Come dire di no: una guida per dire no educatamente

Dire di no non è sempre facile, ma spesso è necessario.

Questo è vero sia nel lavoro che nelle relazioni personali. Quando un collega ti chiede di intraprendere un progetto per il quale non hai la larghezza di banda, respingere senza lasciarlo sentire respinto è un'abilità preziosa. Allo stesso modo, quando ricevi un invito per il quale non sei pronto, sapere come dire di no educatamente evita che le cose diventino imbarazzanti.

Allora come puoi migliorare il tuo tono via e-mail o SMS in modo che la persona che stai rifiutando sappia che ci tieni ancora? Di seguito troverai cinque strategie ed esempi di come dire di no in modo gentile.

1 Accompagnalo con gentilezza o con un complimento.

Uno dei preferiti delle nonne di tutto il mondo, questo è il classico "Ti amo, ma no". L'idea è di dare al destinatario alcune parole con cui sentirsi bene nonostante il rifiuto, in questo modo:

Esempio:sembra una grande opportunità, ma devo passare. Grazie per avermi considerato!

Esempio:la tua proposta è intrigante e sono felice che tu l'abbia sollevata, ma non è adatta a noi.

Quest’ultima frase è presa in prestito da un collaboratore di lunga data del venerabile New Yorker, John McPhee, il cui rifiuto della scelta è stato tanto mite quanto breve: “Non per noi”.

2 Esponi le tue ragioni.

Oltre ai complimenti, un'altra cosa che la persona a cui stai dicendo di no potrebbe apprezzare è sapere il perché. A volte è meglio essere sinceri riguardo ai propri vincoli.

Esempio:non posso gestire la riunione per te questo pomeriggio: sono impegnato a inserire un nuovo assunto e ho una scadenza da rispettare.

Esempio:questa è una bella proposta, ma la nostra organizzazione non dispone di un budget per questo tipo di progetto al momento.

Esempio:un viaggio a Portland sembra divertente, grazie! Sfortunatamente non avrò il tempo di farlo quest'estate.

In altri casi, potresti preferire rivelare il meno possibile, nel qual caso continua a leggere.

3 Sii breve, ma non brusco.

Non devi sempre spiegarti quando dici di no a qualcuno. Tuttavia, spesso è più premuroso fornire un no diretto piuttosto che una non risposta, perché lasciare le persone a chiedersi tende a sembrare sconsiderato.

E sebbene sia generalmente saggio mantenere questo tipo di messaggio breve, è possibile essere un po' troppobrevi:

Cattivo esempio:non posso aiutarti.

Esempio migliore:purtroppo, temo di non poterti aiutare.

Notare l'uso della parola tristementesopra. Dimostra che riconosci che la risposta probabilmente non entusiasmerà il destinatario e non ti dà gioia dirlo.

Un altro ottimo esempio:grazie per aver pensato a me per questo incarico. Non posso lavorare ulteriormente in questo momento, ma per favore restate in contatto.

Le parole “proprio ora” in quest’ultimo esempio suggeriscono che potresti essere aperto ad altri incarichi lungo la strada; dirlo educatamente aiuta a mantenere aperte le tue opzioni nel frattempo. Questo ci porta alla nostra quarta strategia:

4 Lasciare la porta aperta.

A volte, non vuoi dire tanto "no", quanto "non ora".

Esempio:il tuo punto sulla necessità di rivalutare e semplificare il nostro processo è ben interpretato. Perché non ci confrontiamo una volta terminato l'attuale ciclo di assunzioni?

Esempio:Grazie: mi piacerebbe parlare al tuo evento, ma quest'anno il momento non è adatto. Potresti tenermi presente per il summit del prossimo anno?

Per quanto utile sia questo approccio, usatelo con parsimonia. Rimandare qualcuno a tempo indeterminato può sembrare molto meno educato che dirgli di no all'inizio.

5 Offrire un'alternativa.

Anche se la tua risposta potrebbe essere no, nell'interesse della cortesia, a volte vorrai aiutare il destinatario in qualche altro modo, magari suggerendo un altro momento o un'opzione diversa.

Esempio:non posso mettere a disposizione il senatore per un colloquio prima della scadenza, ma sono felice di metterti in contatto con il nostro capo di gabinetto. Può fornire informazioni generali sulla nostra politica se ciò è utile alla tua storia.

Esempio:non è realistico per me incontrarmi per un caffè e un consiglio sulla carriera in questo momento, ma la mia collega Frances è interessata ad assumere più un ruolo di tutoraggio e potrebbe avere alcune intuizioni che troverai utili. Posso presentarti?

Esempio:questa volta non posso venire a prenderti il ​​turno del fine settimana, ma posso coprirti lunedì se hai bisogno di un giorno per riprenderti in seguito.

Dire di no alle persone è una parte essenziale della vita. Anche se non è sempre necessario offrire al destinatario un piano B o una spiegazione, spesso vale la pena prendersi il tempo per esprimersi in modo gentile.

In tal modo, l'ultima cosa che vuoi fare è inciampare in un errore di ortografia o di punteggiatura evitabile. La grammatica non può dirti di no, ma può almeno assicurarsi che il tuo rifiuto sia letto chiaramente e appaia nitido.