Come scrivere un comunicato stampa: una guida passo passo

Il comunicato stampa è uno dei formati fondanti delle pubbliche relazioni (PR). PR e comunicati stampa sono strumenti essenziali di gestione della percezione. Sapere come scrivere un comunicato stampa è una competenza fondamentale se vuoi attirare l'attenzione dei media per la tua azienda o organizzazione.

Tradizionalmente, i comunicati stampa vengono distribuiti ai newswire, che poi diffondono le informazioni ai giornalisti. A causa della storia dei comunicati stampa e del modo in cui sono distribuiti, hanno assunto un formato standard.

I comunicati stampa sono un modo per controllare la narrativa che circonda il tuo marchio guadagnando slancio e portata organici. In questa guida ti spiegheremo come scrivere comunicati stampa per eventi o annunci importanti che si distinguono e attirano l'attenzione dei media.

Cos’è un comunicato stampa e qual è il suo scopo?

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale che un'organizzazione distribuisce alle testate giornalistiche o al pubblico. È un modo formale per raccogliere tutte le informazioni rilevanti per una storia in una fonte di una pagina. La funzione di un comunicato stampa è attirare l'attenzione dei media.

Quando dovrebbe essere creato o utilizzato un comunicato stampa?

I comunicati stampa dovrebbero essere creati ogni volta che un'organizzazione desidera l'attenzione dei media per un evento importante. Possono anche essere utilizzati per modellare la narrazione quando un'azienda o un'organizzazione si trova ad affrontare un esame accurato. Questi eventi potrebbero includere:

1 Cambiamenti nella leadership a livello esecutivo

2 Lancio di un nuovo prodotto

3 Eventi pubblici e privati

4 Annunci di finanziamento

5 Ultime notizie

6 Innovazioni e grandi inaugurazioni

In che modo un comunicato stampa è diverso dagli altri annunci aziendali?

I comunicati stampa sono più che annunci formali. Nel giornalismo e nella scrittura storicamente accurata , un comunicato stampa è considerato una fonte primaria . Sono documenti originali contenenti informazioni ufficiali. I comunicati stampa sono diversi dagli altri annunci anche perché sono scritti in un modo specifico, con l'obiettivo di essere raccolti e riportati dai media.

4 cose da fare e 3 cose da non fare nello scrivere un comunicato stampa

Quando scrivi un comunicato stampa, è meglio seguire le linee guida tradizionali. Se desideri che il tuo comunicato stampa degno di nota venga ripreso da un organo di stampa, dovresti seguire questi suggerimenti.

Considera l'angolazione del tuo comunicato stampa

Concentrati su come il tuo annuncio fornisce valore al tuo pubblico di destinazione. Questo è il tuo angolo (e il tuo gancio). Quando serve alle persone, vale la pena condividerlo. Trasmettere una prospettiva o un angolo chiaro attirerà maggiore attenzione da parte della stampa. Considera il canale a cui stai inviando il tuo comunicato: una stazione televisiva potrebbe rispondere da un punto di vista diverso rispetto a una stazione radio pubblica o un giornale.

Considera l'impatto della tua storia sulla comunità. C’è qualche controversia attorno a questo evento? Sono stati compiuti progressi per affrontare un problema specifico? In che modo il tuo comunicato stampa potrebbe evocare una risposta emotiva da parte del lettore?

Includi le cinque W

Le cinque W sonochi,cosa,quando,doveeperché. Questa è l'informazione più importante contenuta nel comunicato stampa. Le informazioni importanti dovrebbero essere condivise all'inizio del comunicato stampa in modo che il giornalista che lo legge non debba cercare dettagli vitali, come quando e dove avrà luogo l'annuncio o l'evento e chi sarà presente.

Usa parole chiave

Se il tuo comunicato stampa viene inviato da un servizio di distribuzione, solitamente sarà ricercabile sul web. Questi servizi di distribuzione inviano anche il tuo comunicato stampa direttamente nella casella di posta dei giornalisti. L'utilizzo di parole chiave nel titolo e nel riepilogo farà sì che il tuo comunicato stampa venga visualizzato sui motori di ricerca e faciliti la ricerca delle informazioni chiave.

Crea collegamenti ipertestuali o trova i riferimenti che citi

Se usi qualche riferimento nel tuo comunicato stampa, usa il testo di ancoraggio per collegare la fonte. Potresti scegliere di fare riferimento a dati, citazioni o altre informazioni che devono essere citate. I giornalisti spesso ti chiedono dove hai preso le tue informazioni o la fonte dei tuoi dati, quindi mettere tali informazioni in primo piano risponderà a queste domande prima che vengano poste.

Non andare avanti a lungo*

I comunicati stampa dovrebbero essere chiari e concisi. I giornalisti non hanno tempo per leggere più pagine, soprattutto quando ricevono decine di comunicati stampa al giorno.

