Come scrivere un comunicato stampa: una guida passo passo

Il comunicato stampa è uno dei formati fondanti delle pubbliche relazioni (PR). PR e comunicati stampa sono strumenti essenziali di gestione della percezione. Saper scrivere un comunicato stampa è un'abilità vitale se vuoi attirare l'attenzione dei media per la tua azienda o organizzazione.

Tradizionalmente, i comunicati stampa sono stati distribuiti ai notiziari, che poi diffondono le informazioni ai giornalisti. A causa della storia dei comunicati stampa e del modo in cui sono distribuiti, hanno assunto un formato standard.

I comunicati stampa sono un modo per controllare la narrativa che circonda il tuo marchio guadagnando slancio e portata organici. In questa guida, ti spiegheremo come scrivere comunicati stampa per eventi o annunci importanti che si distinguono e ottengono l'attenzione dei media.

Che cos'è un comunicato stampa e qual è il suo scopo?

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale che un'organizzazione distribuisce alle testate giornalistiche o al pubblico. È un modo formale per raccogliere tutte le informazioni rilevanti per una storia in una fonte di una pagina. La funzione di un comunicato stampa è quella di attirare l'attenzione dei media.

Quando dovrebbe essere creato o utilizzato un comunicato stampa?

I comunicati stampa dovrebbero essere creati ogni volta che un'organizzazione desidera l'attenzione dei media per un evento importante. Possono anche essere usati per dare forma alla narrativa quando un'azienda o un'organizzazione deve affrontare un esame accurato. Questi eventi potrebbero includere:

1 Cambiamenti nella leadership a livello dirigenziale

2 Lancio di un nuovo prodotto

3 Eventi pubblici e privati

4 Bandi di finanziamento

5 Ultime notizie

6 Innovazioni e grandi aperture

In che modo un comunicato stampa è diverso da altri annunci aziendali?

I comunicati stampa sono più che annunci formali. Nel giornalismo e nella scrittura storicamente accurata , un comunicato stampa è considerato una fonte primaria . Sono documenti originali contenenti informazioni ufficiali. I comunicati stampa si differenziano dagli altri annunci anche perché sono scritti in modo specifico, con l'obiettivo di essere ripresi e riportati dai media.

4 cose da fare e 3 da non fare per scrivere un comunicato stampa

Quando si scrive un comunicato stampa, è meglio seguire le linee guida tradizionali. Se vuoi che il tuo comunicato stampa degno di nota sia raccolto da un media, dovresti seguire questi suggerimenti.

Considera l'angolazione del tuo comunicato stampa

Concentrati su come il tuo annuncio fornisce valore al tuo pubblico di destinazione. Questo è il tuo angolo (e il tuo gancio). Quando serve le persone, vale la pena condividerlo. Trasmettere una prospettiva o un angolo chiari attirerà più attenzione da parte della stampa. Considera l'outlet a cui stai inviando il tuo comunicato: una stazione televisiva può rispondere da un'angolazione diversa rispetto a una stazione radio pubblica oa un giornale.

Considera come la tua storia ha un impatto sulla comunità. C'è qualche polemica su questo evento? Sono stati compiuti progressi per affrontare un problema specifico? In che modo il tuo comunicato stampa potrebbe suscitare una risposta emotiva da parte del lettore?

Includere le cinque W

Le cinque W sono chi , cosa , quando , dove e perché . Questa è l'informazione più importante nel comunicato stampa. Informazioni importanti dovrebbero essere condivise all'inizio del tuo comunicato stampa in modo che il giornalista che lo legge non debba cercare dettagli vitali, come quando e dove si svolgerà l'annuncio o l'evento e chi sarà presente.

Usa parole chiave

Se il tuo comunicato stampa viene inviato da un servizio di distribuzione, di solito sarà ricercabile sul Web. Questi servizi di distribuzione inviano anche il tuo comunicato stampa direttamente alle caselle di posta dei giornalisti. L'utilizzo di parole chiave nel titolo e nel riepilogo farà apparire il tuo comunicato stampa sui motori di ricerca e sarà più facile trovare le informazioni chiave.

Crea un collegamento ipertestuale o cerca i riferimenti che citi

Se utilizzi riferimenti nel tuo comunicato stampa, utilizza il testo di ancoraggio per collegare la fonte. Puoi scegliere di fare riferimento a dati, citazioni o altre informazioni che devono essere citate. I giornalisti spesso chiedono dove hai preso le tue informazioni o la fonte dei tuoi dati, quindi mettere in primo piano tali informazioni risponderà a queste domande prima che vengano poste.

Non andare a lungo*

I comunicati stampa dovrebbero essere chiari e concisi. I giornalisti non hanno tempo per leggere più pagine, soprattutto quando ricevono decine di comunicati stampa al giorno.

*Un'eccezione a questa regola include i comunicati stampa il cui obiettivo è trasmettere informazioni complicate e sfumate, come quelle che annunciano uno studio medico, una svolta tecnologica, ecc.

