11 modi per dire "grazie" tramite e-mail e 3 errori di "grazie" da evitare

“Grazie”: è una frase che la maggior parte delle persone dice ogni giorno, ma ciò non significa che debba essere riflessiva. A seconda della situazione, rifletterci un po’ può fare una grande differenza.

Ecco cosa devi sapere su come esprimere gratitudine in un'e-mail professionale, inclusi quando e come utilizzarla e i passi falsi comuni da evitare.

Che cos'è un'e-mail di ringraziamento?

Un'e-mail di ringraziamento professionale esprime apprezzamento o riconoscimento per qualcosa che il destinatario ha fatto per te, il tuo team o la tua azienda, in modo conciso ed efficace.

Esistono molti modi per comunicare gratitudine in un'e-mail, da un semplice "grazie" fino a una spiegazione più lunga dell'impatto delle azioni del destinatario in modo da contestualizzare il tuo apprezzamento. Puoi esprimere gratitudine per azioni passate o future, da piccole a grandi.

Le parole che scegli e il tuo tono determineranno il modo in cui il destinatario riceverà il messaggio.

“Grazie” nelle email professionali

Nel giusto contesto, come un'e-mail professionale, esprimere gratitudine può avere un grande impatto. Ad esempio, una sentita nota di ringraziamento post-colloquio può aiutarti a distinguerti e a mantenere il tuo nome nella mente del responsabile delle assunzioni. Un'e-mail di ringraziamento può rendere più cordiali i rapporti con i colleghi e può persino aiutare ad acquisire clienti o a concludere affari se utilizzata in modo ponderato.

Il successo delle email di ringraziamento dipende dal tono e dal contesto. Aggiungere un "grazie in anticipo" in un'e-mail che mira a convincere il destinatario a inviare finalmente un rapporto, ad esempio, può sembrare falso o addirittura passivo-aggressivo. E se il tono dell'e-mail tende troppo all'umorismo, il lettore potrebbe non prendere sul serio la tua gratitudine. Quindi è necessario prestare attenzione quando si scrive questo tipo di email.

"Grazie" nelle firme delle e-mail

Una riga di chiusura va alla fine di un'e-mail, subito prima della firma. Quindi, se c'è qualcosa per cui vuoi ringraziare specificamente qualcuno all'interno di un'e-mail professionale, è qui che puoi aggiungerlo. Questo ti aiuta a concludere l'e-mail in modo positivo, anche se il resto dell'e-mail sollevava domande o si concentrava su lavoro aggiuntivo che deve essere svolto.

Ecco alcuni esempi di battute conclusive che mostrano efficacemente gratitudine:

• Come nota a margine, volevo anche ringraziarti per il tuo duro lavoro su questo [compito lavorativo].
• So che è stato un progetto complicato, ma apprezzo la tua flessibilità riguardo a [inserire motivo].
• Infine, voglio ringraziarvi per [inserire motivo].

Molti di noi collaborano abitualmente con colleghi e manager per svolgere attività lavorative quotidiane ed è facile darlo per scontato. Se invii un'e-mail per qualche altro scopo ma includi "grazie" come conclusione, dimostra che sai che il destinatario ti sta aiutando e lo riconosce.

Inoltre, utilizzare una versione di "grazie" o "grazie ancora" come conclusione professionale della tua email può enfatizzare nuovamente il punto, dimostrando che lo intendi davvero.

Ecco alcuni esempi pratici:

Non potrei farlo senza di te!

[Nome]

Apprezzo il tuo aiuto!

[Nome]

“Grazie”' e le sue varianti

Esistono molte varianti di "grazie" che esprimono l'idea in modo rapido ed efficace e quasi sicuramente le stai già utilizzando regolarmente nelle tue comunicazioni e-mail.

• "Grazie" o "Grazie":questi sono i vecchi valori di riserva e possono funzionare come valori predefiniti, sia che tu li aggiunga al corpo di un'e-mail (che di solito richiederebbe il contesto relativo alla cosa per cui sei grato) o come una firma.
• “Grazie mille”:questa variazione è una versione più forte di “grazie” che è anche un po’ meno formale. (Funziona comunque in un contesto professionale.) Può funzionare come approvazione, ma potrebbe essere necessario includere un contesto relativo al tuo apprezzamento nella corrispondenza commerciale.
• "Molte grazie":questa forma di ringraziamento può essere più formale, quindi funziona meglio per rapporti di lavoro nuovi o situazioni come l'invio di e-mail a un potenziale cliente. Dimostra che riconosci che il destinatario sta scegliendo attivamente di continuare le comunicazioni, oltre a eventuali ringraziamenti specifici che potresti avere.

