Semplificare il successo: una guida passo passo per creare la documentazione di processo per la tua azienda

Potrebbe non essere l'attività di scrittura aziendale più affascinante, ma la documentazione dei processi è una parte importante della gestione dei progetti e delle operazioni aziendali. Avere manuali operativi aziendali semplificati e ben scritti e procedure operative standard può far risparmiare tempo, energia e problemi di comunicazione sul posto di lavoro lungo tutta la linea e aiutarti a distinguerti come comunicatore efficiente ed efficace. La creazione di guide ai processi non deve essere il grattacapo di una volta grazie agli strumenti di documentazione aziendale e ai partner di scrittura basati sull'intelligenza artificiale. Continua a leggere per una guida passo passo su come creare la documentazione organizzativa e le migliori pratiche per la documentazione dei processi.

Cos'è la documentazione del processo?

La documentazione del processo si riferisce alla registrazione e alla descrizione dettagliata delle fasi, delle procedure e delle attività coinvolte in un particolare processo aziendale. Ha lo scopo di fornire una comprensione completa di come vengono eseguite le attività, della sequenza delle azioni, dei ruoli e delle responsabilità delle persone coinvolte nel processo.

Elementi chiave di una documentazione efficace del processo

Obiettivi e portata chiari

Come ogni buona comunicazione aziendale, l'obiettivo della documentazione del flusso di lavoro dovrebbe essere chiaro prima di iniziare a redigere il contenuto. Inizia specificando i vantaggi aziendali derivanti dalla creazione della mappatura dei processi aziendali.

Gli obiettivi aziendali per la mappatura dei processi aziendali possono includere:

• Migliorare l’efficienza operativa semplificando un processo
• Facilitare la formazione e l’inserimento dei nuovi dipendenti
• Per garantire il rispetto delle normative di settore

Successivamente, definisci l'ambito del tuo documento chiedendoti cosa dovrebbe ottenere il tuo lettore seguendo la documentazione del flusso di lavoro. I migliori documenti di processo non cercano di affrontare tutto in una volta. Inizia invece in modo specifico e mantieni il tuo ambito gestibile per creare un processo di documentazione aziendale che possa crescere insieme alla tua attività.

Descrizioni dettagliate passo dopo passo

Ciò che rende la documentazione del processo diversa dagli altri documenti aziendali è quanto sono dettagliati. È importante non saltare nessuna fase del processo e scrivere specificamente al tuo pubblico, che potrebbe non avere l'esperienza o la conoscenza istituzionale che hai tu come persona che ha familiarità con il processo. Documentare il flusso di lavoro implica suddividere l'intero flusso di lavoro in passaggi granulari, chiarire input e output e delineare responsabilità e dipendenze per ciascuna fase.

Considera l'esempio della creazione della documentazione del processo di onboarding. I primi tre passaggi nel documento del flusso di lavoro potrebbero assomigliare all'esempio seguente, che è stato creato con l'intelligenza artificiale generativa di Grammarly e suddivide in modo conciso ogni passaggio e nomina il dipartimento o la persona responsabile di ciascuna azione.

1. Pre-onboarding

UN. Le risorse umane ricevono la lettera di offerta firmata dal nuovo dipendente.

B. Le risorse umane preparano il pacchetto di onboarding del dipendente, inclusi i moduli e i documenti richiesti.

C. Il reparto IT configura gli account, la posta elettronica e le autorizzazioni di accesso necessari.

2. E-mail di benvenuto

UN. Le risorse umane inviano un'e-mail di benvenuto personalizzata al nuovo dipendente.

B. L'e-mail include una panoramica del programma di onboarding, i documenti richiesti e un messaggio di benvenuto da parte del team.

3. Giorno 1—Orientamento

UN. Il nuovo dipendente arriva in ufficio e viene accolto dalle risorse umane.

B. Le risorse umane conducono una sessione di orientamento, introducendo la cultura, la missione e i valori aziendali.

C. L'IT fornisce una breve panoramica dei sistemi e degli strumenti tecnologici dell'azienda.

Inclusione di elementi visivi

Gli ausili visivi come diagrammi di flusso, diagrammi e immagini possono trasformare informazioni complesse in un formato di facile comprensione. Fungono da riferimenti rapidi e possono migliorare significativamente la comprensione del processo, soprattutto per gli studenti visivi.

Potresti utilizzare screenshot con annotazioni per guidare il lettore o creare un video di formazione come parte della documentazione. Un diagramma di flusso per un processo di evasione degli ordini può offrire una tabella di marcia visiva, chiarendo i punti decisionali e le attività in ogni fase. Sfruttando questi strumenti visivi, le organizzazioni possono migliorare significativamente la comprensione e rendere la documentazione accessibile a un pubblico più ampio.