Non dimenticare di modificare

I comunicati stampa sono documenti formali e professionali. Non vuoi che il tuo comunicato stampa contenga errori. Rivedi e modifica accuratamente la tua versione prima di inviarla, tenendo d'occhio errori di battitura, nomi errati, date errate e informazioni mancanti.

Non essere ridondante

Ogni componente del tuo comunicato stampa è un'altra possibilità per esprimere il tuo punto di vista e mostrare che il tuo evento è degno di nota. Evita di rendere uguali il titolo, il sottotitolo e la prima frase. I paragrafi del tuo comunicato stampa dovrebbero contenere ciascuno informazioni univoche e dovrebbero scorrere facilmente insieme.

Come scrivere un comunicato stampa

L'adesione allo schema tipico del comunicato stampa mostra ai media che la tua organizzazione è professionale. La struttura standard rende inoltre più facile per i giornalisti trovare rapidamente le informazioni che stanno cercando. Analizziamo i tipi di comunicati stampa e cosa dovrebbe includere ogni tipo.

Schema del comunicato stampa

Un comunicato stampa è essenzialmente una pagina di notizie che segue uno schema tradizionale. Dovrebbe essere compreso tra 200 e 500 parole. Ecco uno schema standard del comunicato stampa.

1 titolo

2 Data di pubblicazione

3 Informazioni di contatto

4 Riepilogo

5 Paragrafo introduttivo

6 Paragrafi di dettaglio

7 Circa

8 ###

Quali sono i diversi tipi di comunicati stampa?

Lanci e aggiornamenti del prodotto

Il lancio di un prodotto è un ottimo momento per creare un comunicato stampa. Consente a un'azienda di controllare quali informazioni sul proprio prodotto vengono rese pubbliche e genera entusiasmo per la sua ultima innovazione. Includere sempre una foto di alta qualità del prodotto in un comunicato stampa del prodotto.

Esempi:

• Apple presenta i nuovi cinturini Apple Watch Pride Edition
• Coding Dojo lancia il programma UX/UI online part-time per migliorare le competenze dei professionisti
• Genesis consegna la prima auto elettrica GV60 negli Stati Uniti

Annunci o inviti di eventi

I comunicati stampa possono essere utilizzati per annunciare eventi sia pubblici che privati. Che si tratti del riassunto di un evento di beneficenza privato o dell'annuncio pubblico di un'imminente inaugurazione, un comunicato stampa dell'evento può contribuire all'immagine di un'organizzazione e al riconoscimento del marchio.

Se l'evento è aperto al pubblico, includi un chiaro invito all'azione e distribuisci il tuo comunicato stampa almeno due settimane prima dell'evento. Riproduci aspetti altamente visivi dell'evento attraverso le immagini per suscitare maggiore interesse.

Esempi:

• Jeni's Splendid Ice Creams, uno dei preferiti del Midwest, apre il suo primo negozio a San Diego
• Bonnaroo pubblica il programma completo
• Lupus Charity Walk raccoglie 1 milione di dollari per la ricerca
• L'organizzazione aiuta le famiglie con problemi abitativi a trovare case permanenti

Aggiornamenti del marchio

Un comunicato stampa di aggiornamento del marchio mostra al pubblico come e perché la tua organizzazione è stata rinominata. Includi una citazione dalla leadership della tua organizzazione per aiutare a trasmettere le intenzioni del rebranding. Puoi fare un ulteriore passo avanti con un comunicato stampa di rebranding rendendolo interattivo. Non dimenticare di includere le immagini della nuova identità del marchio.

Esempi:

• Dunkin' Donuts è ora Dunkin'
• Google diventa "Alphabet" nel massiccio rebranding
• La Fondazione per la fibrosi cistica ottiene il nuovo logo

Cambiamenti organizzativi

I comunicati stampa per i cambiamenti organizzativi possono includere nuova leadership C-suite, partnership con altre società, fusioni e acquisizioni. I cambiamenti organizzativi possono essere percepiti in modi diversi a seconda della storia dell'organizzazione e della copertura che circonda il cambiamento. Un comunicato stampa è il modo più semplice per raccontare la storia della tua organizzazione. Includi le citazioni degli attori chiave nel cambiamento.

Esempi:

• M&M's e Adidas si alleano per il nuovo lancio di sneaker
• Blueprint Medicines eleva due leader di talento nel suo team esecutivo
• Microsoft acquisirà Activision Blizzard per portare la gioia e la community del gioco a tutti

Premi

Gli annunci dei premi rafforzano la reputazione della tua azienda. Usa parole chiave e aggettivi superlativi per enfatizzare i tuoi risultati nel titolo. I comunicati stampa dei premi possono anche essere utilizzati per creare clamore se la tua organizzazione sta cercando o ha recentemente ricevuto finanziamenti.

