Come scrivere un'e-mail di promemoria professionale

Gli esseri umani hanno una memoria imperfetta. Ecco perché esistono le email di promemoria. Nel corso della tua carriera, probabilmente scriverai molte email di promemoria. Si tratta di email che menzionano argomenti già discussi in precedenza, come richieste professionali, incontri e spunti di discussione, per evitare che il destinatario se ne dimentichi. Le e-mail di promemoria sono utili anche nella vita non professionale, sia che si tratti di chiedere a qualcuno di rispondere a un evento, di pianificare un viaggio o di dare una spintarella a qualcuno per un appuntamento.

Cos'è un'e-mail di promemoria?

Viene inviata un'e-mail di promemoria per ricordare al destinatario di intraprendere un'azione specifica o per assicurarsi che non abbia dimenticato qualcosa. Negli ambiti professionale e accademico, vengono spesso inviate e-mail di promemoria per assicurarsi che le riunioni siano programmate, i documenti siano condivisi, le informazioni siano riconosciute e le scadenze siano rispettate. Le e-mail di promemoria sono un tipo di e-mail professionale e condividono alcune somiglianze con altri tipi di e-mail professionali come le e-mail di vendita e di follow-up.

Quando dovresti inviare un'e-mail di promemoria?

Un'e-mail di promemoria è solitamente un messaggio di follow-up che supporta un'e-mail precedente. Ad esempio, se invii un'e-mail a un collega per pianificare una riunione e non ricevi risposta, puoi inviare un'e-mail di promemoria per ribadire la convocazione della riunione.

Le email di promemoria non devono necessariamente seguire le email. Puoi anche inviarne uno dopo una telefonata o una conversazione di persona. Ogni volta che devi ricordare al destinatario qualcosa di cui hai discusso in precedenza, è opportuna un'e-mail di promemoria.

Quando inviare un promemoria

Ecco alcuni scenari di esempio che possono essere risolti tramite un'e-mail di promemoria:

• Un pagamento in ritardo da parte di un cliente
• Una scadenza imminente
• Documentazione da firmare
• Un incontro imminente
• Eventi
• Comunicazione decaduta

Quando non inviare un promemoria

Non inviare un'e-mail di promemoria se sono trascorse meno di 24 ore da quando hai inviato l'e-mail iniziale. Tienilo presente come periodo di tempo minimo che è opportuno attendere prima di inviare un'e-mail di promemoria: in alcuni casi potrebbe essere opportuno attendere più a lungo.

4 consigli per scrivere un'e-mail di promemoria

1 Usa un tono professionale

Un'e-mail di promemoria, come qualsiasi e-mail vera e propria, dovrebbe essere scritta in un tono diretto e professionale. Non essere accusatorio o rimproverante in un'e-mail di promemoria; l'obiettivo non è quello di costringere il destinatario a conformarsi, ma semplicemente ricordargli una riunione, una chiamata o un altro argomento che potrebbe essere dimenticato nella mischia della vita professionale quotidiana.

2 Sii diretto

Oltre ad essere gentile e professionale, sii diretto. Fai una richiesta specifica, ad esempio chiedendo loro di inviarti un'e-mail per accedere a un documento specifico o di dire "sì" a una riunione programmata nel loro calendario, e dichiara direttamente questa richiesta.

3 Il tempismo è importante

Il tempo di attesa adeguato prima di inviare un'e-mail di promemoria dipende in gran parte dall'urgenza del messaggio. Per scadenze ravvicinate, invia e-mail di promemoria circa 24 ore dopo la comunicazione iniziale. Per questioni meno urgenti, è possibile attendere qualche giorno prima di inviare un'e-mail di promemoria. Considera quanto tempo è trascorso dalla tua comunicazione iniziale e quanto tempo hai prima della scadenza: se tale scadenza si sta avvicinando rapidamente, inviare un'e-mail di promemoria prima piuttosto che dopo può aiutarli a evitare di perderla.

In qualsiasi e-mail di promemoria urgente, includi una sequenza temporale chiara. Nella sequenza temporale, includi la data della conversazione iniziale, la scadenza e qualsiasi altra data rilevante.

4 Non chiedere scusa

Infine, non scusarti per aver inviato un'e-mail di promemoria. Dai semplicemente al destinatario una breve spiegazione della tua email e chiedigli gentilmente di agire.

Come scrivere un'e-mail di promemoria cortese

Utilizza il seguente formato come modello per email di promemoria efficaci.

Linea tematica

Utilizza un oggetto chiaro per l'e-mail di promemoria. Il destinatario dovrebbe sapere di cosa tratta l'e-mail prima ancora di aprirla. Ecco alcuni esempi di validi oggetti dell'e-mail di promemoria:

• Promemoria: invia i documenti di onboarding firmati entro giovedì 28/9
• Seguito: il nostro incontro martedì prossimo alle 11.00
• Azione URGENTE richiesta: progetto Ward Street

Saluto

Inizia la tua email con un saluto professionale standard, comeCiao, CiaooCaroseguito dal nome del destinatario.

Spiegazione

Nella prima sezione del corpo dell'e-mail di promemoria, indica il motivo per cui stai inviando un promemoria. Potrebbe trattarsi di un breve riepilogo di una conversazione avuta con il destinatario o di una o due frasi che spiegano il motivo per cui lo stai contattando. In ogni caso, mantieni questa sezione breve e diretta.

