Come scrivere un'e-mail di promemoria – con campioni

Che si tratti di un pagamento mancante, di una riunione urgente o di una richiesta di ferie, a volte dovrai inviare un'e-mail di promemoria.

Le e-mail di promemoria dovrebbero essere educate, professionali e persuasive: far capire il tuo punto di vista rimanendo dalla parte giusta della maleducazione. Entro la fine dell'e-mail, il destinatario dovrebbe sapere esattamente cosa deve fare e quando.

‍ Le e-mail di promemoria amichevoli sono notoriamente difficili da inchiodare, ma non è necessario che sia così. Leggendo questa guida e seguendo i nostri principi per scrivere un'e-mail di promemoria, sarai in grado di inviare un promemoria gentile in pochi minuti.

Che cos'è un'e-mail di promemoria?

Ci sono numerosi motivi per cui potrebbe essere necessario inviare un promemoria via e-mail. Alcuni di questi includono la conferma della partecipazione a una riunione o un colloquio imminente, l'evidenziazione di una fattura non pagata o il lavoro in ritardo.

I promemoria e-mail sono in genere suddivisi in due tipi:

1. Un'e-mail inviata prima che accadesse qualcosa, ad esempio un amichevole promemoria che dovrebbe aver luogo una riunione.
2. Un promemoria via e-mail dopo che qualcosa non è accaduto, ad esempio un promemoria che una fattura non è stata pagata entro la data di scadenza.

Un'e-mail di promemoria ha un unico scopo: convincere qualcuno ad agire.

Che si tratti di inviarti un'e-mail, richiamarti, inviarti il ​​lavoro o pagare la bolletta. Alla fine dell'e-mail, devono sapere cosa vuoi che facciano, come vuoi che lo facciano e quando.

È così semplice, quindi perché così tanti di noi trovano così difficile scrivere e-mail di promemoria educate? È il mezzo che rende il messaggio una sfida.

A differenza delle telefonate, l'e-mail è passiva. Rimuovere l'elemento umano può causare problemi di comprensione e portare all'evitamento e alla mancanza di azione. Le persone trovano più facile ignorare un'e-mail che una telefonata.

Che cosa si può fare? Indipendentemente dal fatto che tu stia scrivendo un'e-mail professionale o personale, scrivere un'e-mail professionale è un'abilità essenziale che devi padroneggiare.

Quando si scrive un'e-mail di promemoria, la sfida è trovare il giusto equilibrio tra essere professionale, educato e persuasivo. Le e-mail di promemoria amichevoli dovrebbero rispettare le regole formali dell'etichetta e-mail, ma garantire che non ci sia spazio per la confusione.

"Gli accademici che studiano le e-mail hanno concluso che l'uso del "tono e atteggiamento appropriati nelle e-mail può aiutare a mitigare le sfide che il mezzo presenta". Essendo professionale, educato e persuasivo ma gentile, puoi convincere le persone a rispondere. D'altra parte, è probabile che la tua email venga ignorata se risulta scortese, aggressiva o ambivalente.

Perché le e-mail di promemoria amichevoli sono importanti?

Scrivere e-mail di promemoria educate è una necessità nella nostra vita personale e professionale. Le e-mail sono la valuta commerciale del mondo, con oltre 300 miliardi di messaggi elettronici inviati ogni giorno. Il lavoratore medio riceve 121 e-mail al giorno e si stima che un incredibile (o scioccante) 35% di queste e-mail aziendali non venga letto.

Hanno anche 651 email non lette nella loro casella di posta. Sono molti i messaggi persi e i mittenti infelici. Quanti ne hai?

Se ti ritrovi ad affogare nelle comunicazioni digitali, non disperare. La ricerca incentrata sulla ricerca e sviluppo nelle aziende statunitensi ha rilevato che "gli amministratori dell'innovazione hanno un numero maggiore di contatti diretti, sono più impegnati nelle conversazioni e ricevono più messaggi di quanti ne inviano". Hanno anche scoperto che le persone innovative avevano maggiori probabilità di rispondere in modo tempestivo e professionale.

Se si considera quanto tempo ci vuole per aprire, leggere e rispondere a un'e-mail, non sorprende che si possa perdere anche la corrispondenza essenziale. Ma le e-mail mancanti possono tradursi in una perdita di entrate, con la PMI britannica media che ha almeno cinque fatture in sospeso, a una media di $ 11.700. Quante email di sollecito di pagamento scaduto hai inviato?

Gli intervistati potrebbero non ignorare la tua email di proposito. In effetti, filtri antispam sempre più sensibili possono bloccare la tua corrispondenza cruciale in una cartella di posta indesiderata, soprattutto se contiene un allegato.

Le e-mail di promemoria amichevoli possono essere difficili da scrivere e difficili da ricevere, quindi mantienile concise. Il destinatario deve fare due cose: leggere l'e-mail e rispondere. È così semplice, quindi non c'è motivo di complicare eccessivamente l'invio.

Come scrivere un'e-mail di promemoria

Le e-mail di promemoria dovrebbero essere brevi, scattanti e al punto. Vuoi che la persona faccia qualcosa, quindi devi essere chiaro. Devi essere assertivo ed evitare di essere scortese. Presentarsi come scortesi è il modo più veloce per eliminare del tutto la tua e-mail.

In termini di tono, ti consigliamo di essere formale quando invii e-mail di promemoria gentile. Se hai a che fare con qualcosa di serio, come una fattura non pagata, potresti dover fare nuovamente riferimento all'e-mail in futuro o addirittura usarla come prova, quindi sii il più educato possibile.

