Iniziare la tua carriera? Ecco come passare dalla scrittura accademica a quella professionale

Congratulazioni! Ci sono voluti anni di disciplina, inclusa forse più della tua giusta dose di nottate durante gli esami finali, ma ce l'hai fatta: hai consegnato il tuo ultimo compito universitario.

Nel corso del tuo percorso accademico, probabilmente ti sei abituato a scrivere in uno stile accademico . Ma le cose cambieranno quando inizierai la ricerca di lavoro e passerai alla scrittura in contesti professionali.

Dalla formattazione alla lunghezza, dal tono al vocabolario, scrivere per il tuo lavoro sarà diverso da scrivere per i tuoi professori. Ad esempio, non si applica più il rispetto dei requisiti di lungo conteggio delle parole per un documento (compreso il problema dell'interlinea e dei margini); dovrai invece scrivere in modo conciso, sia tramite e-mail che in una presentazione, per assicurarti di trasmettere i tuoi punti in modo efficiente. Tra le altre cose, mentre ti abitui a scrivere formalmente per un pubblico accademico, dovrai passare a un tono personalmente professionale, che richiede pratica per colpire.

Non preoccuparti, però: abbiamo raccolto i nostri migliori consigli per aiutarti a affrontare la transizione senza intoppi e con successo.

>>Leggi di più:Le cose da fare e da non fare nella tua prima ricerca di lavoro

Scrivere per un nuovo pubblico

Innanzitutto, non sei estraneo alla posta elettronica, ma probabilmente stai per portare quella relazione a un nuovo livello. Anche se la parola “scrittore” non compare da nessuna parte nel titolo o nella descrizione del tuo lavoro, presto potrebbe diventare una parte inevitabile della tua routine quotidiana.

Potresti anche ritrovarti a comunicare con i colleghi su piattaforme di messaggistica sul posto di lavoro come Slack o a scrivere documenti collaborativi insieme ai colleghi, incorporando potenzialmente un linguaggio che va dalla competenza tecnica alla guida del team legale.

In altre parole, la scrittura sul posto di lavoro dovrà soddisfare molte persone contemporaneamente, piuttosto che un solo professore. Questo è un motivo in più per mantenere le cose semplici e dirette ove possibile, come discuteremo di seguito.

>>Leggi di più:Come scegliere il canale di comunicazione giusto per ogni attività

La formattazione è importante nella scrittura professionale

Vuoi massimizzare la leggibilità , anche a livello di ogni email che redigi. Quando puoi, mantieni le cose brevi e metti il ​​punto principale all'inizio. Ricorda: anche le persone che stai contattando lavorano e vuoi rispettare il loro tempo e mantenere le cose il più semplici possibile.

Inoltre, cerca di non seppellire le informazioni chiave in paragrafi densi di dettagli estranei dove è probabile che vengano scremati o trascurati. Esempi di elementi che potresti non voler perdere i lettori includono domande, importi in dollari e date o scadenze.

Alcuni suggerimenti:

• Utilizza elenchi puntati come questo per migliorare ulteriormente la leggibilità.
• Cerca la possibilità di spezzare paragrafi e frasi troppo lunghi.
• Tieni presente che potrebbe anche essere utile mettere in grassetto gli elementi importanti.

Fortunatamente, Grammarly può aiutarti a garantire che le tue e-mail attirino l'attenzione del tuo lettore segnalando proprio questi problemi nei suoi suggerimenti di scrittura.

>>Leggi di più:Le cose da fare e da non fare nell'etichetta della posta elettronica aziendale

Le cose da fare e da non fare del tono nella scrittura

Nella scrittura accademica, la formalità è spesso preferibile, ma c'è una maggiore variabilità nei contesti professionali. Ad esempio, anche se è saggio peccare di formalità quando si scrive una lettera di accompagnamento , potrebbe essere inutile e, di fatto, imbarazzante se sembri troppo formale in un breve messaggio Slack a un collega con cui lavori ogni giorno.

In generale, dovresti scrivere in modo sufficientemente formale da trasmettere rispetto, ma non così formale da sembrare rigido o scostante. Questo può essere un atto di bilanciamento: solo da questo lato di "Caro Signore" ma non fino a "Ehi, fratello".

Cerca piuttosto di sembrare neutrale e colloquiale. Prova a leggere la bozza ad alta voce per vedere se sembra educata e amichevole ma non eccessivamente amichevole. Se è pieno di slang o contiene un numero di punti esclamativi quasi comici, rielaboralo di conseguenza. E se ti ritrovi senza fiato prima della fine di una frase o perdi il senso a metà di un paragrafo, sai che qualcosa deve essere suddiviso in parti più piccole.

Usa un vocabolario semplice nella scrittura professionale

Al college, potresti esserti abituato a mostrare la tua vasta conoscenza riguardo alla semiotica alla base della messa in scena nella tua ultima analisi letteraria. (Cosa?) Ma sul posto di lavoro, devi essere più diretto.

Come accennato in precedenza riguardo alla struttura e al tono, vuoi che la tua scrittura professionale sia colloquiale e facile da seguire. Ciò significa lasciare il dizionario dei sinonimi sullo scaffale e semplificare una dizione eccessivamente erudita. Per mantenere la tua scrittura coinvolgente, Grammarly può aiutarti a trovare sinonimi efficaci se fai affidamento ancora e ancora su alcune delle stesse parole semplici.

Farlo bene

Analogamente a quando scrivi per la scuola, non vuoi rischiare di perdere punti a causa di errori evitabili di ortografia, punteggiatura e così via. Ma una cosa che potrebbe sorprenderti è la frequenza con cui tali errori compaiono nelle missive sul posto di lavoro che ricevi.

Ecco una protezione a cui vale la pena prendere l'abitudine, in particolare per le e-mail: salva la compilazione del campo "a" per ultimo. Finché è vuoto, non c'è alcuna possibilità che tu (o il tuo gatto) premiate "invia" prima di aver avuto la possibilità di rileggere la bozza e individuare eventuali errori di battitura evidenti.

Poi c'è quel trasgressore frequente, la perfida (ehm, inaffidabile, abbiamo detto di mantenere il vocabolario semplice, vero?) tastiera mobile. A differenza della scuola, dove le scadenze di novembre apparirebbero sul programma già ad agosto, i vincoli orari sul posto di lavoro hanno la tendenza a cambiare rapidamente e potresti essere obbligato a rispondere rapidamente e, a volte, dal tuo dispositivo mobile.

Qui, una cosa che potrebbe aiutarti a distinguere la tua corrispondenza è la tastiera grammaticale. Può rilevare molti di questi fastidiosi errori prima che tu provi la consapevolezza, troppo tardi, di individuarli nella posta in uscita del tuo telefono.