Creazione di guide al processo in 7 passaggi

1 Identificare i processi da documentare.

Identificare quali processi documentare è fondamentale per dare priorità ai propri sforzi in modo efficace. Inizia concentrandoti sulle funzioni aziendali principali e sulle operazioni critiche che influiscono sull'efficienza, sulla soddisfazione del cliente o sulla conformità. Consultare i membri del team e le parti interessate per identificare i punti critici e le aree che necessitano di chiarezza. Considera i processi soggetti a errori o quelli critici per l'inserimento di nuovi dipendenti come massime priorità per la documentazione.

2 Coinvolgere esperti in materia.

La raccolta di informazioni da esperti in materia è essenziale per creare una documentazione completa del processo. Potresti utilizzare l'organigramma della tua azienda per identificare i contributori e le parti interessate e condurre interviste o sondaggi con coloro che sono esperti nel processo per raccogliere approfondimenti sul flusso di lavoro, input, output e dipendenze.

3 Definisci i formati che utilizzerai.

I migliori documenti di processo sono visivi e ricchi di informazioni. Probabilmente dovrai utilizzare una varietà di tipi di contenuto, dai diagrammi di flusso ai video clip. Determina se gli screenshot annotati saranno sufficienti ausili visivi o se il processo richiede tutorial video o strumenti di formazione interattivi.

4 Redigere il documento con l'aiuto di AI.

Scrivere la documentazione del processo sarà probabilmente la parte più dispendiosa in termini di tempo, ma ci sono un paio di modi per alleggerire il carico. Ad esempio, potresti redigere il documento mentre esegui il processo, in modo da poter svolgere il doppio del lavoro. Sul mercato sono inoltre disponibili diversi strumenti che aiutano i project manager e i team delle operazioni aziendali a creare e implementare la documentazione dei processi. Molti di questi strumenti sfruttano l'intelligenza artificiale per aiutarti a creare questi documenti essenziali in una frazione del tempo.

Strumenti per la documentazione del processo:

• Microsoft Visioè uno strumento per creare diagrammi e diagrammi di flusso che consente agli utenti di creare rappresentazioni visive dei processi. Offre un'ampia gamma di forme e modelli per facilitare la creazione di diagrammi di processo dettagliati.
• Lucidchartè uno strumento di creazione di diagrammi e collaborazione basato su cloud. Fornisce una piattaforma intuitiva per la creazione di diagrammi di flusso, diagrammi e altre rappresentazioni visive dei processi.
• Grammarlyè un partner di scrittura AI, progettato per aiutarti in ogni fase del processo di scrittura. Usalo per generare testo e rendere ogni documento aziendale conciso, chiaro, grammaticalmente corretto e in linea con il marchio. Consente inoltre di integrare la documentazione dei processi in app e documenti comuni sul posto di lavoro, grazie alla condivisione delle conoscenze e alle funzionalità di guida di stile per i team. Invece di dotare i team di enormi guide di stile o documenti di marca, Grammarly può fornire le stesse indicazioni direttamente in linea mentre i compagni di squadra scrivono.
• Tallyfyè uno strumento di documentazione dei processi e di gestione del flusso di lavoro progettato per semplificare i processi aziendali. Consente agli utenti di documentare i processi, tenere traccia dei progressi e gestire i flussi di lavoro in una piattaforma centralizzata.
• Process Streetè uno strumento di automazione della lista di controllo e del flusso di lavoro che consente agli utenti di documentare, eseguire e tenere traccia dei processi ricorrenti. È progettato per migliorare l'efficienza delle attività e dei processi ricorrenti.

Anche con i migliori partner IA sul mercato, i documenti di processo necessitano comunque del tuo tocco umano e della tua competenza. Per questo, utilizza le migliori pratiche di scrittura aziendale per la documentazione del flusso di lavoro:

• Usa frasi brevi e un linguaggio semplice.
• Opta per verbi precisi e attivi e frasi dichiarative concise.
• Scrivi per il pubblico a cui sei rivolto, utilizzando un linguaggio comune al loro ruolo e livello di esperienza. Evita il gergo quando possibile e assicurati di definire i termini.
• Utilizza la voce attiva per rendere la tua guida più facile da comprendere e incoraggiare il lettore a intraprendere un'azione specifica.
• Usa verbi specifici per aiutare la chiarezza. Ad esempio, "Seleziona la casella nella colonna 4" è più utile di "Assicurati che tutti i campi siano compilati".
• Usa il tono appropriato per il documento. Uno stato d’animo amichevole e riconoscente può aumentare il coinvolgimento con i dipendenti e rendere più piacevoli i compiti noiosi, mentre un tono più audace e formale può trasmettere serietà o urgenza per i processi relativi alla conformità legale e alla sicurezza.
• Utilizza la voce e lo stile del marchio della tua azienda nella tua documentazione. Anche la documentazione interna dovrebbe suonare e assomigliare al marchio della tua azienda.