"Grazie" per scenari specifici

Alcune frasi di ringraziamento si abbinano meglio a situazioni specifiche ed è importante comprendere le sfumature di ciascuna frase per usarle correttamente. Ecco una rapida ripartizione di tre opzioni comuni che esprimono gratitudine in contesti professionali:

• “Grazie ancora”:questa frase implica una collaborazione continua, ma può essere utilizzata anche per ribadire l’apprezzamento espresso in precedenza nell’e-mail. Ha un tono neutro e può adattarsi sia ad ambienti formali che informali.
• “Grazie in anticipo”: quando usi questa frase, stai ringraziando per un'azione futura. L'implicazione è che faranno qualunque cosa tu stia facendo riferimento. Tuttavia, se utilizzata in situazioni in cui il destinatario non è obbligato a fare ciò che gli viene chiesto, questa frase può sembrare presuntuosa. Pertanto è meglio utilizzarlo quando il destinatario è tenuto a conformarsi (ad esempio, se fa parte del suo lavoro).
• "Con apprezzamento":può essere un segno di approvazione semplice, potenzialmente formale, quindi può essere utilizzato per contatti meno familiari o per coloro che supervisionano la tua posizione. La tua email deve avere un tono sincero e riconoscente affinché questa frase venga interpretata correttamente.

3 passi falsi “grazie” da evitare

Una lettera di ringraziamento ben scritta dovrebbe far sentire bene il destinatario riguardo allo scambio. Diversi passi falsi comuni possono intralciarti.

1 Eccessiva fiducia

Apparire presuntuoso è un problema se presumi che il destinatario ti farà un favore, invece di svolgere un compito che rientra nella sua descrizione del lavoro o che ha già accettato di svolgere. Questo può applicarsi a frasi come “grazie in anticipo”. In tal caso, una frase come “Apprezzo il tuo tempo” può aiutarti a evitare la trappola della presunzione.

2 Informalità

Un’altra potenziale trappola è essere eccessivamente disinvolti con il lettore. Come regola generale, meno conosci qualcuno, più formale dovrebbe essere la tua scrittura. Frasi come "Apprezzo [inserire motivo]" e "Sono grato per il tuo [inserire motivo]" possono tornare utili quando hai avuto solo scambi limitati con la persona a cui stai inviando l'e-mail. Nel frattempo, frasi informali come “sei un salvavita” o “grazie mille” dovrebbero essere usate solo in relazioni meno formali e più familiari.

3 Eccessivo

Se ringrazi continuamente il tuo manager o membro del team per ogni piccolo favore o azione, rischi di a) apparire poco sincero eb) sembrare privo di fiducia. Un "grazie" riflessivo aggiunto a ogni interazione perde il suo significato e la ripetizione costante può suggerirti di pensare che l'assistenza verrà concessa solo se un collega viene inondato di elogi. I migliori “grazie” sono quelli con un piccolo pensiero alle spalle.

Vai oltre l'e-mail: altri modi per mostrare apprezzamento

A seconda della situazione, potresti voler esprimere la tua gratitudine offline. Ciò è particolarmente utile se i tuoi ringraziamenti vanno oltre gli scambi quotidiani o se vuoi che il destinatario si senta davvero speciale. Ad esempio, potresti inviare loro un piccolo regalo di ringraziamento con una nota in cui esprimi il tuo apprezzamento, supponendo che sia appropriato per la relazione. Oppure potresti evidenziare gli sforzi di qualcuno durante una riunione in modo che i suoi colleghi e manager possano riconoscerlo per i suoi risultati.

L'e-mail può essere il metodo più semplice per dire "grazie" in contesti professionali, ma portare offline la tua gratitudine può fare molto per mostrare quanto apprezzi gli sforzi di qualcuno.

Domande frequenti via e-mail "Grazie".

Qual è il giusto livello di formalità quando si dice "grazie" in un'e-mail aziendale?

Il contesto è fondamentale in questo caso, ma in generale, meno conosci qualcuno, più dovresti essere formale. (E viceversa.)

È mai appropriato dire “grazie” in un’e-mail professionale?

Sì, è una frase appropriata nell'etichetta della posta elettronica aziendale. Se vuoi esprimere gratitudine, in generale o per un motivo specifico, un breve “grazie” è sempre una frase utile.

Quali sono alcuni modi per esprimere gratitudine nelle e-mail senza sembrare banale?

Usare la frase "grazie" o una variazione come "molte grazie" o "grazie mille" è un modo efficace per esprimere gratitudine nelle e-mail. Nonostante la loro ubiquità, non sono considerati cliché.

Come posso mostrare apprezzamento per un grande favore o un aiuto significativo in un'e-mail?

In tal caso, è una buona idea dedicare l'intera email al ringraziamento piuttosto che aggiungerla a un'email incentrata principalmente su qualcos'altro. Quindi dovresti entrare un po' nei dettagli su ciò che hai apprezzato e dimostrare che riconosci che ha richiesto uno sforzo significativo da parte loro.