Soluzione proposta/invito all'azione

La seconda metà del corpo dell'e-mail di promemoria dovrebbe includere il promemoria vero e proprio. Qui è dove indichi cosa deve fare il destinatario e la data entro la quale deve essere fatto. A seconda dell'argomento e del periodo di tempo, puoi anche affermare che l'azione deve essere intrapresa "al più presto" o al più presto possibile.

A seconda del contenuto dell'e-mail, puoi anche dire al destinatario di inviarti un'e-mail o chiamarti per qualsiasi domanda abbia.

Cancella la sottoscrizione

Completa un'e-mail di promemoria con un'approvazione professionale, ad esempio:

• Distinti saluti
• Cordiali saluti
• Migliore

Segui la tua firma con la tua firma professionale.

5 esempi di email di promemoria

1 E-mail di promemoria a un manager

Oggetto: Oggetto: PTO dal 12/10 al 20/10

Ciao Rosalie,

Volevo dare seguito alla mia richiesta di PTO per il periodo dal 12 al 20 ottobre. Sei riuscito a ottenere l'autorizzazione dalle risorse umane per prendermi questo tempo libero?

Per favore fatemelo sapere il prima possibile, poiché ho bisogno di garantire la prenotazione di un hotel e di un volo se la PTO è approvata.

Grazie!

Migliore,

Dalila

2 E-mail di promemoria a un cliente

Oggetto: Approvazione del progetto

Ciao Karoline,

Grazie per il rapido feedback su questi modelli. Invia le tue note o l'approvazione dell'aggiornamento del design proposto entro EOD venerdì in modo che il nostro team creativo possa procedere con le proprie risorse per la campagna e-mail.

Se hai ulteriori domande o hai bisogno di chiarimenti, sono sempre disponibile via email o Slack.

calorosamente,

Carmichael

Capo della progettazione

Agenzia di design

3 E-mail di promemoria della riunione

Oggetto: Attendo con ansia la nostra chiamata alle 14:00 di oggi

Ciao Darien,

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Vorrei ricordarvi della nostra chiamata sullo status di questo pomeriggio. Non vedo l'ora di discutere i nostri progressi sul progetto di ristrutturazione e di sentire il tuo feedback.

Se hai bisogno di riprogrammare la nostra chiamata, fallo scegliendo un'altra data e ora nel mio calendario qui: [link al calendario].

Migliore,

Vittorio Manoy

Caposquadra

Costruzione, LLC

4 E-mail di promemoria urgente

Oggetto: URGENTE: azione richiesta entro il 1° ottobre

Caro Sumit,

Apprezziamo la tua attività e siamo orgogliosi di chiamarti "uno dei nostri" negli ultimi tre anni. Ci auguriamo che continuerai a investire con Capital Company. Tuttavia, per fare ciò, abbiamo bisogno che tu aggiorni il tuo account investitore e autorizzi l'autenticazione a due fattori. Questo per proteggere i tuoi dati sensibili e garantire la conformità alla sicurezza.

Se hai domande sull'aggiornamento o su come manteniamo i tuoi dati al sicuro, rispondi a questa email. Se non riesci ad aggiornare il tuo account e ad autorizzare l'autenticazione a due fattori entro il 1° ottobre, il tuo account verrà sospeso fino al completamento dell'aggiornamento.

Grazie mille per la collaborazione: siamo entusiasti di continuare a investire con te.

Migliore,

Ester Clark

Assistente all'amministrazione della sicurezza

Capital Co.

5 E-mail di promemoria del pagamento

Oggetto: Promemoria: si prega di pagare la fattura n. 008

Cara signora Teplitsky,

Questo è un gentile promemoria che la fattura n. 008 è scaduta. Ti preghiamo di completare il pagamento il prima possibile.

Se ritieni che questa email sia errata, inoltrala a Santos Bautista, Responsabile della contabilità, all'indirizzo [indirizzo email] con una breve spiegazione dell'errore.

Grazie,

Deborah

Ammin. Assistente, hosting web

Domande frequenti sulle e-mail di promemoria

Cos'è un'e-mail di promemoria?

Un'e-mail di promemoria è un messaggio inviato per ricordare al destinatario un evento imminente, un'azione o un argomento discusso in precedenza.

Quando dovresti inviare un'e-mail di promemoria?

Invia un'e-mail di promemoria almeno un giorno dopo la comunicazione iniziale con il destinatario. Se ricordi loro una scadenza, può anche essere utile inviare l'e-mail di promemoria almeno 24 ore prima della scadenza.

Cosa dovrebbe includere un'e-mail di promemoria?

Un'e-mail di promemoria dovrebbe includere quanto segue:

• Un oggetto chiaro e accattivante
• Un saluto
• Una spiegazione concisa del motivo per cui stai inviando l'e-mail
• Una richiesta o un promemoria chiaro e diretto
• Un'approvazione e una firma professionali

Quali sono i diversi tipi di e-mail di promemoria?

• Seguiti della riunione
• Promemoria mancati pagamenti
• Richieste di azione
• Ripresa della comunicazione scaduta
• Promemoria delle riunioni