*Un'eccezione a questa regola include i comunicati stampa il cui obiettivo è trasmettere informazioni complesse e sfumate, come quelle che annunciano uno studio medico, una svolta tecnologica, ecc.

Non dimenticare di modificare

I comunicati stampa sono documenti formali e professionali. Non vuoi che il tuo comunicato stampa contenga errori. Rivedi e modifica attentamente la tua liberatoria prima di inviarla, facendo attenzione agli errori di battitura, ai nomi errati, alle date errate e alle informazioni mancanti.

Non essere ridondante

Ogni componente del tuo comunicato stampa è un'altra possibilità per trasmettere il tuo punto di vista e dimostrare che il tuo evento fa notizia. Evita di rendere uguali il titolo, il sottotitolo e la prima frase. I paragrafi del tuo comunicato stampa dovrebbero contenere ciascuno informazioni uniche e dovrebbero fluire facilmente insieme.

Come scrivere un comunicato stampa

Aderendo allo schema tipico del comunicato stampa mostra ai media che la tua organizzazione è professionale. La struttura standard rende inoltre più semplice per i giornalisti trovare rapidamente le informazioni che stanno cercando. Analizziamo i tipi di comunicati stampa e cosa dovrebbe includere ciascun tipo.

Schema del comunicato stampa

Un comunicato stampa è essenzialmente una pagina di notizie che segue uno schema tradizionale. Dovrebbe essere compreso tra 200 e 500 parole. Ecco uno schema standard del comunicato stampa.

1 titolo

2 Data di pubblicazione

3 Informazioni di contatto

4 Riepilogo

5 Paragrafo introduttivo

6 Paragrafi dettagliati

7 Informazioni

8 ###

Quali sono i diversi tipi di comunicati stampa?

Lanci e aggiornamenti di prodotti

Il lancio di un prodotto è un ottimo momento per creare un comunicato stampa. Consente a un'azienda di controllare quali informazioni sul proprio prodotto vengono rese pubbliche e genera entusiasmo per la sua ultima innovazione. Includere sempre una foto di alta qualità del prodotto in un comunicato stampa del prodotto.

Esempi:

• Apple presenta i nuovi cinturini per Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lancia il programma UX/UI online part-time per migliorare le competenze dei professionisti che lavorano
• Genesis consegna la prima auto elettrica GV60 negli Stati Uniti

Annunci o inviti a eventi

I comunicati stampa possono essere utilizzati per annunciare eventi sia pubblici che privati. Che si tratti di un riassunto di un evento di beneficenza privato o di un annuncio pubblico di un'imminente inaugurazione, un comunicato stampa dell'evento può contribuire all'immagine e al riconoscimento del marchio di un'organizzazione.

Se l'evento è aperto al pubblico, includi un chiaro invito all'azione e distribuisci il tuo comunicato stampa almeno due settimane prima dell'evento. Riproduci aspetti altamente visivi dell'evento attraverso le immagini per suscitare maggiore interesse.

Esempi:

• Jeni's Splendid Ice Creams, uno dei preferiti del Midwest, apre il suo primo negozio a San Diego
• Bonnaroo pubblica il programma completo
• Lupus Charity Walk raccoglie 1 milione di dollari per la ricerca
• L'organizzazione aiuta le famiglie con insicurezza abitativa a trovare case permanenti

Aggiornamenti del marchio

Un comunicato stampa di aggiornamento del marchio mostra al pubblico come e perché la tua organizzazione ha cambiato marchio. Includi una citazione della leadership della tua organizzazione per contribuire a trasmettere le intenzioni del rebranding. Puoi fare un ulteriore passo avanti in un comunicato stampa di rebranding rendendolo interattivo. Non dimenticare di includere le immagini della nuova identità del marchio.

Esempi:

• Dunkin' Donuts ora è Dunkin'
• Google diventa “Alphabet” in un massiccio rebranding
• La Fondazione per la fibrosi cistica ottiene un nuovo logo

Cambiamenti organizzativi

I comunicati stampa per cambiamenti organizzativi possono includere nuova leadership di alto livello, partnership con altre società, fusioni e acquisizioni. I cambiamenti organizzativi possono essere percepiti in modi diversi a seconda della storia dell'organizzazione e della copertura che circonda il cambiamento. Un comunicato stampa è il modo più semplice per raccontare la storia della tua organizzazione. Includere citazioni di attori chiave nel cambiamento.

Esempi:

• M&M's e Adidas collaborano per un nuovo lancio di sneaker
• Blueprint Medicines eleva due leader di talento al suo team esecutivo
• Microsoft acquisirà Activision Blizzard per portare la gioia e la community di gioco a tutti

Premi

Gli annunci di premi rafforzano la reputazione della tua azienda. Utilizza parole chiave e aggettivi superlativi per enfatizzare i tuoi risultati nel titolo. I comunicati stampa sui premi possono essere utilizzati anche per creare buzz se la tua organizzazione sta cercando o ha recentemente ricevuto finanziamenti.

