Come riassumere un report: tecniche e metodi esperti

Essere in grado di riassumere i resoconti è un'abilità preziosa, sia al lavoro che a scuola. I report sono ricchi di dettagli essenziali che possono aiutarci a prendere decisioni migliori o a comprendere argomenti complessi. Ma siamo onesti: possono anche essere piuttosto densi e difficili da superare. Ecco perché imparare a individuare e condividere i punti principali può cambiare le regole del gioco. Risparmia tempo e garantisce che tu (e gli altri) otterrete davvero ciò che conta di più. In questo post ti mostreremo come farlo, rendendo più semplice per chiunque gestire i report come un professionista.

Cos'è il riepilogo del report?

Un riepilogo del rapporto, come qualsiasi altro riepilogo, è una panoramica del rapporto, che ne evidenzia i punti chiave e salta i dettagli che non sono direttamente correlati a questi punti. Esistono molti tipi di rapporti che potresti essere chiamato a riassumere, come rapporti aziendali che descrivono in dettaglio le prestazioni dell'azienda, rapporti accademici sui risultati della ricerca o rapporti tecnici su progetti scientifici o ingegneristici. Indipendentemente dal rapporto, ogni riepilogo mira a rendere le informazioni complesse più facili da digerire.

Un rapporto, soprattutto se scritto per scopi aziendali, spesso presenta un riepilogo esecutivo. Questo differisce da un riepilogo del rapporto standard sotto diversi aspetti, sebbene vi siano alcune sovrapposizioni. Entrambi mirano a mettere in luce i punti critici del rapporto, ma un riepilogo esecutivo offre una panoramica più dettagliata e tecnica. Non solo evidenzia i risultati chiave, ma presenta anche raccomandazioni specifiche basate sugli approfondimenti tratti nel rapporto.

Come studente o professionista, ti potrebbe essere chiesto di scrivere un riepilogo del rapporto, un riepilogo esecutivo o entrambi. Con entrambi i tipi di riepilogo, la tua priorità è comunicare in modo conciso l'idea principale del report e i dati che la supportano. Il contenuto di un riepilogo del rapporto può essere leggermente più ampio di quello di un riepilogo esecutivo, che deve includere raccomandazioni.

Comprendere la struttura dei report:

I report generalmente seguono una struttura specifica:

• introduzione
• Metodologia
• Risultati
• Conclusioni
• Raccomandazioni

Comprendere la struttura di un report e come ogni sezione si interseca con le altre è importante per sintetizzarlo in modo efficace. Il tuo riepilogo non solo introdurrà lo scopo e i risultati del rapporto, ma elaborerà anche il motivo per cui questi punti sono importanti. In sostanza, un riepilogo è una versione in miniatura del rapporto originale e comprenderne la struttura può aiutarti a evitare di tralasciare eventuali punti cruciali.

Elementi chiave di una sintesi del rapporto

Un report è strutturato per presentare le informazioni in modo logico e chiaro e un buon riepilogo dovrebbe rispecchiare questo approccio. Nel riepilogo, tratta tutti gli aspetti critici della ricerca contenuta nel rapporto. Inizia con gli obiettivi, quindi affronta la metodologia, i risultati principali, le conclusioni e le raccomandazioni, assicurandoti che ogni parte sia trasmessa in modo chiaro e logico.

Il tuo riepilogo dovrebbe eliminare alcuni dettagli dell'originale consentendo al lettore di raccogliere quanto segue:

• Perché è stata condotta la ricerca
• Come è stata condotta la ricerca
• Cosa hanno scoperto i ricercatori
• Le conclusioni a cui sono giunti i ricercatori
• Se applicabili, le raccomandazioni formulate dai ricercatori in base ai loro risultati

Prepararsi a riassumere un rapporto

Per riassumere un rapporto in modo efficace, è necessario comprenderlo completamente. Si inizia leggendo l'intero rapporto e prendendo appunti. Fondamentalmente, il tuo obiettivo in questa fase dovrebbe essere quello di cogliere da solo le stesse cose che dovrai comunicare più avanti nel tuo riepilogo, come ad esempio:

• Obiettivo del rapporto
• La sua metodologia
• I suoi risultati
• Perché il rapporto è rilevante
• Conclusioni del rapporto

Mentre leggi, poniti domande come “Chi trae vantaggio da questo studio?” e "Perché queste informazioni sono incluse nel rapporto?" Questo ti aiuterà a identificare le informazioni da includere nel riepilogo. Inoltre, prendi nota di tutti i dati presentati nel rapporto, come le date in cui è stato condotto lo studio e le statistiche pertinenti a supporto del punto principale. Una volta che hai finito di leggere il rapporto, scrivere note chiare e determinare le risposte a domande che richiedono un pensiero critico, come "Perché questo dettaglio è rilevante?" e "Qual era l'obiettivo dell'autore per questo rapporto?", sei pronto per scrivere la tua bozza.

Passaggi per riassumere un rapporto

Inizia scrivendo uno schema, che è uno “scheletro” che fornisce una struttura per il tuo riassunto. Organizza l'introduzione, le frasi di supporto e la conclusione in una mappa facile da seguire che puoi utilizzare mentre scrivi. Includi le statistiche essenziali nella tua struttura e annota idee per le parole di transizione che miglioreranno il flusso della bozza.

