La scarsa comunicazione causa stress sul lavoro: ecco perché devi affrontarlo ora

In tutto il mondo e su e giù per la struttura organizzativa, lo stress sul posto di lavoro è un problema significativo che è stato esacerbato dalle sfide uniche degli ultimi anni. SecondoFortune, i quadri intermedi si stanno esaurendo (e quasi la metà vuole dimettersi nel prossimo anno), mentre Gallup riferisce che lo stress dei dipendenti è ai massimi storici (un record già battuto nel 2020).

Sebbene possa sembrare che la maggior parte delle fonti di stress abbia origine al di fuori di un'organizzazione, il sondaggio State of Business Communication di quest'anno, condotto da Grammarly e The Harris Poll, afferma il contrario. A quanto pare, la scarsa comunicazione all'interno di un'organizzazione svolge un ruolo da protagonista nei sentimenti di stress sul lavoro e ha un effetto negativo sulla produttività e sulla qualità del lavoro dei dipendenti.

Puoi trovare il rapporto completo qui.

Tra il 14 ottobre e il 31 ottobre 2022, abbiamo intervistato 1.001 lavoratori della conoscenza e 251 leader aziendali sulla comunicazione sul posto di lavoro. I knowledge worker comunicano più che mai, in particolare per iscritto. Ma il contenuto, il tono e la qualità delle loro comunicazioni non migliorano di anno in anno. Abbiamo scoperto che la frequenza della comunicazione, i canali in cui avviene la comunicazione e il tono utilizzato hanno tutti un impatto quantificabile sui livelli di stress tuo e dei tuoi colleghi e alcuni lavoratori subiscono effetti più negativi di altri.

Se sei uno dei tanti lavoratori della conoscenza che si sentono più stressati durante il lavoro, ecco uno sguardo a come la scarsa comunicazione sta rendendo il lavoro più impegnativo di quanto dovrebbe essere:

La scarsa comunicazione è stressante e danneggia le relazioni

Nel sondaggio, leader aziendali e lavoratori della conoscenza hanno riferito di aver avuto problemi di comunicazione sul lavoro almeno una volta alla settimana. È un ostacolo che impedisce ai lavoratori di raggiungere il loro pieno potenziale sul posto di lavoro, con impatti tangibili come diminuzione della produttività, scadenze non rispettate e tempistiche prolungate o aumento dei costi. Ma oltre a questi risultati problematici, la comunicazione sbagliata crea un clima di lavoro stressante.

In effetti, lo stress è stato il risultato più citato della scarsa comunicazione tra i lavoratori, con il 50% dei lavoratori che indica che una scarsa comunicazione aumenta lo stress (un balzo del 7% anno su anno). La maggior parte dei lavoratori (69%) può pensare a esempi concreti dell'anno passato in cui una comunicazione poco chiara li ha fatti sentire ansiosi o stressati, e questo ha un effetto a catena: i lavoratori riferiscono che una scarsa comunicazione riduce la loro fiducia (30%), diminuisce la soddisfazione sul lavoro (34 %), e fa prendere in considerazione la possibilità di trovare un nuovo lavoro (22%).

Le conseguenze di una scarsa comunicazione hanno un impatto su alcuni gruppi più di altri

Mentre tutti all'interno di un'organizzazione sperimentano le conseguenze di una scarsa comunicazione, il nostro studio ha rivelato che alcuni gruppi le sentono più di altri. Quando abbiamo esaminato i dati per diversi dati demografici di età, lingua e altro, sono emerse tendenze preoccupanti:

• I lavoratori della conoscenza che appartengono alla generazione Z riferiscono di avere una fiducia significativamente inferiore in diverse dimensioni, tra cui una maggiore difficoltà nell'interpretare le comunicazioni che ricevono da altri, problemi di comunicazione più frequenti, maggiori lacune nelle relazioni e nell'empatia sul posto di lavoro e, in definitiva, un'efficacia organizzativa molto inferiore quando si tratta di comunicazione.
• I lavoratori della conoscenza che parlano inglese come seconda lingua riportano livelli più elevati di incertezza nella comunicazione (che hanno un impatto negativo sulla loro fiducia e sulle connessioni personali) e una maggiore frequenza di problemi di comunicazione.
• I lavoratori della conoscenza che indicano di essere neurodivergenti hanno maggiori probabilità di sperimentare incertezza nella comunicazione, citare errori di comunicazione più frequenti e lacune tonali e hanno maggiori probabilità di sperimentare esiti negativi di scarsa comunicazione, in particolare lo stress.
• I knowledge worker che dichiarano di essere LGBTQIA+ riferiscono di ricevere comunicazioni meno efficaci, il che li porta a sentirsi meno connessi ai loro team e meno chiari su come risolvere le sfide di comunicazione.

