Rispondi a tutti: come rispondere a un'e-mail di gruppo in tutta sicurezza

La funzione rispondi a tutti è una benedizione mista. Può essere una parte essenziale della tua routine quotidiana di posta elettronica, ma se sei disattento, può anche essere un modo semplice per metterti in imbarazzo di fronte al tuo manager, colleghi, contatti professionali e persino sconosciuti.

Sapere quando e come utilizzare al meglio la risposta a tutti è la chiave per avere successo praticamente in qualsiasi cosa implichi l'invio di e-mail, come il contatto con i clienti, le comunicazioni interne o la pianificazione di un'uscita di gruppo. Di seguito esamineremo i motivi per implementarlo, le situazioni in cui non è l'ideale e come rispondere: il tutto con tatto, grazia e sicurezza.

Quando è opportuno rispondere a tutti?

Per cominciare, sia chiaro che in molti casi è meglio rispondere a un'e-mail di gruppo inviando messaggi a singoli individui piuttosto che rispondendo a tutti.

Una domanda chiave qui è:qual èil modo più semplice per ridurre al minimo sia il disordine della posta in arrivo che la confusione per tutti quelli a cui stai rispondendo? Se riesci a pensare a un modo migliore per realizzare entrambi, probabilmente dovresti farlo.

Tuttavia, ci sono molte situazioni in cui l'utilizzo di Answer-all è decisamente la scelta giusta.

A volte questo è ovvio: il tuo capo invia un'e-mail al tuo team e ti chiede di aggiornare tutti, ad esempio, su qualcosa su cui stai lavorando. Oppure un cliente invia un'e-mail a te, al tuo capo e a un altro collega con una domanda sulla tempistica; se sei la persona principale responsabile della pianificazione, questo è un buon momento per utilizzare Rispondi a tutti. Tieni presente che in questo scenario, parte del motivo per cui rispondi a tutti è far sapere agli altri membri del tuo team che ti sei occupato di rispondere alla domanda del cliente.

Sebbene la risposta a tutti sia talvolta disapprovata perché genera e-mail che distraggono, fastidiose o non necessarie, un'unica risposta a tutti tempestiva e ponderata può evitare più e-mail e domande di follow-up.

Ecco un esempio: supponiamo che tu lavori in una redazione e un collega invii un'e-mail a quindici persone chiedendo urgentemente se qualcuno può aiutarla ad aprire l'armadietto delle forniture per prendere un registratore da campo e un microfono per il suo prossimo viaggio di reporter.

Se rispondi solo a lei e dici: "Certo, ho una chiave e posso controllare un kit per te adesso", è probabile che altri rispondano e si offrano di fare lo stesso, insieme a un editore che ti chiede se è stato fatto. In questo caso è meglio rispondere subito e chiarire a tutti che stai gestendo la richiesta.

È importante sottolineare che questa stessa logica funziona su larga scala: se venti persone riceveranno la tua risposta a tutti e la tua risposta sarà utile alla maggior parte di loro, vale la pena inviarla. Detto questo, più persone partecipano al thread, più alto sarà il livello di pertinenza.

Questo tipo di calcolo funziona anche se stai pensando di utilizzare Rispondi a tutti per porre una domanda. Se è probabile che riguardi la maggior parte delle altre persone nel thread, potrebbe valere la pena chiedere in un modo che tutti possano vedere, ma fai attenzione a non esagerare.

Quandonondovresti rispondere a tutti?

Torniamo alla domanda che abbiamo affrontato in precedenza: qual è il modo migliore per ridurre al minimo sia il disordine che la confusione della posta in arrivo? Se l'e-mail che stai pensando di inviare non sarebbe gradita o rilevante per la maggior parte delle persone che raggiungerebbe, rispondi a tutti non è la strada da percorrere.

Ecco un esempio: tu e tutti i membri del tuo dipartimento ricevete un'e-mail che informa che uno dei vostri colleghi ha accettato una nuova importante promozione e trasferimento. Le congratulazioni sono d'obbligo e tutti sono invitati a passare nel patio alle quattro per la torta e gli affettuosi addii.

Tu (e tutti gli altri nel tuo dipartimento) devi rispondere a tutti con unCONGRATULIin maiuscolo e l'emoji della torta? Probabilmente no. In questo caso basterà rispondere individualmente al celebre collega o, meglio ancora, congratularsi di persona davanti alla torta.

Una logica simile si applica a questioni più delicate o personali. Quando è necessario correggere educatamente qualcuno o assicurarsi che la contabilità fornitori contenga i moduli fiscali personali e l'indirizzo attuale, la risposta a tutti è raramente, se non mai, la soluzione ottimale.

Questa idea è particolarmente rilevante quando si tratta di feedback professionale perché non è difficile immaginare uno scenario in cui anche una correzione ben intenzionata data di fronte a una dozzina di colleghi mortifica il destinatario principale, inducendo a rabbrividire tutti gli altri membri della catena, e rischia, nella migliore delle ipotesi, di far sembrare il mittente ignaro.

Ancora una volta, se la tua email non sarà utile alla maggior parte delle persone che la riceveranno, non utilizzare Rispondi a tutti.

Come posso utilizzare Rispondi a tutti per trasmettere con tatto informazioni utili?

Proprio come faresti con le e-mail indirizzate a singoli individui, dovresti essere educato e mantenerlo breve quando rispondi a tutti. Ciò significa ridurre al minimo le ripetizioni e cercare modi per limitare gli scambi avanti e indietro. Cerca di chiarire cosa dovrebbe succedere dopo, in particolare se riguarda azioni per più destinatari. In questi casi, potresti voler mettere il nome di ogni persona in grassetto o utilizzare un elenco puntato per migliorare la leggibilità, come in questo esempio:

Dato che l'ospite di questo episodio ha dovuto riprogrammare la nostra sessione di registrazione per un giorno prima, dovremo accelerare i nostri tempi.

• Marissa:Puoi fare una bozza delle note di produzione stamattina così abbiamo il tempo di modificarle?
• Virgil:Puoi essere pronto a modificarli e poi consegnarli all'ospite prima delle 14:00?
• Riley:Potresti assicurarti che l'ospite abbia tutti i dettagli sulla nostra configurazione di registrazione?

Tieni a mente il tuo pubblico. Pensa a quali informazioni saranno loro più utili e a come comunicarle in modo chiaro, conciso, gentile e privo di errori.

Grammarly può aiutarti a rispondere a tutti con sicurezza

L'ultima cosa che vuoi è premere Invia e realizzare che hai appena usato Rispondi a tutti per bombardare colleghi o perfetti sconosciuti con un'e-mail piena di punteggiatura, ortografia ed errori grammaticali.

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