Esempi:

• Ologie con Alie Wardvince il miglior presentatore di podcast di Webby
• I produttori automobilistici coreani sono all'avanguardia nell'affidabilità dei veicoli, rileva JD Power
• Fresh Air con Terry Grossvince il Peabody Institution Award
• La startup di riciclo della plastica Novoloop raccoglie 10 milioni di dollari

Ultime notizie

Il formato conciso e formale dei comunicati stampa ti incoraggia a dichiarare semplicemente i fatti e fornire spiegazioni chiare senza utilizzare un linguaggio eccessivamente emotivo, anche quando si annunciano notizie difficili. Infatti, il primo comunicato stampa mai distribuito nel 1906 riguardava un tragico incidente ferroviario.

Esempi:

• L'EPA annuncia le risorse sul coronavirus (COVID-19) per i governi statali, locali e tribali
• Un potente terremoto scuote il sud del Perù
• Il Giappone riprenderà il turismo a giugno
• Sophie Masloff, ex sindaco di Pittsburgh, muore a 96 anni

8 cose che dovrebbero avere tutti i comunicati stampa

1 titolo

Dal momento che i media ricevono centinaia di storie al giorno, avrai bisogno di un titolokiller per far risaltare il tuo comunicato stampa. Per creare un titolo di spicco, prova alcuni di questi approcci:

• Riferimento dati interessanti
• Parla direttamente al lettore
• Fai una domanda
• Includi parole chiave
• Usa i numeri
• Rispondi a una domanda
• Applica l'allitterazione
• Aggiungi valore

2 Data di pubblicazione

Nella maggior parte dei comunicati stampa viene semplicemente inserita la dicitura "per il rilascio immediato" nel campodella data di pubblicazione, ma questa non è l'unica opzione. Se hai un evento imminente, puoi sempre inviare il comunicato stampa in anticipo e indicare invece la data in cui desideri che venga pubblicato.

3 Informazioni di contatto

Il campodelle informazioni di contattonel comunicato stampa dovrebbe elencare i collegamenti con le pubbliche relazioni della tua organizzazione. Questo campo dovrebbe includere il nome, la qualifica professionale, l'e-mail e il numero di telefono.

4 Riepilogo

Ilriepilogosi trova sopra il corpo del comunicato stampa ma sotto il titolo, le informazioni di contatto e la data. Il riepilogo è composto da uno a tre punti elenco o un paragrafo in corsivo composto da due o tre frasi che trasmettono le informazioni più importanti. Sii conciso.

5 Paragrafo introduttivo

Il primo paragrafo, oparagrafo introduttivo, dovrebbe iniziare con il luogo dell'evento e introdurre l'argomento del comunicato stampa. I media sono alla ricerca di un annuncio degno di nota e di tre delle cinque W: quando, dove e perché.

6 Paragrafi dettagliati

Puoi includere uno o dueparagrafi dettagliatiche condividano fatti e cifre, ulteriori dettagli o una citazione di un membro dell'organizzazione pertinente. Scegli solo una o due citazioni o statistiche cruciali che siano veramente degne di nota. Puoi utilizzare il terzo paragrafo anche per collegare il tuo comunicato stampa a un evento di notizie attuale per renderlo più tempestivo e pertinente.

7 Informazioni

Chiamata anche boilerplate, la sezioneInformazioniè quella in cui parli alla stampa della tua azienda. Questa sezione dovrebbe contenere da due a quattro frasi e includere le ultime due delle cinque W: chi e cosa. Includi il nome della tua organizzazione e la sua missione, le date di fondazione e le dimensioni dell'azienda.

8 ###

Tradizionalmente, alla fine di un comunicato stampa vengono inclusi tre simboli di cancelletto per indicare la fine del contenuto del comunicato stampa. I segnali venivano usati per far sapere alle agenzie di stampa che non c'era un'altra pagina e dire ai giornalisti che non avevano bisogno di aspettare per un'altra pagina. Al giorno d'oggi questi simboli non sono tecnicamente necessari, ma molti scrittori seguono ancora questo formato per rispetto della tradizione .

Domande frequenti sui comunicati stampa

Cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è una dichiarazione formale distribuita ai media per fornire informazioni ufficiali al pubblico. Un comunicato stampa è considerato una fonte primaria.

Quando dovresti scrivere un comunicato stampa?

Dovresti scrivere un comunicato stampa per eventi importanti e degni di nota che desideri pubblicizzare.

• Lanci e aggiornamenti di prodotti
• Annunci o inviti a eventi
• Aggiornamenti del marchio
• Cambiamenti organizzativi
• Premi
• Ultime notizie

Quali sono gli elementi chiave di un comunicato stampa?

Gli elementi chiave di un comunicato stampa sono:

1 titolo

2 Data di pubblicazione

3 Informazioni di contatto

4 Riepilogo

5 Paragrafo introduttivo

6 Paragrafi dettagliati

7 Informazioni

8 ###