Le organizzazioni oggi vogliono dare la priorità alla diversità, all'equità e all'inclusione, ma poche comprendono il ruolo fondamentale che la comunicazione gioca nel realizzare un ambiente che rifletta questi valori. Il sostegno a iniziative di comunicazione efficaci emerge come un modo potente per garantire che ogni persona sia attrezzata per esprimere comodamente e con sicurezza le proprie idee, interagire con i propri colleghi e costruire connessioni personali.

La scarsa comunicazione non migliorerà senza uno sforzo intenzionale

Le sfide di comunicazione non migliorano da sole. Ristagnano o peggiorano e si rafforzano quando una cultura aziendale non incoraggia in modo proattivo una migliore comunicazione. Questo è ciò che rende sempre più urgente che i team affrontino questa fonte di stress il prima possibile. Ti suggeriamo tre aree su cui puoi concentrarti per iniziare a migliorare la comunicazione nella tua organizzazione.

Strumenti migliori

Sia i leader che i lavoratori sono ansiosi di migliorare le proprie capacità per la comunicazione asincrona, ovvero la comunicazione che non è in tempo reale o viene inviata senza che il mittente si aspetti una risposta immediata. Complessivamente, il 58% dei lavoratori della conoscenza desidera che la propria azienda disponga di strumenti migliori per aiutarli a essere più efficaci nel proprio ruolo e l'interesse salta tra i lavoratori della conoscenza Millennial (65%) e Gen Z (63%) (rispetto alla Gen X [57%] e baby boomer [40%] lavoratori della conoscenza).

Forte comunicazione scritta

Per i lavoratori della conoscenza, c'è stato un aumento del 27% su base annua del tempo dedicato alla scrittura di comunicazioni e un aumento del 14% su base annua del tempo dedicato alla risposta alle comunicazioni scritte. I lavoratori della conoscenza che hanno fiducia nelle proprie capacità di comunicazione scritta prosperano in questo ambiente e sono più propensi a valutare il loro livello di coinvolgimento e benessere più alto. Sebbene il 73% dei lavoratori della conoscenza abbia affermato di avere fiducia nelle proprie capacità di comunicazione scritta, il 27% ha dichiarato di non essere sicuro in quell'area e di aver bisogno di maggiore supporto.

Concentrati sul tono

Un aumento della comunicazione scritta esercita una nuova pressione sui lavoratori della conoscenza affinché trasmettano tono e sicurezza senza usare il linguaggio del corpo, il tono della voce o le espressioni facciali. Infatti, il 54% dei knowledge worker ha affermato di aver prestato più attenzione al tono del messaggio piuttosto che a ciò che viene comunicato, e se una richiesta ha un tono positivo, il 62% dei knowledge worker ha affermato che probabilmente lo farà rispondere più rapidamente e il 48% ha affermato che avrebbe fornito un lavoro di qualità superiore.

Per saperne di più:9 consigli per una comunicazione efficace sul posto di lavoro

Limita lo stress lavorativo con una migliore comunicazione

Essere stressati al lavoro è più di un inconveniente. È un segno che tu e i tuoi colleghi potreste non comunicare correttamente e rischiare di minare la produttività, l'impegno e il senso di benessere. Ciò è ancora più vero in un ambiente di lavoro sempre più ibrido in cui dobbiamo essere in grado di esprimerci e connetterci con colleghi di fusi orari, paesi e stili di comunicazione diversi.

Fortunatamente, lo stress sul lavoro è reversibile e prevenibile. Quando i lavoratori sono fiduciosi nella loro comunicazione, tutte queste conseguenze negative svaniscono; l'impegno, la produttività e il morale aumentano, così come la fiducia e il benessere mentale migliorano.

Non c'è mai stato un momento più importante per controllare la comunicazione all'interno della tua organizzazione e aggiornare gli strumenti che stai utilizzando per aiutare i team a comunicare. Ogni sforzo che un'organizzazione compie per consentire ai propri dipendenti di comunicare in modo più efficace e sicuro costituisce una base per il successo organizzativo e rende anche il lavoro meno stressante per te!