15 suggerimenti per creare un'e-mail di follow-up delle vendite che stimoli le risposte

Pubblicato: 2022-03-22

Come scrivere una buona email di follow-up delle vendite? Quale riga dell'oggetto devo utilizzare per la mia e-mail di follow-up? Quante volte devo seguire?

Se il tuo lavoro prevede vendite, queste sono solo alcune delle domande che potresti farti.

Questo post del blog spiegherà come creare un'e-mail di follow-up delle vendite che guida le risposte dei tuoi potenziali clienti e ti presenta il modo più veloce per scriverle.

1. Scegli un formato e attieniti ad esso

Dovresti iniziare pianificando la struttura della tua email. I componenti più importanti da considerare sono la lunghezza della tua email e il numero di paragrafi che conterrà. Pensala come una forma speciale di arte. Sei un artista che delinea il tuo futuro disegno.

Lunghezza

Decidi il numero approssimativo di caratteri che utilizzerai. In media, il 54% delle e-mail viene aperto su dispositivi mobili, quindi le e-mail di follow-up delle vendite lunghe sono un divieto.

Cosa c'è di breve, allora? Sulla base dei dati di Boomerang, le e-mail di vendita comprese tra 50 e 125 parole hanno i migliori tassi di risposta. Mantenerlo entro questi limiti manterrà la tua email di follow-up facilmente digeribile per un pubblico mobile-first.

Paragrafi

Sapevi che le persone consumano le e-mail in modo molto diverso da qualsiasi altro modulo multimediale digitale, per non parlare della stampa?

Invece di leggerli parola per parola, le persone tendono a scansionare le e-mail in uno schema F. La maggior parte salta l'introduzione, scansionando il corpo dell'e-mail alla ricerca di qualcosa di interessante in cui tuffarsi. Ecco perché dovresti strutturare la tua copia per "scanner".

In sostanza, questo significa spezzare la tua email in piccoli blocchi di testo. Due o tre paragrafi dovrebbero essere sufficienti per trasmettere il tuo messaggio. Se hai bisogno di più, la tua email è probabilmente troppo lunga.

2. Determina l'obiettivo della tua email di follow-up di vendita

Vuoi invitare il tuo potenziale cliente per una chiamata demo? Il tuo obiettivo è richiedere un altro incontro? Hai bisogno di maggiori informazioni su di loro?

Prima di rimboccarti le maniche e redigere la tua email, devi determinare l'obiettivo specifico della tua email.

L'obiettivo del tuo follow-up modellerà il tono e la struttura generale dell'intera email. Inoltre, sarà più facile per il potenziale cliente fornire una risposta.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei possibili obiettivi di follow-up.

Per nominare la prossima riunione
Per raggiungere dopo aver lasciato un messaggio vocale
Da raggiungere dopo il primo follow-up
Per ottenere una risposta dopo diverse serie di follow-up senza risposta
Per continuare una discussione dopo un evento di networking
Per ottenere maggiori informazioni necessarie per continuare una vendita

Scegli quello che funziona per la tua situazione e pianifica la tua copia della posta elettronica di conseguenza. Tutto dovrebbe giocare verso questo obiettivo finale. Dal saluto alla firma.

3. Fai i compiti

Abbiamo già accennato all'importanza di fare i compiti nel nostro precedente articolo su come scrivere un'e-mail fredda.

Anche se non è il tuo primo incontro con una persona, non farà mai male tenere d'occhio gli ultimi aggiornamenti della sua attività. Puoi anche fare un tuffo nel loro settore per condividere alcune informazioni o notizie recenti che il lead potrebbe trovare utili.

Indipendentemente dalla situazione, fare uno sforzo per tenere d'occhio il destinatario e personalizzare il tuo follow-up aggiungerà punti extra e ti farà sembrare più attraente ai suoi occhi.

4. Aprire l'e-mail con il contesto

Ogni riga del tuo follow-up riguarda il fatto che il destinatario legga quella successiva.

Inizia la tua email fornendo loro un contesto attorno alla tua comunicazione iniziale. Questo rinfresca la loro memoria e li attira.