5 Rivedere e raccogliere feedback.

La revisione della bozza della documentazione va ben oltre la correzione di bozze per gli errori di punteggiatura, anche se un controllo approfondito della concisione, della grammatica e della chiarezza dovrebbe essere una parte fondamentale del processo di revisione. Una volta che il tuo documento sarà privo di errori di scrittura, chiedere un feedback sostanziale alle parti interessate e agli esperti ti aiuterà a fornire il miglior prodotto finale possibile.

6 Distribuire e implementare la documentazione del processo.

I migliori documenti processuali sono inutili se nessuno li usa. L'implementazione della documentazione del processo finalizzato implica la formazione dei dipendenti e la comunicazione efficace dei cambiamenti del processo all'interno dell'organizzazione. Se necessario, condurre sessioni di formazione per i team interessati, sottolineando i cambiamenti e i vantaggi. Comunicare le modifiche ai processi attraverso più canali, tra cui e-mail, riunioni e Intranet, per garantire che tutte le parti interessate siano informate e allineate.

Utilizza strumenti, come la condivisione delle conoscenze di Grammarly e le funzionalità della guida di stile, per integrare la documentazione dei processi nei flussi di lavoro quotidiani dei dipendenti. Ad esempio, Knowledge Share consente agli amministratori di decodificare gli acronimi e il gergo aziendale e di collegarsi a informazioni pertinenti, il che sarebbe un modo intelligente per incorporare documenti di processo o istruzioni rapide ovunque lavori il tuo team. Le guide di stile sono documenti di processo comuni che, sfortunatamente, possono perdersi nei dischi rigidi o raccogliere polvere nei cassetti. Ma caricare la tua guida di stile in Grammarly fornirà al tuo team un coaching in tempo reale ovunque scrivano, in modo che possano rimanere fedeli al marchio con meno formazione.

7 Pianificare revisioni e aggiornamenti regolari.

Aggiornare e conservare regolarmente la documentazione del processo è fondamentale per mantenerla aggiornata e pertinente. Pianificare revisioni periodiche della documentazione del processo per riflettere i cambiamenti nella tecnologia, nelle normative o nella struttura organizzativa. Metti da parte giornate di processo e sessioni di lavoro a livello di team per incoraggiare i dipendenti ad aggiornare la documentazione del processo di cui sono responsabili. Stabilire un processo di gestione delle modifiche per gli aggiornamenti per garantire coerenza e accuratezza tra i documenti.

Una documentazione di processo ben strutturata funge da pietra angolare per il successo organizzativo, fornendo chiarezza, coerenza ed efficienza nelle operazioni quotidiane. I vantaggi vanno da esperienze di onboarding migliorate e flussi di lavoro semplificati a una migliore collaborazione e adattabilità ai cambiamenti. Investire tempo nella creazione e nel mantenimento della documentazione dei processi è un investimento nel successo a lungo termine di un'azienda. Non solo promuove una cultura di miglioramento continuo, ma consente anche ai team di affrontare le sfide in modo efficace e garantisce una transizione senza soluzione di continuità per i nuovi membri del team. Sfruttando la potenza di una documentazione dei processi chiara e completa, le aziende gettano le basi per una crescita sostenuta, eccellenza operativa e resilienza in un panorama aziendale in continua evoluzione.

Domande frequenti sulla documentazione del processo

Con quale frequenza è opportuno aggiornare la documentazione del processo?

La documentazione del processo dovrebbe essere aggiornata regolarmente, in genere da trimestrale a annuale, o più frequentemente in risposta a cambiamenti significativi nei processi, nella tecnologia o nelle normative, garantendone la continua accuratezza e pertinenza.

Quali sono le sfide comuni nella creazione della documentazione del processo?

Le sfide comuni nella creazione della documentazione del processo includono l'ottenimento di informazioni accurate dalle parti interessate, l'allineamento della documentazione ai cambiamenti organizzativi, il mantenimento della chiarezza senza inutili complessità e la garanzia di pertinenza continua nel tempo.

Quanto dettagliata dovrebbe essere la documentazione del processo?

La documentazione del processo dovrebbe trovare un equilibrio tra essere sufficientemente dettagliata per fornire una comprensione completa di ogni passaggio, inclusi input, output e responsabilità, ed evitare inutili complessità per soddisfare le esigenze del pubblico previsto.

Esistono strumenti specifici consigliati per la documentazione del processo?

Gli strumenti consigliati per la documentazione dei processi includono Microsoft Visio, Lucidchart, Tallyfy e Process Street. La scelta dello strumento dipende da fattori quali preferenze organizzative, esigenze di collaborazione e complessità dei processi documentati.