Come scrivere un'e-mail professionale, con suggerimenti ed esempi

Scrivere e-mail professionali ed elaborate è un'abilità fondamentale: è uno strumento basilare ma importante per la comunicazione quotidiana con colleghi, manager, clienti e clienti.

Quasi tutti nel campo accademico e professionale comunicano via e-mail, quindi sapere come scriverli bene è un'abilità chiave da padroneggiare per qualsiasi studente o lavoratore dipendente. Qui discuteremo come scrivere un'e-mail professionale e ti forniremo suggerimenti, suggerimenti e le cose da fare e da non fare nella comunicazione e-mail professionale.

Sommario

Cos'è un'e-mail professionale?

8 consigli per scrivere un'e-mail professionale

3 esempi di email professionali

Domande frequenti sulla posta elettronica professionale

Cos'è un'e-mail professionale?

Un'e-mail professionale è un'e-mail inviata in un contesto professionale, ad esempio tra due colleghi, un supervisore e il suo dipendente, uno studente e il suo professore o un candidato a un posto di lavoro e un responsabile delle assunzioni. Le e-mail professionali contengono un messaggio chiaro e attuabile.

Le e-mail professionali possono essere brevi messaggi in cui ringraziamo qualcuno per averci incontrato e gli auguriamo un buon fine settimana. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, l'e-mail riguarda un'attività lavorativa.

Argomenti di posta elettronica professionali

• Pianificazione di una riunione
• Fare o rispondere a una domanda
• Chiarire un'affermazione o indicazioni
• Facendo seguito ad una comunicazione precedente
• Ricordare al destinatario una scadenza
• Spiegare qualcosa

Secondo il rapporto “Email and Document Usage Benchmark”, il 91% dei dipendenti comunica con i propri clienti via email e il 61% lo preferisce ad altri metodi di comunicazione. Quindi è una scommessa sicura che invieraimoltee-mail nel corso della tua carriera.

Quando sai come scrivere un'e-mail professionale, dai al destinatario un'impressione positiva di te e, se applicabile, della tua azienda o organizzazione. Mostra ai potenziali datori di lavoro che prendi sul serio la tua candidatura e fa sapere ai professori che prendi sul serio i tuoi incarichi.

Caratteristiche della posta elettronica professionale

• Un tono professionale
• Un saluto appropriato
• Un oggetto chiaro e diretto
• Un messaggio conciso che ne dichiara lo scopo
• Una chiusura appropriata che spieghi quali azioni dovrebbero essere intraprese
• Una firma

Scenari di posta elettronica professionali

Ogni volta che devi inviare un'e-mail in un contesto professionale o accademico, devi scrivere un'e-mail professionale. Ciò include:

• Comunicare con colleghi e manager
• Comunicare con persone esterne all'organizzazione come fornitori, partner e clienti
• Comunicazione con professori e dirigenti scolastici
• Comunicare con i funzionari governativi
• Comunicare durante il processo di candidatura per un lavoro
• Comunicare con il servizio clienti

Fondamentalmente, qualsiasi email chenon siaindirizzata a un amico intimo o a un familiare dovrebbe essere scritta secondo le linee guida professionali per la posta elettronica. Questo vale anche quando sei frustrato o comunque insoddisfatto del destinatario, ad esempio quando scrivi un'e-mail di reclamo.

8 consigli per scrivere un'e-mail professionale

1 Includere l'argomento nella riga dell'oggetto

La prima cosa che il destinatario vede nella sua casella di posta è la riga dell'oggetto della tua email. In un'e-mail di marketing, la riga dell'oggetto può fare la differenza tra il destinatario che la apre e la elimina. L'oggetto deve essere conciso, accattivante e pertinente.

Indica esattamente di cosa tratta la tua email nella riga dell'oggetto. In questo modo, il destinatario sa cosa aspettarsi dalla tua email. Non è necessario essere creativi o fare clic qui; il destinatario apprezzerà un oggetto chiaro che lo aiuta a leggere e rispondere in modo efficiente alla tua email.

2 Rivolgersi correttamente al destinatario

Il modo migliore per rivolgersi al destinatario di un'e-mail professionale è "Caro", seguito dal nome o dal cognome insieme al titolo onorifico appropriato. Se non sei sicuro di quale titolo onorifico utilizzare, utilizza il nome o il nome e il cognome.

In alternativa, puoi iniziare l'e-mail con "Ciao" o "Ciao" seguito dal nome del destinatario. Di solito, questo è riservato alle persone con cui hai già una relazione, come un collega o un manager.

3 Mantieni la concentrazione

Un'e-mail professionale dovrebbe coprire un argomento. Potrebbe essere una domanda, una richiesta, una risposta o una spiegazione. Qualunque cosa sia, il corpo dell'email dovrebbe essere incentrato su questo argomento. Mantieni la tua email concisa ma non tralasciare le informazioni chiave.Concisosignifica “solo per il tempo necessario”.