Esempi:

• Ologies with Alie Ward vince il miglior host di podcast di Webby
• I produttori di auto coreani aprono la strada nell'affidabilità dei veicoli, rileva JD Power
• Fresh Air con Terry Gross vince il Peabody Institution Award
• Novoloop, startup per l'upcycling della plastica, raccoglie 10 milioni di dollari

Ultime notizie

Il formato succinto e formale dei comunicati stampa ti incoraggia a dichiarare semplicemente i fatti e fornire spiegazioni chiare senza usare un linguaggio eccessivamente emotivo, anche quando si annunciano notizie difficili. Infatti, il primo comunicato stampa mai distribuito nel lontano 1906 riguardava un tragico incidente ferroviario.

Esempi:

• L'EPA annuncia le risorse relative al coronavirus (COVID-19) per i governi statali, locali e tribali
• Un potente terremoto scuote il Perù meridionale
• Il Giappone riprenderà il turismo a giugno
• Sophie Masloff, ex sindaco di Pittsburgh, è morta a 96 anni

8 cose che tutti i comunicati stampa dovrebbero avere

1 titolo

Dal momento che i media ricevono centinaia di storie al giorno, avrai bisogno di un titolo killer per far risaltare il tuo comunicato stampa. Per creare un titolo straordinario, prova alcuni di questi approcci:

• Fare riferimento a dati interessanti
• Parla direttamente con il lettore
• Fai una domanda
• Includi parole chiave
• Usa i numeri
• Rispondi ad una domanda
• Applicare l'allitterazione
• Aggiungere valore

2 Data di pubblicazione

La maggior parte dei comunicati stampa mette semplicemente "per il rilascio immediato" nel campo della data di pubblicazione , ma questa non è la tua unica opzione. Se hai un evento imminente, puoi sempre inviare il tuo comunicato stampa in anticipo ed elencare invece la data in cui vorresti che fosse pubblicato.

3 Informazioni di contatto

Il campo delle informazioni di contatto nel comunicato stampa dovrebbe elencare il collegamento per le pubbliche relazioni della tua organizzazione. Questo campo dovrebbe includere il nome, il titolo di lavoro, l'e-mail e il numero di telefono.

4 Riepilogo

Il riepilogo si trova sopra il corpo del comunicato stampa ma sotto il titolo, le informazioni di contatto e la data. Il riassunto è composto da uno a tre punti elenco o un paragrafo in corsivo di due o tre frasi che trasmettono le informazioni più importanti. Mantienilo conciso.

5 Paragrafo introduttivo

Il primo paragrafo, o paragrafo introduttivo , dovrebbe iniziare con il luogo dell'evento e introdurre l'argomento del comunicato stampa. I media sono alla ricerca di un annuncio degno di nota e di tre delle cinque W: quando, dove e perché.

6 Paragrafi di dettaglio

Puoi includere uno o due paragrafi di dettaglio che condividono fatti e cifre, maggiori dettagli o una citazione di un membro dell'organizzazione pertinente. Scegli solo una o due citazioni o statistiche cruciali che sono veramente degne di nota. Puoi utilizzare il terzo paragrafo anche per collegare il tuo comunicato stampa a un evento di attualità per renderlo più tempestivo e pertinente.

7 Circa

Chiamata anche boilerplate, la sezione Informazioni è quella in cui parli alla stampa della tua azienda. Questa sezione dovrebbe essere composta da due a quattro frasi e includere le ultime due delle cinque W: chi e cosa. Includi il nome della tua organizzazione e la sua missione, le date di fondazione e le dimensioni dell'azienda.

8 ###

Tradizionalmente, tre segni di sterlina sono stati inclusi alla fine di un comunicato stampa per indicare la fine del contenuto del comunicato stampa. I segnali sono stati utilizzati per far sapere ai servizi di teletrasmissione che non c'era un'altra pagina e per dire ai giornalisti che non avevano bisogno di aspettare un'altra pagina. Al giorno d'oggi, questi simboli non sono tecnicamente necessari, ma molti scrittori seguono ancora questo formato per rispetto della tradizione .

Domande frequenti sui comunicati stampa

Che cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è una dichiarazione formale distribuita ai media per fornire informazioni ufficiali al pubblico. Un comunicato stampa è considerato una fonte primaria.

Quando dovresti scrivere un comunicato stampa?

Dovresti scrivere un comunicato stampa per eventi importanti e degni di nota che vuoi pubblicizzare.

• Lanci e aggiornamenti del prodotto
• Annunci o inviti di eventi
• Aggiornamenti del marchio
• Cambiamenti organizzativi
• Premi
• Ultime notizie

Quali sono le componenti chiave di un comunicato stampa?

Gli elementi chiave di un comunicato stampa sono:

1 titolo

2 Data di pubblicazione

3 Informazioni di contatto

4 Riepilogo

5 Paragrafo introduttivo

6 Paragrafi di dettaglio

7 Circa

8 ###