Ci scusiamo per la risposta tardiva: come scusarsi per una risposta ritardata

Non sempre rispondi subito alle e-mail. In effetti, a volte li rimandi al giorno successivo, alla settimana successiva o, sguardo abbattuto, al mese successivo. Ad un certo punto il calcolo cambia da "Posso in qualche modo comporre un'e-mail che giustifichi il mio tempo di risposta glacialmente lento?" a "Sarebbe più facile fingere la mia morte invece?"

Anche se non sembra o non si sente bene, a volte devi ammettere di dormire sul messaggio di qualcuno. Forse è un contatto professionale che non puoi permetterti di lasciare con la sensazione di essere dimenticato, o un semplice caso di procrastinazione che è gradualmente trasformato in un terrore totale. Qualunque sia la causa, abbiamo alcune idee su come rompere il silenzio e scusarci per una risposta tardiva.

Riconsidera il "scusa"

Se lavori in una professione veloce e guidata dalle scadenze, di solito invii un'e-mail alle persone all'istante. Ma non è sempre un'aspettativa realistica, soprattutto quando la posta in gioco è l'opposto dell'urgenza. Essere umani non richiede sempre delle scuse.

Supponiamo che tu riceva un'e-mail del tipo "Ehi, contatto amichevole, potremmo incontrarci per un caffè la prossima settimana e collaborare con il nostro settore?" Anche se connessioni come questa possono essere preziose, probabilmente non svaniranno se ti prendi un paio di giorni senza fretta per rispondere.

In questi casi, supponi caritatevolmente che queste persone lo capiscano. Salta oltre "scusate per il ritardo nella risposta" e passa direttamente a ciò che conta: "Suona bene e grazie per averci contattato: come va giovedì?"

Metti in chiaro che ci tieni

Non tutto ciò che arriva nella tua casella di posta richiede una risposta, come mai. Sul serio. A volte, però, anche se non è essenziale , una risposta ritardata è meglio di nessuna.

Prendi l'esempio di un ex cliente o collega che ha visto il tuo nuovo titolo di lavoro e ha impiegato alcuni secondi per scrivere una gentile nota di congratulazioni. Se non hai risposto proprio nel momento in cui è arrivata l'e-mail, non c'è niente di cui sentirsi in colpa. Ma se non segui mai, potresti finire per prenderti a calci mesi dopo, ogni volta che devi indirizzare un contatto a loro o avere un favore da chiedere. Prova qualcosa del genere:

Grazie mille per la tua nota premurosa il mese scorso! Inoltre, mi scuso per la risposta lenta; il passaggio a questo nuovo ruolo è stato un po' travolgente, ma sono emozionato.

A proposito, ricordo che hai menzionato i piani per lanciare una nuova campagna nei prossimi mesi: come sta andando? Mi piacerebbe saperne di più la prossima volta che avremo la possibilità di recuperare il ritardo. . .

Quest'ultima parte riporta intenzionalmente l'interesse verso la persona che ti ha scritto, dal momento che si è presa il tempo per inviare le sue congratulazioni . Dopotutto, non vuoi che il tuo messaggio venga letto come completamente egocentrico e ignaro, giusto?

Renditi conto del ritardo

Va bene, quindi qualcuno ti ha chiesto qualcosa. Avevano bisogno di alcuni documenti o di aiuto per trovare un contatto particolare e, argh, hai lasciato cadere la palla. Succede. Rinfresca il tuo karma mostrando a questa persona che non è quello di cui ti occupi; riconoscerlo e cercare modi per essere utili. Così:

Scusa per il ritardo nella risposta. C'è voluto del tempo per trovare i rapporti che avevi richiesto di confrontare con i dati dell'anno scorso e il tuo messaggio è andato perso nel miscuglio per alcuni giorni. Ora sto allegando entrambi i documenti come PDF.

Inoltre, il nostro direttore marketing è stato in viaggio, ma se vuoi, posso programmare una conversazione con lui dopo che tornerà domani.

Per favore fatemi sapere se funziona, o se c'è qualcos'altro che posso fare per essere utile in futuro.

Ancora una volta, stai controllando il ritardo in anticipo e togli le scuse o le tue scuse , quindi stabilisci che "rilassante indifferente" non è la tua modalità predefinita al lavoro.

Evita di aspettare troppo a lungo

Occasionalmente, potresti dover dire a qualcuno che non ha ottenuto il lavoro o che hai deciso di non portare avanti il ​​progetto che ha proposto. Una volta che sei sicuro che sia così, se puoi evitarlo, non lasciarli in tortuosa suspense per settimane e settimane.

Detto questo, se hai superato la fase di prevenzione e ora stai acquistando invece una libbra di cura, ecco un'idea approssimativa di come farla finita:

Le mie più sincere scuse per la lenta risposta; Speravo di tornare da te prima. Ci è piaciuto molto averti qui per il colloquio di lavoro, così come per la nostra conversazione durante il pranzo, ma abbiamo deciso di andare avanti con un altro candidato.

Date le tue vaste credenziali e la tua eccellente reputazione, ci piacerebbe tenerti presente per altre posizioni che potrebbero aprirsi in futuro. Sarei anche felice di indirizzarti ad altri nel settore che potrebbero assumere. Fammi sapere se posso metterti in contatto.

Come sempre, non serve molto a dire quanto sia in ritardo la tua risposta: acquisiscila, vai al punto e cerca dei modi per far sentire il destinatario come se fosse importante.

Se tutto il resto fallisce, segna il 30 aprile sul tuo calendario

Negli ultimi anni, il 30 aprile è diventato qualcosa di simile a una vacanza per i procrastinatori cronici di posta elettronica. Meglio conosciuto come "Email Debt Forgiveness Day", è un pass gratuito annuale per inviare finalmente tutti quei messaggi che hai rimandato per troppo tempo, senza preoccuparti di sembrare scortese o di avere una scusa decente.

Poi di nuovo, perché aspettare fino alla fine di aprile? Chiudi ora alcuni di questi obblighi di posta elettronica e potresti sentirti meglio molto prima.