10 cose che non dovresti mai dire in un'e-mail

Pubblicato: 2018-07-09

Ci sono alcune cose che sai già da non menzionare via e-mail; le opinioni politiche, tutto ciò che potrebbe essere considerato una molestia sessuale e i pettegolezzi in ufficio sono tra i giochi da ragazzi. Ma ci sono anche alcuni argomenti e frasi meno ovvi da cui faresti bene a stare alla larga, in particolare se vuoi sembrare professionale, competente e in cima al tuo carico di lavoro. Dopotutto, le e-mail possono rimanere in giro per molto tempo e non si sa mai cosa potrebbe essere scavato lungo la strada.

Ecco cosa dicono i professionisti delle risorse umane che dovresti evitare a tutti i costi.

1 "Solo un avvertimento, domani mi chiamo malato."

Ascolta, tutti si sono ammalati per una salute mentale pre-programmata o per una giornata personale a un certo punto della loro carriera, ma ciò non significa che dovresti parlarne tramite e-mail di lavoro. "Inviare via e-mail i tuoi piani per giocare a fare sesso il giorno successivo non è la mossa più intelligente", osserva Patrick Colvin, Strategic HR Business Partner per USA Today. "Questo mette semplicemente in mostra la tua disonestà affinché tutti possano vedere se il tuo messaggio finisce nelle mani sbagliate". Mentre il tuo capo potrebbe capire se hai spiegato la tua necessità di un giorno libero di persona, averlo in forma scritta sembra decisamente subdolo. "A meno che tu non sia veramente malato e abbia la sensazione che non lo sarai il giorno dopo, questo non è un messaggio che vuoi là fuori", aggiunge Colvin.

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2 "John ha davvero lasciato cadere la palla su questo."

"Non discutere mai delle prestazioni di un collega, a meno che tu non sia il suo capo e ne stia discutendo con le risorse umane o il tuo capo", consiglia Cam Bishop, Presidente e CEO di SkillPath. "Non solo è scortese, ma non spetta a te discutere delle prestazioni di qualcun altro tramite e-mail."

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3 “Mi sento…”

È meglio mantenere qualsiasi cosa emotiva fuori dalle e-mail di lavoro, afferma Ginger Robitaille, professionista delle risorse umane, generalista delle risorse umane presso Turning the Corner. “È importante che le comunicazioni via e-mail siano basate sui fatti, condividendo le informazioni richieste, ma non emotive. Le nostre emozioni possono essere interpretate in molti modi diversi quando non c'è un tono o un'inflessione della voce che accompagna le parole", dice. E se non riesci a tenere le tue emozioni fuori dal contenuto di un'e-mail, è una conversazione che probabilmente dovresti avere di persona o al telefono.

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4 “Martedì funziona ancora per te per restituirmi quei documenti, forse intorno alle 15:00? Nessun problema in caso contrario".

Il linguaggio provvisorio non ha posto nelle e-mail, secondo Amanda B. Gulino, esperta di risorse umane e fondatrice di A Better Monday. Invece, scegli qualcosa del tipo: "Hai avuto la possibilità di rivedere i documenti che ho inviato la scorsa settimana? Si prega di esaminarli e restituirmeli entro martedì alle 15:00 in modo da poter rimanere in linea con il nostro piano di progetto". Comunicando in modo assertivo e chiaro nelle e-mail di lavoro, proietterai sicurezza e competenza.

5 “Ecco una copia del progetto a cui sto lavorando con il mio team. Mi piacerebbe ricevere il tuo feedback.”

"A meno che il tuo capo non dica che va bene condividere un progetto, tienilo per te o per membri del team specifici che lavorano al tuo incarico", afferma Jill Tipograph, co-fondatrice di Early Stage Careers. Condividere inavvertitamente informazioni riservate o proprietarie della tua azienda potrebbe sembrare un errore innocente, ma può essere motivo di licenziamento dal tuo lavoro. "I millennial, in particolare, amano il crowdsourcing degli argomenti, persino delle decisioni", sottolinea Tipograph". Ma chiedere al tuo amico che è anche in consulenza come risolvere un problema di un cliente, per esempio, non è lecito”.

6 "Questo posto a volte mi abbatte davvero."

Anche se stai scrivendo al tuo migliore amico in ufficio dopo una giornata davvero difficile, non dovresti mai dire nulla di negativo sul tuo posto di lavoro tramite e-mail di lavoro. "Un messaggio ai tuoi colleghi su quanto disprezzi il lavoro che fai può facilmente arrivare al tuo manager", osserva Tiffany Kuehl, Senior Human Resources Recruiter per Versique. “Nel migliore dei casi, il tuo manager pianifica una riunione per parlarti delle tue preoccupazioni. Nella peggiore delle ipotesi, ti sei appena inviato un'e-mail senza lavoro. "

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7 "Ci scusiamo per il ritardo".

"È importante assumersi la responsabilità e scusarsi di tanto in tanto, ma alcuni di noi lo fanno troppo spesso", afferma Alayna Frankenberry, Manager dell'Inbound Marketing per BlueSky ETO. “In particolare le donne sono state socializzate per scusarsi, rinviare e tamponare le loro dichiarazioni con frasi come 'Fammi sapere se non sei d'accordo' e 'Questa è solo la mia opinione, ma... . .' Chiedere scusa e qualificare costantemente le tue affermazioni in questo modo attenua la tua voce e può portare a una mancanza di rispetto da parte dei colleghi. Indipendentemente dal tuo sesso, se ti ritrovi a usare queste frasi in modo eccessivo, sfida te stesso ad adottare un approccio più diretto e conciso.

8 “Bel lavoro. La prossima volta, per favore, considera. . .”

Può sembrare più facile dare critiche costruttive via e-mail, ma spesso si ritorce contro. "Rispondi al telefono, trova il tempo per incontrarti di persona o parlare in videoconferenza", dice Gulino. "L'intento del messaggio è quasi sempre diverso dall'impatto del messaggio, il che significa che ciò che intendi dire raggiungerà il tuo pubblico in modo diverso e probabilmente negativamente. Non ho mai visto un feedback costruttivo dato tramite e-mail preso bene. Al contrario, ha creato tutta una serie di nuovi problemi, inclusa la mancanza di fiducia”. E se devi dare un feedback via e-mail, mantienilo positivo, dice.

9 "Sono aperto ad altre opportunità".

Questa è davvero una delle cose peggiori che puoi dire tramite e-mail di lavoro, eppure le persone lo fanno sempre. "Non dire alle persone che stai cercando un lavoro o che potresti conoscere qualcuno che sta cercando di andarsene", consiglia Tipograph. Parlare con i reclutatori, verificare con clienti e concorrenti sui ruoli aperti e chattare con i colleghi su ciò che ti aspetta in termini di lavoro sono tutte cose da non sottovalutare. "Anche se ci stai pensando, non è una novità annunciarlo." lei dice.

10 “Come per la mia ultima e-mail. . .”

Questo sentimento si presenta in molte forme, tra cui “come già notato di seguito. . .” e “come discusso in precedenza . . .” Tutte le iterazioni dovrebbero essere evitate. "La spinta non così delicata sta diventando più comune rispetto alle e-mail professionali e sembra tutt'altro che", afferma Jon Brodsky, Country Manager di Finder.com. "È un passivo aggressivo e un tentativo molto velato di incolpare un progetto che si è bloccato". Invece, ripeti semplicemente tutto ciò che deve essere ripetuto e vai avanti.

Una versione di questo post è apparsa originariamente sul blog di Glassdoor.

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