7 consigli utili per scrivere un'e-mail professionale perfetta

È una giornata emozionante, la prima in un nuovo lavoro. Ed è il tipo di concerto a cui potresti abituarti: sedersi su una sedia comoda e gestire le e-mail non è esattamente un lavoro massacrante, giusto? Ma parti di esso potrebbero non venire naturalmente a te, almeno non subito.

Forse vuoi che le email che scrivi promettano sicurezza e controllo, ma sei nervoso all'idea di organizzare ogni parte nel giusto ordine. Forse sei incerto sul modo migliore per salutare. Forse non sei cresciuto parlando inglese a casa; forse non è ancora la lingua in cui sogni.

In ogni caso, non devi preoccuparti, perché con un po' di pratica, scrivere l'e-mail professionale perfetta inizierà a sembrare facile, persino automatico. Ecco alcuni consigli per aiutarti ad iniziare.

1 Saluta la persona a cui stai scrivendo.

Può sembrare strano rivolgersi a uno sconosciuto su Internet come Dear , ma è normale nella corrispondenza formale . Altre opzioni rispettabili ma meno comuni includono Saluti e Saluti .

Quando possibile, è meglio inserire il nome del destinatario. Seguilo con una virgola o due punti, come in questi esempi:

• Caro Ciad,
• Caro signor Oswald:
• Gentile signora Picard-Mimms:

Se non sei sicuro se una donna a cui stai scrivendo sia la signora o la signora , allora la signora è solitamente l'opzione più sicura. Un altro approccio solido e neutrale rispetto al genere consiste nel mettere semplicemente il nome completo del destinatario:

• Caro Alex Lee:

Al contrario, il generico Dear Sir o Madam sembra impersonale e dovrebbe essere evitato.

2 Stai ringraziando la persona o stai rispondendo a un messaggio recente da parte sua? Se è così, inizia da lì.

(Se stai contattando uno sconosciuto con cui non hai mai contattato prima, inizia il corpo della tua email con il passaggio 3.)

Ciò di cui scegli di scrivere per primo dice al lettore cosa pensi sia importante.

Se hai qualcosa per cui esprimere gratitudine, vuoi farlo all'inizio, in modo che non sembri un ripensamento. Allo stesso modo, se sei già nel mezzo di una conversazione avanti e indietro, vuoi rimanere in pista e non cambiare argomento. Qualche esempio:

• Grazie per il tuo gentile contributo a Red Panda Conservation International.
• Grazie per il tuo interesse; il mio cliente sarebbe più che felice di chattare nel momento che hai suggerito.
• La consegna dei pezzi di ricambio che hai richiesto per la tua DeLorean è prevista per questa settimana.

La chiave qui è arrivare rapidamente al punto; non vuoi tenere un lettore impegnato a chiedersi.

3 Spiega di cosa stai scrivendo.

Ci sono due domande a cui devi rispondere chiaramente. Cosa speri che accada e come può aiutare la persona a cui stai scrivendo? Per esempio:

• Ti scrivo per chiedere informazioni sulla tua ricerca su come i gatti si puliscono i cappotti.
• Sono un produttore radiofonico locale che cerca di programmare un'intervista dal vivo prima della tua esibizione a Oakland la prossima settimana.
• Il mio studio di architettura ha bisogno di competenze sulle case sugli alberi e diversi colleghi mi hanno detto che la tua intuizione non ha rivali.

Nel dichiarare il tuo scopo, vuoi essere diretto, ma non al punto da sembrare brusco o scortese. Se questo sembra un atto di equilibrio imbarazzante, peccare per eccesso di formalità. Proprio come è meglio essere leggermente vestiti in modo eccessivo al lavoro che troppo casual, di solito è meglio che la tua prima email a un nuovo contatto sia eccezionalmente educata.

4 Ricordati di mantenerlo breve

Le e-mail professionali non dovrebbero avere una lunghezza epica. Sii rispettoso del tempo dei tuoi lettori, perché se ritengono che il tuo messaggio sia eccessivamente lungo, probabilmente inizieranno a scremare.

Se un argomento importante richiede una lunga discussione, cerca modi migliori per comunicarlo rispetto all'e-mail. Usa il tuo messaggio come un modo per organizzare una riunione o una discussione, piuttosto che un luogo per un denso trattato sull'argomento.

5 Avvolgere con una linea di chiusura.

La tua e-mail dovrebbe concludersi con una frase che chiarisca il tuo significato e prepari qualsiasi cosa venga dopo. Potrebbe spingere il lettore ad agire o essere un modo per concludere delicatamente la conversazione.

• Non vedo l'ora di discuterne ulteriormente con te giovedì alle 11:00.
• Per favore, guarda la bozza del manoscritto che sto allegando e fammi sapere quali revisioni o domande ti vengono in mente.
• La tua guida è stata estremamente utile e non vedo l'ora di essere in contatto.

Proprio come il tuo messaggio potrebbe essere iniziato dove un'e-mail precedente era stata interrotta, vuoi che questo finisca impostando la corrispondenza futura.

6 Firmare con una chiusura appropriata.

Esistono molti modi per terminare un'e-mail prima di inserire il tuo nome, ma nell'interesse del decoro professionale, probabilmente è meglio non diventare troppo creativi. Molte persone si lamentano di distrarre le e-mail di approvazione come "applausi" e "VR" (con molto rispetto), quindi scegline una che non si senta fuori luogo. Alcune delle opzioni più affidabili sono:

• Cordiali saluti,
• Cordialmente,
• Grazie ancora,
• Con apprezzamento,
• Distinti saluti,
• Rispettosamente,

A questo punto, hai quasi finito: c'è solo un ultimo passaggio importante.

7 Prendetevi un momento per correggere le bozze .

Ripensare a ciò che hai scritto prima di premere Invia non dovrebbe essere un compito che richiede tempo: ricorda, l'e -mail ideale è concisa .

Assicurati che il tuo saluto sia corretto (non c'è niente di peggio che rendersi conto che il nome della persona che hai appena inviato via email è stato scritto in modo errato) e di ringraziare quando è appropriato. Ricontrolla che qualsiasi richiesta che stai facendo sia semplice e facile da capire, ma non brusca o presuntuosa.

Inoltre, questa è la tua ultima possibilità di cogliere eventuali errori di battitura sottili; abbiamo visto più di un thread di posta elettronica saltare completamente fuori dai binari quando qualcuno intendeva digitare "adesso" ma accidentalmente ha inserito "non" invece, come in "Non stiamo cercando di preparare la presentazione entro giovedì". Stai attento.

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