene trovare possa significare imbattersi in qualcosa cercandolo (da cui l'affermazione dell'avvocato smart-alec secondo cui il mio curriculum deve essere perso), trovare significa anche riconoscere o scoprire che qualcosa è presente. Perché vuoi che il tuo destinatario scopra ciò che hai allegato, per favore trova le opere.

Ma, per i motivi che ti ho appena spiegato sopra, è comunque meglio evitarlo.

Quali sono alcune alternative da trovare in allegato ?

È facile evitare questa frase. Basta usare il linguaggio diretto e abbandonare il gergo aziendale. Ecco alcune alternative:

• Ho allegato [elemento].
• Si prega di dare un'occhiata all'allegato [elemento].
• L'[elemento] che hai chiesto è allegato.
• Si prega di fare riferimento all'[elemento] allegato per maggiori dettagli.
• L'[elemento] allegato include . . .

Etichetta degli allegati 101

Ci sono alcune linee guida di etichetta da seguire quando si utilizzano gli allegati.

1 Avvisare prima di inviare un allegato se è imprevisto.

Dare un avviso al destinatario quando invii un allegato è una buona forma. I virus trasmessi dall'attaccamento ci hanno reso diffidenti nell'aprire quelli che non ci aspettiamo. (Se il tuo lavoro prevede l'invio di allegati avanti e indietro regolarmente, questo probabilmente non è necessario.)

2 Richiamare l'attenzione sugli allegati.

Fai sapere al tuo destinatario che l'allegato è lì. Alle persone spesso mancano, quindi una piccola notifica (tramite le frasi alternative suggerite sopra) ti aiuterà a evitare confusione.

3 Se menzioni un allegato, non dimenticarlo!

L'abbiamo fatto tutti. (Lo chiamo "attachmentite.") Se menzioni un allegato nella tua e-mail, non dimenticare di allegarlo effettivamente. Se dimentichi e rilevi il tuo errore solo dopo aver premuto Invia , una rapida risposta al thread dicendo "Ecco l'allegato. Mi dispiace per quello!” dovrebbe fare il trucco.

4 Non allegare file di grandi dimensioni.

Non solo i client di posta elettronica hanno limiti di dimensione dei file, ma il download di file di grandi dimensioni può richiedere molto tempo, soprattutto sui dispositivi mobili. (Non vuoi consumare l'allocazione dei dati mobili del tuo destinatario, vero?) Se hai un file di grandi dimensioni da trasferire, utilizza un servizio come Dropbox o invialo tramite un collegamento a un documento online, come Google Docs.