La guida definitiva su come distribuire un comunicato stampa

I comunicati stampa sono il segreto per catturare l'attenzione dei media. Si tratta di dichiarazioni brevi e convincenti che mettono in evidenza qualcosa di degno di nota per convincere un giornalista a raggiungere maggiori dettagli.

La copertura mediatica guadagnata per il tuo prodotto o servizio (con l'invio di un comunicato stampa) è spesso più efficace del pagamento per la pubblicità. Il problema è che la maggior parte delle persone non sa da dove cominciare.

C'è uno stile e un formato specifici per i comunicati stampa che i giornalisti esperti si aspettano.

Se sei nuovo in questo mondo, abbiamo compilato questa guida su come distribuire un comunicato stampa. Continua a leggere di seguito per suggerimenti su come compilare il tuo elenco di contatti per i media, scrivere la migliore versione possibile e massimizzare la tua esposizione ai media.

Passaggio 1: ricerca per primo a chi inviare i comunicati stampa

Indipendentemente dal fatto che tu stia scrivendo un comunicato stampa per un'agenzia governativa, un'organizzazione no profit o un rivenditore, il primo passo dovrebbe essere considerare il tuo pubblico di destinazione. Chi stai cercando di raggiungere e cosa vuoi che sappiano?

Ecco alcuni dati demografici del pubblico di destinazione da considerare:

• Età
• Posizione
• Genere
• Formazione scolastica
• Reddito
• Interessi
• Occupazione
• E molti altri!

Capire chi è il tuo pubblico può aiutare a identificare il tipo di media che consuma. Il tuo prossimo passo è andare su Internet e iniziare a cercare i media il cui pubblico di destinazione corrisponde al tuo. Ci vorrà tempo, ma alla fine ne vale la pena.

Ti consigliamo di prendere in considerazione i media tradizionali come giornali, riviste, televisione o radio, ma anche i media nuovi ed emergenti come Facebook, Instagram, Twitter, blog o podcast.

Crea un grande foglio di calcolo per il tuo elenco di contatti multimediali. Prendi nota degli argomenti preferiti da ciascun punto vendita e della dimensione totale dei lettori. Guarda quando pubblicano in modo da capire il momento migliore per inviare loro un comunicato stampa.

Un consiglio professionale è trovare singoli scrittori o giornalisti specializzati nel tuo prodotto o servizio. È più probabile che l'invio del tuo comunicato stampa al loro indirizzo email effettivo si traduca in una storia piuttosto che in una casella di invio generica.

La maggior parte degli indirizzi e-mail può essere trovata all'inizio o alla fine di una storia o nella sezione dei contatti di un sito Web di notizie. Un'altra opzione è trovarli su Twitter poiché questa è la piattaforma di social media preferita dai giornalisti.

Non inviare il tuo comunicato stampa prima di aver finalizzato l'elenco dei media.

Passaggio 2: come distribuire un comunicato stampa

Ora che il tuo elenco di contatti con i media è stato compilato, il tuo prossimo passo è scrivere e mettere a punto un comunicato stampa. Questo è più difficile di quanto sembri.

I giornalisti ricevono centinaia di comunicati stampa al giorno, quindi è necessario che i tuoi attirino la loro attenzione. Per prima cosa, controlla che il tuo comunicato sia il più chiaro e conciso possibile. Dedica più tempo al titolo e alla prima frase (o lede).

Tieni a mente le "5 W": chi, cosa, quando, dove, perché e, naturalmente, come. Per avere successo, devi pensare come un giornalista.

La maggior parte dei giornalisti o dei redattori sfoglia i comunicati stampa nella propria casella di posta in modo da avere solo pochi secondi per suscitare il loro interesse.

Ecco cinque regole per scrivere un comunicato stampa efficace da CBS News:

1. Comunicare un messaggio direttamente ai consumatori o potenziali clienti
2. Dai al giornalista un punto di vista giornalistico con cui lavorare
3. Scrivi il comunicato stampa come un articolo di notizie
4. Fornisci citazioni di qualità dalla tua leadership
5. Contatta personalmente i tuoi migliori punti vendita

Se la tua versione è ben scritta, alcuni editor potrebbero eseguirla così com'è o con alcune modifiche minori. Ciò significa che hai pubblicato una storia per il tuo prodotto o servizio e includeva tutto ciò che volevi che mettesse in evidenza. Questa è una vittoria per tutti.

D'altra parte, se sei interessato solo a potenziare la SEO ma non hai nulla di unico da dire e nessun piano di PR in atto, non dovresti scrivere un comunicato stampa. Vai avanti e seleziona qualcos'altro di cui scrivere.

Essere fuorvianti, non arrivare al punto e avere un rilascio pieno di errori sarà anche morto all'arrivo. I giornalisti esperti possono vedere attraverso queste tattiche a buon mercato.

Passaggio 3: follow-up dopo l'invio di un comunicato stampa

Sii paziente quando invii un comunicato stampa.

Potresti ricevere una risposta entro un giorno, ma potrebbe essere necessaria una settimana o più. Tutto dipende da diversi fattori, tra cui il programma del giornalista, le tendenze in quel momento e il calendario editoriale dell'outlet.

Esiste un'etichetta e-mail per le persone PR che comunicano con i media, cose come non inviare allegati giganteschi, non inoltrare un comunicato che hai già inviato ad altri e utilizzare BCC per nascondere l'elenco dei media.

Una cosa che dovresti fare è seguire dopo aver inviato un comunicato stampa. Questo potrebbe aprire la porta a ulteriori domande e aprire la strada alla costruzione di una relazione a lungo termine.

Non ci sono linee guida rigide sul follow-up, usa solo il buon senso e presta molta attenzione ai segnali sociali. Non inondare mai la casella di posta di un giornalista e non continuare a perseguitarlo se ha deciso di non usare il tuo rilascio.

Coltivare una relazione è più importante del rilascio stesso.

Una versione in particolare potrebbe non averli interessati, ma la successiva potrebbe. Oppure potrebbero considerarti una fonte esperta e contattarti per storie future.

Questo non accadrà se bruci il ponte all'inizio.

Dovrei usare un servizio di comunicati stampa?

Ora capisci come distribuire un comunicato stampa per la massima visibilità. Ma, se i tuoi obiettivi sono più grandi e hai bisogno di aiuto, prendi in considerazione l'assunzione di un servizio di comunicati stampa.

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