Confronta i seguenti esempi per capire di cosa stiamo parlando.

[email protected]

Ciao John,

Ti scrivo per dare seguito alla nostra ultima conversazione. Il mio caposquadra mi ha chiesto un aggiornamento sulla tua situazione.

[email protected]

Ciao John,

È stato un piacere avere una discussione con te e il tuo team nel nostro stand la scorsa settimana.

Dovresti anche stare alla larga da battute di apertura scomode, come:

"Solo il check-in per vedere..."
"Vorrei continuare su..."
"Voglio solo fare rapidamente il check-in e scoprirlo..."

Tutto ciò che chiunque vuole fare dopo aver letto quelle frasi è spostare l'e-mail nella casella di posta indesiderata. Usiamo "solo" per minimizzare noi stessi e può sembrare poco sicuro o addirittura non sincero. Hai solo pochi secondi per catturare la loro attenzione, quindi devi provarci fin dall'inizio.

5. Spiega il risultato desiderato

Ora è il momento di trasmettere il tuo messaggio.

Il tuo messaggio di follow-up non dovrebbe assomigliare a una scrittura accademica. Alla fine della giornata, comunichi con gli umani, non con i robot. Usa un vocabolario semplice ma professionale e rendi le tue frasi concise.

Cosa dovresti fare:

Non usare parole d'ordine
Non utilizzare una terminologia confusa a meno che non sia effettivamente rilevante per il tuo settore
Non aggiungere aggettivi privi di significato

Ecco un buon esempio da seguire.

[email protected]

Ciao John,

È stato un piacere avere una discussione con te e il tuo team nel nostro stand la scorsa settimana.

Come promesso, ti invio informazioni sui nostri piani tariffari. Sentiti libero di esaminare le opzioni di prezzo con il team. Parliamone in dettaglio nel nostro prossimo incontro.

‍ Nel caso in cui il tuo messaggio iniziale o il follow-up precedente non abbia ceduto in risposta, nel tuo follow-up desideri affrontare la tua proposta di valore da una nuova prospettiva. Concentrati su diversi problemi che puoi risolvere per il potenziale cliente o evidenzia un altro vantaggio offerto dalla tua soluzione. Forse la tua formulazione era solo sbagliata?

6. Usa la psicologia a tuo vantaggio

A seconda dell'obiettivo del tuo follow-up, puoi utilizzare alcuni semplici trucchi mentali per raggiungere i tuoi obiettivi.

Aggiungi una prova sociale

Hai una testimonianza da un cliente felice? Menzionalo nella tua e-mail di follow-up per rendere la tua attività più affidabile.

Crea FOMO

FOMO sta per 'la paura di perdersi ed è un potente fattore scatenante psicologico. Il 60% dei millennial effettua acquisti basati su FOMO. Usa questo a tuo vantaggio e crea una sensazione di scarsità.

Limita le tue opzioni

Di fronte a troppe opzioni, le persone faticano a prendere qualsiasi decisione, quindi finiscono per non acquistare affatto. Rendi più facile per loro andare avanti riducendo le tue opzioni. Ad esempio, se la tua azienda ha cinque piani diversi, puoi scegliere solo due delle opzioni adatte al tuo lead specifico.

Fai eco alla tua prospettiva

Fare eco è cogliere le frasi o le analogie del tuo potenziale cliente. Se hai notato un modello di comunicazione specifico durante il tuo colloquio iniziale, vai avanti e ripetilo nel messaggio di follow-up. Funziona anche al contrario: se i clienti iniziano a farti eco, in genere è un segno di una comunicazione fiorente e sana tra voi due.

Fai in modo che le percentuali funzionino per te

Nel caso in cui menzioni promozioni nella tua e-mail di follow-up, puoi giocare con importi e percentuali in dollari. Per i prodotti inferiori a $ 100, l'utilizzo di una percentuale di sconto invece dei numeri è sempre un'opzione vincente. Ad esempio, uno sconto del 10% su un prodotto da $ 50 attirerà il tuo cliente più di un'offerta da $ 5 semplicemente perché 10 è maggiore di 5.