La nostra ricerca ha scoperto che ci sono sei componenti cruciali di e-mail di promemoria di successo:

1. Linea tematica
2. Saluto
3. Situazione
4. Soluzione
5. Azione
6. Cancella la sottoscrizione

Diamo un'occhiata a questi in modo più dettagliato passo dopo passo.

1. Riga dell'oggetto

Ti consigliamo di essere chiaro nelle righe dell'oggetto dell'email di promemoria. Il nostro esempio di seguito indica che il destinatario non può avere dubbi sull'argomento dell'e-mail.

2. E-mail di saluto

Essere educati e professionali è l'approccio giusto. Non approfondiremo le sfumature dei saluti via e-mail, ma leggi la nostra guida su come avviare un'e-mail professionale se vuoi saperne di più.

3. Situazione

Spiega il problema e sii specifico. Includere riferimenti, date e dettagli. Sii chiaro e inequivocabile.

4. Soluzione

Saremo un po' più gentili in questo esempio di email di promemoria di quanto tu debba essere necessariamente. Tuttavia, spesso aiuta, in particolare se sei una piccola impresa e la persona con cui stai comunicando è un cliente o un cliente stimato.

A volte possono esserci scuse legittime sul motivo per cui un'e-mail o una fattura vengono ignorate o non pagate. Essere educati e professionali ti dà le migliori possibilità di raggiungere un risultato soddisfacente.

5. Azione

Dì al destinatario esattamente cosa vuoi che faccia. Se vuoi che ti paghino, diglielo. Se vuoi fissare una data, fallo. Ma resisti a fare minacce o ad arrabbiarti. È meno probabile che otterrai il risultato che desideri se lo fai.

In caso di pagamenti in ritardo coerenti, potresti voler specificare una data per il pagamento. In alcuni casi, potresti voler spiegare le conseguenze se qualcuno non ti risponde gentilmente. Potrebbe essere che offri il loro posto per il colloquio a qualcun altro o inizi un procedimento formale per recuperare le entrate mancate.

Ancora una volta: se sei chiaro su ciò che vuoi, non c'è margine di incomprensione.

6. E-mail di approvazione

Termina la tua email in modo formale ed educato. Se hai bisogno di un promemoria su come terminare un'e-mail in modo professionale, consulta la nostra guida.

Esempi di email di promemoria

Ecco alcuni esempi di promemoria e-mail standard e relativamente delicati che potresti trovare utili. Usano anche la struttura a sei punti che abbiamo stabilito sopra. Indipendentemente dal fatto che tu tragga ispirazione dai nostri esempi o meno, ricorda sempre gli aspetti principali di una gentile e-mail di promemoria che abbiamo presentato in questo blog.

Gentile email di promemoria al capo

Un gentile promemoria via email al tuo capo può essere un argomento delicato, ma il principio è sempre lo stesso. Sii professionale, educato e persuasivo. Questo esempio potrebbe anche funzionare come una gentile e-mail di promemoria per un responsabile delle risorse umane, un professore o un collega.

Email di promemoria al cliente

A volte, un progetto può essere sospeso se un cliente, un appaltatore, una parte interessata o qualcun altro non riesce a fare la sua parte. Una delicata e-mail di promemoria a un cliente può riportare il tuo progetto in carreggiata.

E-mail di promemoria dell'evento

Le e-mail di promemoria dell'evento sono necessarie per garantire il successo del tuo evento. Probabilmente ne invierai alcuni, quindi questo esempio di e-mail di promemoria è rassicurante breve, dolce e al punto.

E-mail di promemoria riunione

Le richieste di riunione devono essere sempre personalizzate. Puoi essere più specifico sull'importanza di una riunione e sulle implicazioni della mancata partecipazione rispetto all'e-mail dell'evento. Questo esempio può anche essere trasformato in un'e-mail di promemoria dell'appuntamento.

E-mail di promemoria di pagamento scaduto

I solleciti di pagamento sono (purtroppo) fin troppo comuni, con i ritardatari un problema che deve affrontare tutte le aziende. La chiave qui è rimuovere le emozioni e resistere alla tentazione di arrabbiarsi. Indica i fatti, fornisci loro i risultati e spiega loro cosa devi fare.

5 errori comuni di promemoria e-mail e come evitarli

Gli esempi di cui sopra dovrebbero fornire alcune preziose linee guida su come strutturare e-mail di promemoria amichevoli. Prima di firmare, ecco cinque errori comuni di promemoria e-mail e come evitarli.

1. Vai al punto

Sii amichevole ma fermo. Stai scrivendo un promemoria per un motivo, quindi vai rapidamente al punto. Sii dettagliato, specifico e strutturato.

2. Evita l'imbarazzo

Sai che hanno ricevuto l'e-mail (e probabilmente lo fanno anche loro), ma non fare nomi e vergogna. Mantieni le tue e-mail di promemoria gentili educate, amichevoli e mirate.

3. Non scusarti mai

È facile scusarsi (è quello che facciamo, giusto?), ma non aiuterà il tuo promemoria via email. Se vuoi, puoi attenuare un po' il colpo ( potresti esserti perso la mia email precedente ), ma non è necessario. Inoltre, non scrivere una di quelle e-mail "Solo un promemoria...".

4. Fornire una soluzione

Sii sempre chiaro su ciò che vuoi che il destinatario faccia. Vuoi una risposta e un'azione che fornisca il risultato che desideri. Dì alla persona cosa vuoi che faccia e quando.

5. Incoraggiare la comunicazione

In alcuni casi, potrebbero esserci motivi legittimi per cui qualcuno non risponde a te. Fornisci molteplici opportunità e suggerimenti per incoraggiarli a risponderti. Se non vogliono inviarti un'e-mail, offri la possibilità di contattarti via telefono.

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