Successivamente, segui il tuo schema e scrivi una bozza. Non preoccuparti di scrivere un riassunto perfetto in questa fase; scrivi semplicemente uno o due paragrafi coerenti come punto di partenza. Mentre scrivi, assicurati di mantenere obiettività e chiarezza. Un riassunto è un pezzo di scrittura neutrale e professionale, quindi tieni le tue opinioni fuori da esso. Dovrebbe presentare il contenuto del rapporto originale in modo imparziale.

Dopo aver completato la prima bozza, è il momento di modificarla. Leggilo attentamente, cercando i punti in cui la tua scrittura può risultare più chiara o concisa. Inoltre, fai attenzione agli errori grammaticali, di ortografia e di sintassi. Il correttore grammaticale di Grammarly può aiutarti a individuarli e darti suggerimenti che puoi incorporare nella tua scrittura.

Errori comuni da evitare

Quando si riassume un rapporto, è fondamentale evitare queste trappole comuni:

• Introdurre pregiudizi personali.Un riepilogo, come un rapporto, è un pezzo di scrittura oggettivo che discute le idee chiave del rapporto e i dettagli di supporto.
• Tralasciare informazioni importanti per brevità.Mentre leggi il rapporto e prendi appunti, assicurati di annotare tutti i dettagli rilevanti per ciascun punto chiave. Anche se un riepilogo dovrebbe essere breve, dovrebbe includere anche tutte le informazioni cruciali per la comprensione del rapporto da parte del lettore.
• Scrivere un riassunto troppo lungo.Come accennato in precedenza, il riepilogo dovrebbe essere breve. Cerca di comunicare la tesi del rapporto e i dettagli rilevanti nel minor numero di parole possibile.
• Plagio.Per evitare ciò, scrivi con parole tue. Se incorpori del testo dal rapporto originale o da un'altra fonte, includilo come citazione diretta e citalo correttamente.

Esempio di riepilogo del rapporto

Nel 1964, il primo chirurgo generale degli Stati Uniti, Terry Luther, pubblicò un rapporto intitolato “Fumo e salute”. Il rapporto collegava il fumo alle malattie cardiache e polmonari, portando questa correlazione nella coscienza pubblica e catalizzando ulteriori azioni del governo. Tra il 1963 e il 2012, il fumo negli Stati Uniti è diminuito del 72%. Inoltre, i tassi di fumo tra gli adulti sono diminuiti del 50% dal 1965 e, nel 2013, 26 stati hanno adottato politiche antifumo al 100% negli spazi pubblici. Tuttavia, c’è ancora molto da fare: nel 2014, più di 440.000 americani muoiono ogni anno per malattie legate al fumo e 8 milioni vivono con condizioni legate al fumo. Tutti i casi di esposizione alla nicotina comportano rischi per la salute e, nel suo cinquantesimo anniversario, Boris D. Lushniak, che era il chirurgo generale ad interim all'epoca in cui scrisse questo, esorta il lettore a dare agli altri il potere di fare progressi nell'eliminazione del fumo dalla vita quotidiana. Stati Uniti.

(Fonte: A Historic Moment: Il 50° anniversario del primo rapporto del chirurgo generale su fumo e salute, Boris D. Lushniak, MD, MPH)

Strumenti e risorse per riassumere i report

Lo strumento di riepilogo basato sull'intelligenza artificiale di Grammarly semplifica il processo di scrittura di un solido riepilogo del report. Con pochi clic puoi creare un riepilogo. Quindi, Grammarly può aiutarti a perfezionarlo, assicurando che il tuo riassunto sia privo di errori, correttamente citato e professionale.

Domande frequenti sul riepilogo dei rapporti

Cos'è il riepilogo del report?

Il riepilogo del report è il processo di distillazione dei punti chiave, dei risultati e delle conclusioni di un report dettagliato in un formato conciso e facilmente comprensibile. Ha lo scopo di catturare l'essenza del rapporto, consentendo ai lettori di cogliere le informazioni principali senza leggere l'intero documento.

Qual è la differenza tra riepilogo e parafrasi del report?

La sintesi del report implica condensare l’intero contenuto di un report in una breve panoramica, evidenziandone i punti principali e le conclusioni. La parafrasi, invece, comporta la riscrittura di sezioni o idee specifiche del rapporto con parole diverse, pur mantenendo il significato originale, spesso senza ridurne significativamente la lunghezza.

Come posso evitare il plagio quando riassumo un rapporto?

Per evitare plagi quando riassumi un rapporto, assicurati di comprenderne appieno il contenuto, quindi esprimi le idee principali con parole tue. Attribuisci sempre credito alla fonte originale tramite citazioni e utilizza le virgolette per eventuali frasi o termini presi direttamente dal rapporto. Evitare di copiare troppo fedelmente la struttura o l'ordine del documento originale.

Come posso utilizzare l'intelligenza artificiale per riepilogare i report?

Puoi utilizzare lo strumento di riepilogo AI di Grammarly per creare riepiloghi dei report in pochi clic.