4 Includi la tua firma

Dopo aver scritto la riga di chiusura dell'e-mail, che dovrebbe includere un invito all'azione o un passaggio attuabile, aggiungi un'approvazione appropriata e la tua firma. Una firma professionale dovrebbe includere tutte le informazioni di cui il destinatario potrebbe aver bisogno per comunicare con te in modo appropriato, come titolo, numero di telefono, interno e indirizzo email. Sì, sappiamo che potrebbero semplicemente premere Rispondi per rispondere, ma includere il tuo indirizzo email elimina qualsiasi potenziale confusione su come contattarti.

5 Correzione di bozze

Prima di premere Invia, rileggi la tua email. Esegui una rapida lettura per assicurarti che non contenga errori di battitura, ortografia o grammaticali. Gli errori di posta elettronica possono compromettere l'intero messaggio e farti sembrare poco professionale.

6 Evita un tono casuale

Nella maggior parte dei casi, ciò significa non usare le emoji.

Un'e-mail professionale dovrebbe essere scritta in un tono professionale. Evita il gergo, le espressioni colloquiali e qualsiasi altra cosa che sembri abbastanza casuale da essere un messaggio di testo. Allo stesso modo, evita frasi cliché come "semplicemente tornare indietro" quando prosegui.

7 Fai attenzione alle tue parole

Ricorda, chiunque può inoltrare la tua email a chiunque altro. Allo stesso modo, chiunque può scaricare, stampare o fare screenshot della tua email. Un'e-mail è una registrazione scritta di una conversazione, quindi se non vuoi una registrazione scritta di qualcosa, non dirlo in un'e-mail.

8 Rendi chiare le tue indicazioni

Non dare per scontato che il destinatario sappia dove si trova un file specifico o quali fonti hai utilizzato per sostenere la tua posizione in un saggio recente. Scrivi tutto ciò che menzioni e includi i collegamenti quando applicabile, in modo che il destinatario sappia esattamente di cosa stai parlando e possa accedervi facilmente.

3 esempi di email professionali

1 Oggetto:Grazie per il tuo interesse per il nostro programma estivo di laurea!

Cara Vanessa,

Grazie mille per la tua richiesta. Al momento non accettiamo nuove domande per il nostro programma di laurea estivo.

Ti auguriamo buona fortuna per i tuoi impegni futuri!

Cordiali saluti, Simone Blakely, Dottorato in Scienze Umanistiche, Presidente del Dipartimento

2 Oggetto:Per favore chiudi la finestra prima di uscire

Ciao Maha,

Come da mia ultima email, ti prego di astenerti dal lasciare la finestra aperta dopo aver lasciato la scrivania alla fine di ogni giornata. Ieri sera siamo entrati per trovare dell'acqua nel tuo cubicolo.

Grazie, Alessio

3 Oggetto: Hai tempo per una telefonata questa settimana?

Gentile signor Albanese,

Di recente ho visto il tuo post su LinkedIn riguardo alla ricerca di contatti con snack all'ingrosso

venditori nella tua zona. Possiedo e gestisco AcmeCo Snacks, un fornitore di snack all'ingrosso su abbonamento. Mi piacerebbe avere venti minuti del tuo tempo per discutere di ciò che porto e delle opzioni di prezzo. Sei libero per una chiamata veloce più tardi questa settimana?

Per favore fatemi sapere se volete che condivida il mio catalogo estivo. Abbiamo alcuni nuovi fantastici prodotti in arrivo e mi piacerebbe mostrarti i nostri pacchetti.

Sono libero mercoledì, giovedì e venerdì dalle 12:00 alle 17:00 EST. Per favore fatemi sapere alcune fasce orarie che funzionano meglio per voi.

Non vedo l'ora di chattare di più!

Cordiali saluti, Miriam Schneider Proprietaria e CEO, AcmeCo Snacks “Hai bisogno di uno spuntino? Ti copriamo le spalle."

Domande frequenti sulla posta elettronica professionale

Cos'è un'e-mail professionale?

Un'e-mail professionale è un'e-mail inviata in un contesto accademico o aziendale che contiene un messaggio chiaro e utilizzabile.

Quando dovresti scrivere una email professionale?

• Comunicare con colleghi e manager
• Comunicare con persone esterne all'organizzazione come fornitori, partner e clienti
• Comunicazione con professori e dirigenti scolastici
• Comunicare con i funzionari governativi
• Comunicare durante il processo di candidatura per un lavoro
• Comunicare con il servizio clienti

Quali sono gli elementi importanti di una email professionale?

• Riga dell'oggetto
• Saluto
• Paragrafo/i del corpo conciso/i
• Sezione di chiusura con un passaggio attuabile per il destinatario
• Cancella la sottoscrizione
• Firma