Come scrivere una dichiarazione di problema in 5 passaggi

Una dichiarazione di problema è la sintesi di un problema che chi scrive spera di risolvere. Descrive in dettaglio le parti interessate dal problema, i costi finanziari e di altro tipo associati al problema e, ove applicabile, le cause profonde dello stesso.

Cos'è una dichiarazione di problema?

Una dichiarazione del problema spiega brevemente il problema che desideri correggere. Nella maggior parte dei casi, non include una soluzione proposta. Piuttosto, indica semplicemente un problema e ne articola i dettagli. In alcuni casi, la dichiarazione di un problema è nota comedichiarazione di opportunità , generalmente quando la dichiarazione presenta un’opportunità di innovazione o crescita piuttosto che un problema da risolvere.

Le dichiarazioni dei problemi vengono spesso utilizzate nei riepiloghi esecutivi di progetti, proposte commerciali e proposte di ricerca. Affermando una sfida specifica, la dichiarazione del problema dimostra perché il progetto o la proposta sono necessari.

Parti di una dichiarazione di problema

Una dichiarazione di problema dovrebbe contenere circa 150-300 parole. Non deve essere eccessivamente descrittivo, ma dovrebbe contenere alcune frasi e fornire informazioni sufficienti affinché il lettore possa comprendere appieno la questione. Una dichiarazione efficace del problema include le seguenti informazioni:

Le cause del problema e i dettagli di base

Inizia la tua dichiarazione del problema con la causa del problema, se ne esiste una e puoi darle un nome. È possibile che tu non sappia cosa ha causato il problema. In questi casi, non fare supposizioni né cercare di attribuire colpe. Invece, articola semplicemente esattamente cosa sta succedendo.

L'impatto del problema

Dopo aver introdotto il problema, discutere delle persone colpite edi comele riguarda.

Altri effetti causati dal problema

L'ultimo componente di una dichiarazione del problema sono le ripercussioni del problema. Considerateli come l’impatto più ampio che il problema ha su un gruppo o un’organizzazione.

Come scrivere una dichiarazione di problema in 5 passaggi

1 Rispondi alle cinqueW

Il primo passo per scrivere una dichiarazione di problema è rispondere alle domande conosciute come le cinque W:

• Che cosa?
• Dove?
• Perché?
• Chi?
• Quando?

Qual è il problema?Dove si verifica il problema?Perché sta accadendo?Chi sta influenzando? Quando crea difficoltà?

Le risposte a queste domande dovrebbero fornire uno sguardo più completo sulla situazione. E una migliore comprensione delle sfaccettature del problema può rendere più semplice scrivere una dichiarazione del problema ben costruita.

2 Descrivi la situazione ideale

Il passo successivo è scrivere una descrizione dello scenario ideale. Se il problema non esistesse, quale sarebbe la realtà? Esplorare la situazione ideale ti aiuta a individuare le cause, i dettagli e gli effetti collaterali del problema che potresti non aver notato inizialmente. Elementi di questa situazione ideale potrebbero trovare posto nella tua dichiarazione del problema o nella successiva dichiarazione dello scopo.

3 Spiegare il problema e perché è importante

Con un'immagine chiara e articolata del problema, sei pronto per scrivere una dichiarazione professionale del problema che articoli la situazione in questione. In questo passaggio, presenta le informazioni in ordine logico: indica il problema, il motivo (o i motivi) per cui è un problema e, quindi, il motivo per cui deve essere risolto.

4 Esplorare i costi del problema

In questa fase, spiega perché il problema è importante esaminando quanto costa alle persone colpite, a livello finanziario e non finanziario. Ad esempio, potresti dimostrare che la dipendenza della tua azienda da software obsoleto costa denaro per riparazioni ricorrenti e che i tempi di inattività che ne derivano influiscono negativamente anche sulla produttività dei dipendenti.

4 Sostieni la tua affermazione con i fatti

Infine, assicurati di disporre di fatti e statistiche pertinenti a supporto della tua richiesta. Altrimenti, ci sono pochi motivi per cui il lettore finanzi la tua ricerca o supporti i cambiamenti che ritieni risolverebbero il problema.

Dichiarazione del problema e dichiarazione dello scopo

Le dichiarazioni di problema e le dichiarazioni di scopo possono essere facilmente confuse. Una dichiarazione di scoposegueuna dichiarazione di problema. Dopo che un problema è stato articolato in una dichiarazione del problema, una dichiarazione di scopo delinea il modo in cui l'autore suggerisce di risolvere il problema. Quando presentate da un'azienda o un'organizzazione, queste dichiarazioni vengono spesso fornite insieme a una dichiarazione di intenti.

Esempi di dichiarazioni di problemi

Esempio 1

Da quando sono tornato in ufficio a tempo pieno, la produttività del gruppo di lavoro è diminuita di circa il 30%. I membri del team, ritardati dal traffico nelle ore di punta, spesso arrivano al lavoro dopo le 9:00. Quando arrivano, sono stressati e incapaci di concentrarsi per la prima ora circa della giornata lavorativa. Ciò significa spesso che ogni giornata di otto ore vengono completate circa cinque ore di lavoro, in contrasto con il tasso di produttività più elevato del team quando si lavora da casa. I membri del team che lavorano durante il pranzo non sono significativamente più produttivi dei loro colleghi che pranzano. La nostra ridotta produttività ha reso difficile acquisire nuovi clienti nell'ultimo anno. Con meno nuovi clienti rispetto a quelli acquisiti negli anni passati, si prevede che il Gruppo Hartsgrove non raggiungerà i nostri obiettivi di fatturato per questo anno fiscale.

Esempio 2

Negli ultimi tre anni accademici, gli insegnanti della nostra scuola elementare hanno trascorso il mese di settembre a rivedere il materiale appreso dai loro studenti nelle classi precedenti invece di introdurre nuovo materiale. Questa tendenza è stata notata nelle classi prime, seconde, terze e quarte. Attualmente, agli studenti non è richiesto di completare i compiti di lettura estivi, né la nostra scuola fornisce risorse accademiche durante la pausa estiva. Poiché le competenze degli studenti regrediscono durante l'estate e vengono ripetute ogni settembre, gli insegnanti si ritrovano a sfogliare materiale di livello superiore più avanti nel corso dell'anno per avere gli studenti pronti per i test statali in primavera. Quando vengono testati su questo materiale di livello superiore, si scopre che il 40% degli studenti di prima e seconda elementare e il 50% degli studenti di terza e quarta elementare hanno risultati inferiori ai parametri di riferimento del livello scolastico definiti dal curriculum di base dello stato.

Domande frequenti sulla dichiarazione dei problemi

Cos'è una dichiarazione di problema?

Una dichiarazione di problema è un breve paragrafo, di circa 150-300 parole, che delinea chiaramente un problema specifico che deve essere risolto.

Qual è lo scopo di una dichiarazione di problema?

Lo scopo di una dichiarazione del problema è articolare un problema, le sue cause e le sue ripercussioni.

Quali sono le parti di una dichiarazione del problema?

Una dichiarazione del problema dovrebbe includere le seguenti informazioni:

• Le cause del problema e i dettagli di fondo
• Le persone colpite dal problema
• Altri effetti causati dal problema