7. Aggiungi un CTA specifico

La tua email di follow-up dovrebbe terminare con un invito all'azione specifico. Il tuo obiettivo è rendere il più semplice possibile per il destinatario fare ciò che desideri. Idealmente, la tua CTA dovrebbe essere una domanda sì-no.

Questi esempi dimostrano il modo giusto e quello sbagliato di procedere.

[email protected]

Ma aspetta, c'è di più! La ricerca mostra che essere espliciti sul fatto che il destinatario abbia la possibilità di rifiutare in realtà li rende più propensi a dire di sì.

8. Usa un PS

Non dovresti mai sottovalutare l'impatto del buon vecchio poscritto. Lascia perdere le chiacchiere commerciali e aggiungi un tocco umano. Ad esempio, puoi commentare il grande spirito di squadra che il cliente ha mostrato o ringraziare per la raccomandazione del libro che hai ricevuto durante l'ultimo colloquio con loro.

Se hai difficoltà a capire come terminare il tuo follow-up, vedi esempi di firme professionali via email.

9. Perfeziona la riga dell'oggetto

Se non hai ricevuto una risposta alla tua e-mail iniziale o al primo follow-up, potresti provare a contattare in un nuovo thread. SupperOffice ha rilevato che il 33% dei destinatari di e-mail apre un'e-mail in base alla riga dell'oggetto. Quindi, considerala come la tua occasione per fare una nuova prima impressione.

La personalizzazione della riga dell'oggetto può far salire alle stelle le tue tariffe aperte. Un modo semplice per farlo è usare il nome del destinatario.

Ecco un buon esempio.

[email protected]

Olivia, ho dimenticato di dire...

Inoltre, la ricerca mostra che gli argomenti che attingono alla curiosità del destinatario o forniscono utilità ottengono più aperture. Più occupato è il destinatario, più vorrai appoggiarti al lato utilitaristico dello spettro.

Ti starai anche chiedendo :

Quante parole devo usare nella riga dell'oggetto?

‍Mailchimp consiglia di utilizzare non più di 9 parole e 60 caratteri. Un rapporto di Retention Science ha scoperto che le righe dell'oggetto da 6 a 10 parole risultano nel più alto tasso di apertura. Quindi, è sicuro che dovresti mantenerlo breve.‍‍

10. Scegli il carattere giusto

Il tuo carattere è facile da leggere? Campaign Monitor afferma che i lettori di posta elettronica in genere preferiscono i seguenti caratteri:

Veranda
Ariale
Corriere

Usa uno di questi caratteri o l'opzione standard nel tuo client di posta elettronica per assicurarti che il tuo messaggio sarà visivamente piacevole per qualsiasi lettore invece di attirare la sua attenzione negativamente.

11. Correggere le bozze

Errori di battitura e scarsa grammatica creeranno inevitabilmente un'impressione negativa nelle e-mail professionali. Assicurati di esaminare sia il corpo dell'e-mail che la riga dell'oggetto almeno un paio di volte. È anche utile ricontrollare il nome del destinatario prima di affrettarsi a premere il pulsante di invio.

12. Concentrati su un settore per inchiodarlo

Con ogni follow-up che crei, sei più vicino alla perfezione. Tuttavia, ogni settore o verticale ha i suoi avvertimenti. In poche parole, un buon modo per tagliarsi i denti nella creazione di e-mail di follow-up è concentrarsi prima su un settore. Supponiamo di avere il lusso di dedicare del tempo a una specifica verticale, anche meglio. Inviando messaggi a persone che lavorano in attività simili, puoi conoscere i dettagli del segmento di clienti. Usalo a tuo vantaggio nelle tue future email.

13. Invia il tuo follow-up al momento giusto

Il momento giusto per la tua email è fondamentale per aprirla. Per sapere quando inviare la tua email di follow-up, devi conoscere la persona che stai cercando di raggiungere. Dipende anche dal settore in cui operi.

