Consensi professionali: come terminare un messaggio

Imparare a scrivere firme efficaci per le e-mail fa parte del percorso per diventare bravi nella comunicazione professionale. Quasi ogni email e lettera che invii si conclude con una firma e, nel mondo professionale, quella firma può fare impressione sulla persona con cui stai comunicando.

Che cos'è una firma professionale?

Una firma professionale arriva alla fine di un'e-mail e include:

• una frase di addio
• il tuo nome e titolo (se applicabile)
• le tue informazioni di contatto

L'utilizzo di un'approvazione adeguata dimostra considerazione per il destinatario e il rapporto professionale.

Frase di addio

La prima parte di una conclusione professionale è una frase di chiusura appropriata. Le firme riaffermano il tono del tuo scambio di e-mail, concludendo ogni messaggio con una nota amichevole e produttiva. In effetti,tuttele approvazioni servono a esprimere il tono di un messaggio. Pensa alla differenza tra questi due sigilli:

• Arrivederci
• Distinti saluti

Sebbene entrambi concludano un messaggio, ognuno di essi ha toni diversi: casual o formale. Lascia che il tuo rapporto con il destinatario dell'e-mail ti guidi nella scelta della conclusione ideale. Ad esempio, se stai facendo domanda per un lavoro, inserendo un preavviso di due settimane o inviando in altro modo un'e-mail formale, scegli un'approvazione formale comeSalutioCordiali saluti.Per un collega con cui parli regolarmente, dovresti comunque utilizzare un saluto professionale, ma puoi optare per qualcosa di più informale, comeSalutioCordiali saluti.

Nome e informazioni di contatto

Dopo questa frase di addio, includi il tuo nome completo e le informazioni di contatto. In genere, ciò significa che dovresti includere il tuo numero di telefono. Sebbene possa sembrare ridondante, è utile anche condividere il tuo indirizzo email qui, insieme a qualsiasi altro canale attraverso il quale il destinatario potrebbe contattarti, come LinkedIn o un'altra piattaforma di social media.

Quando utilizzare una firma professionale

Usa un'approvazione professionale in ogni pezzo di comunicazione professionale che scrivi. Non importa se hai già una relazione consolidata o un rapporto amichevole con il destinatario; se si tratta di un messaggio di comunicazione professionale, necessita di un'approvazione professionale. In genere si tratta di e-mail, ma include anche lettere commerciali stampate.

Una firma e-mail professionalenonsostituisce un'appropriata approvazione. Anche se non è necessario digitare le informazioni di contatto dopo il nome se sono incluse nella firma, assicurati di chiudere l'e-mail con una frase di addio appropriata.

3 consigli per approvazioni professionali

1 Rimani professionale

Esistono moltissime indicazioni che puoi utilizzare in un messaggio indirizzato a un amico o un familiare che non utilizzeresti nella corrispondenza professionale. Alcuni esempi sono XX,ci sentiamo presto eci vediamo dopo. In un messaggio professionale, evita abbreviazioni, chiacchiere o qualsiasi cosa che dia un tono eccessivamente familiare al destinatario.

2 Semplifica la risposta

La professionalità è la forza trainante dell’etichetta e-mail. L'etichetta non è un insieme di regole da memorizzare e seguire. È un approccio generale alle interazioni che mira a mettere a proprio agio l'altra parte.

• Includi sempre le tue informazioni di contatto.
• Se opportuno, opta per firme che forniscano istruzioni o aspettative chiare, comeCi sentiamo domanioIn attesa della nostra chiamata.

3 Sii conciso

Una cosa che noterai della maggior parte delle firme delle e-mail è che sono brevi. Selezionane uno che sia una singola parola o una breve frase. Se hai altro da dire, aggiungilo al corpo del messaggio.

Non essere presuntuoso

Potresti incontrare firme via e-mail che dicono cose comeNon vedo l'ora di sentire la tua opinioneoGrazie in anticipo.Sebbene all'inizio questo tipo di approvazioni possano sembrare innocue, implicano che ti aspetti qualcosa di specifico, come un impegno continuo o l'approvazione della tua richiesta. A meno che un'aspettativa non sia stata chiaramente comunicata, ad esempio una telefonata programmata, attenersi a indicazioni più generali.

9 esempi di approvazioni professionali

Esempi generali di approvazione professionale

• Saluti
• Sinceramente
• Migliore

Esempi di approvazione professionale personalizzata

• Riparliamone presto
• Grazie mille
• Apprezzo il tuo aiuto

Esempi di approvazione professionale amichevole e informale

• Arrivederci!
• È stato fantastico ritrovarti
• Auguri

Domande frequenti sull'approvazione professionale

Che cos'è una firma professionale?

Una conclusione professionale è la parte finale di un messaggio che esprime un tono professionale. Include una breve parola o frase, il nome del mittente e qualsiasi informazione di contatto pertinente.

Quando hai bisogno di una conferma professionale?

Utilizza un'approvazione professionale in qualsiasi email o altra comunicazione professionale che invii.

Cosa dovrebbe includere una firma?

Tutte le approvazioni professionali dovrebbero includere quanto segue:

• Una frase di addio appropriata
• Il tuo nome e, se applicabile, il titolo
• Le tue informazioni di contatto