Ad esempio, Superoffice ha scoperto che la maggior parte dei tuoi potenziali clienti e potenziali clienti si divertiranno con la famiglia nei fine settimana se vendi software. Ciò significa che contattarli nel fine settimana porterà a un minor numero di aperture, se non del tutto. ‍

Quindi, quando dovresti inviare la tua comunicazione di follow-up?

La ricerca di Get Response ha rilevato che il martedì è il giorno migliore per inviare e-mail se si desidera ottenere il tasso di apertura più alto.

‍Quando hai selezionato il giorno della settimana, i tuoi prossimi pensieri potrebbero essere :

E l'ora del giorno? ‍

La stessa ricerca ha dimostrato che è molto probabile che gli abbonati leggano la tua e-mail alle 10:00, dopo essere arrivati al lavoro, o alle 13:00, quando controllano la posta in arrivo dopo pranzo.

Ovviamente, non esiste un approccio universale quando si tratta del tempo di invio. Molte variabili possono influire sulla tempistica più adatta, quindi dovresti sperimentarla per trovare ciò che funziona meglio per te.

14. Determinare la frequenza di invio

Lo sapevi che l'80% delle vendite avviene solo dopo almeno cinque follow-up?

In altre parole, dovresti inviare email di follow-up almeno cinque volte, ogni volta dando ai tuoi destinatari più tempo per rispondere. Estendendo il tempo prima della tua prossima email di follow-up, riduci le possibilità di essere invadente.

Ecco una struttura consigliata per le e-mail di follow-up:

Follow-up 1 il giorno 3
Follow-up 2 il giorno 7
Follow-up 3 il giorno 14
Follow-up 4 il giorno 30
Follow-up 5 il giorno 60

Dopo aver stabilito che il potenziale cliente si è raffreddato e non ha senso continuare a seguirlo, riprova con un'e-mail di rottura. Queste e-mail di Ave Maria di vendita vengono utilizzate come ultima risorsa per riportare il potenziale cliente al ciclo di vendita. Se non c'è risposta, li hai effettivamente spostati dalla tua pipeline ma hai lasciato un'impressione positiva.

15. Monitora i tuoi progressi

Mandi solo le tue e-mail e chiami un giorno? Ovviamente no. La tattica spray and pray non funziona quando si tratta di follow-up delle vendite. Dovresti monitorare costantemente lo stato di avanzamento del tuo lavoro per sviluppare il tuo approccio.

Qui ci sono diversi modi per farlo a seconda del ruolo che le vendite svolgono nella tua giornata.

Avvia l'estensione Gmail per il monitoraggio si apre

Se hai appena iniziato con le vendite o è una delle tante cose sul tuo piatto, utilizza questa estensione del browser per seguire con maggiore precisione in Gmail. Puoi scoprire quando le tue email sono state lette, tenere traccia del numero di clic e quante volte un destinatario ha aperto il tuo messaggio di follow-up. ‍

Usa un sistema CRM

In genere i team di vendita utilizzano uno strumento CRM per gestire la propria pipeline. Nel caso in cui le vendite siano una parte cruciale del tuo lavoro, ma sei ancora alla ricerca di un sistema CRM, ecco alcuni suggerimenti.

I principali CRM sono:

Pipedrive
forza vendita
Hubspot CRM
Zoho CRM
lunedì.com

Utilizza strumenti gratuiti per la gestione dei progetti

Sei a corto di risorse e non puoi ancora permetterti uno strumento CRM? Non preoccuparti, hai a disposizione un sacco di software di gestione dei progetti gratuiti che puoi utilizzare per creare il tuo CRM.

Gli strumenti di gestione dei progetti di prim'ordine sono:

Trello
Nozione
Asana

Il modo più veloce per scrivere e-mail di follow-up delle vendite

Con Flowrite, puoi trasformare al volo le tue conoscenze sul potenziale cliente in un'e-mail di follow-up di vendita personalizzata. Fornisci solo alcuni punti elenco in base ai suggerimenti che hai appreso in questo articolo, seleziona il modello di email di follow-up delle vendite e lascia che il nostro strumento di scrittura AI faccia tutto il lavoro per te.