Come dare il tono giusto alle email

Che cos'è un tono nella scrittura? Un ottimo modo per pensare al tono è come la voce della parola scritta, che esprime emozione, carattere, volume, intonazione e l'atteggiamento generale del messaggio. Potresti dire che la differenza tra i due è che la voce è ciò che dici, il tuo tono nella posta elettronica è come lo dici. Se stai comunicando di persona, ci sono così tanti segnali visivi, fisici e audio da osservare e cogliere mentre interagisci con qualcuno. Ciò include cose come il linguaggio del corpo, i gesti delle mani, il ritmo e il tono del tuo discorso, le espressioni facciali e molto altro. Tutti questi elementi si aggiungono in modo cruciale al tono delle parole che stai dicendo.

Una volta che questa interazione passa alla forma scritta, tutti questi segnali svaniscono e ti stai esprimendo con molto meno colore. Come abbiamo parlato in un post sul blog di iniziare un'e-mail professionale, il tono è il modo in cui il carattere della tua attività si manifesta con le tue parole, illustrando la tua prospettiva emotiva senza questi altri utili spunti. Quindi, perché non imparare il più possibile sul tono nella comunicazione aziendale ed evitare qualsiasi filo incrociato? Maggiore è la considerazione che dedichi alla comprensione della voce e del tono in un'e-mail, migliore sarà la tua rappresentazione e la tua rappresentazione generale.

‍ In questo post sul blog, ti aiutiamo a capire cos'è il tono, a mostrare come riconoscere e utilizzare tutti i diversi tipi di tono nelle e-mail e come assicurarti di esprimerti sempre come intendi. ‍

Perché il tono è importante?

Esprimersi in modo chiaro, efficiente ed educato è la chiave per una comunicazione professionale di successo. Quando gran parte di questa comunicazione avviene tramite la parola scritta, dovrai fermarti e pensare al tipo di tono che stai trasmettendo in modo che il destinatario abbia una buona comprensione di come ti senti. Trasmetti il ​​tuo messaggio esattamente come vuoi che suoni.

Puoi già vedere come il tono influisca per essere percepito bene e, in realtà, come essere in grado di trasmettere ciò che intendi spesso può fare affidamento interamente sul tuo tono di voce. In un mezzo scritto, questo non è diverso. Tuttavia, la parola scritta può anche essere più complicata se c'è qualche incertezza per il lettore. Ad esempio, quando ci mancano informazioni, il nostro cervello spesso riempie queste lacune da solo, raramente con nozioni positive. Questo può portare a tutta una miriade di confusioni e messaggi contrastanti, che nessuno vuole personalmente e professionalmente.

Padroneggiare il tuo tono di posta elettronica significa:

• Maggiore fiducia e comprensione all'interno degli ambienti di lavoro.
• Meno tempo sprecato a rileggere, rivedere e riformulare tutte le tue comunicazioni e-mail.
• Nessun passo indietro sulle e-mail o dover riparare relazioni professionali fratturate.
  

In un contesto aziendale, è nel tuo migliore interesse essere compreso chiaramente e avere l'atteggiamento giusto nella tua e-mail, senza spazio per confusione o interpretazioni errate. Tale malinteso potrebbe causare un collega offeso, un cliente insoddisfatto, un cliente o un partner scontento o persino un capo offeso. L'elenco, purtroppo, potrebbe continuare, ma fondamentalmente l'obiettivo è prevenire ogni possibilità di conflitto a lungo termine.

Assicurati che il tuo galateo e-mail trasmetta in modo naturale il tono previsto e mettiti al passo con tutti i diversi modi in cui la tua voce potrebbe e può essere interpretata via e-mail, quindi applicala al tuo lavoro quotidiano per la massima tranquillità.

Diversi tipi di toni nella scrittura

Un tono professionale nelle e-mail può richiedere molto tempo per essere corretto. Molte persone leggono le loro e-mail più volte, le leggono ad alta voce o addirittura le mettono da parte per un breve periodo per tornare più tardi. Indovinare come verrai percepito è frustrante quasi quanto le congetture che possono portare a cercare di capire il tono di qualcun altro: cercare di interpretare le emozioni della persona riguardo all'argomento e sperare che tu le abbia comprese correttamente.

Ci sono alcune regole d'oro che lo scrittore deve considerare prima di iniziare a scrivere che aiutano a determinare il tono appropriato:

• Perché scrivo questo?
• A chi lo scrivo?
• Cosa voglio che capiscano qui?
  

La risposta a tutti questi ti darà la risposta alla domanda che ti ha portato qui: che tipo di tono dovrei usare?

Ecco un elenco di diversi tipi di toni per iscritto da riconoscere nelle e-mail e ridurre al minimo la possibilità di interpretazioni errate.

Casuale

• "Ehi"
• "Grazie mille"
• "Nessun problema"
  

Rispettoso

• "Come ha detto la signora Dias nella nostra precedente telefonata"
• "Secondo la ricerca del nostro dipartimento"
• "Cari membri del Comitato,"
  

Amichevole

• "Come stai?"
• "Buon fine settimana"
• "Spero sia tutto a posto!"
  

Incoraggiante

• "Mi piacerebbe sentire i tuoi pensieri qui"
• "Perché non prendi l'iniziativa su questo?"
• "Ottimo lavoro sulla presentazione di ieri"

Conciso

• "Martedì e mercoledì della prossima settimana dopo le 15:00 mi si addice di più"
• "I grafici A e B funzionano bene, ma l'ultima statistica nel grafico C non è sufficientemente rappresentativa"
  

Decisivo

• "Questo è il miglior piano d'azione"
• "Traccerò una linea sotto questo"
• "Andiamo con la strategia B e prendiamola da lì"
  

Allegro

• "Sento che con un'altra settimana di lead generation, possiamo superare il limite"
• "Non appena abbiamo finito con la stanza, è tutta tua"
• "Felice di aiutare dove posso"

Impostazione del tono nell'e-mail

Simile al nostro post su come scrivere un'e-mail professionale, le linee guida per impostare il tono dell'e-mail seguono una regola di condotta piuttosto semplice. Le migliori pratiche sono le seguenti.

Sii gentile e sincero

‍ Essere cortesi sarà sempre un buon punto di partenza per dare un ottimo tono sin dall'inizio.

Usa un linguaggio non discriminatorio

‍ Trattare tutti come uguali è un segno di rispetto e impedisce che qualsiasi pregiudizio o offesa si frapponga tra chi scrive e chi legge.

Dai priorità alle tue informazioni

‍ Scopri la cosa più importante che stai dicendo e assicurati che sia chiaramente espressa all'inizio dell'e-mail. L'ambiguità può confondere il messaggio.

Mantieni il lato positivo e centrale

Allo stesso modo, sottolinea la buona notizia nelle tue comunicazioni; mostra che apprezzi di più questo prima di affrontare qualsiasi altra cosa.

Presta attenzione ai dettagli

‍ La verifica della grammatica, dell'ortografia e della struttura implica che ti preoccupi di come questo messaggio comunica al lettore.

Attenzione alla lunghezza

‍ Questo può trasmettere una varietà di emozioni al lettore. Troppo corto può sembrare brusco o infastidito. Troppo a lungo sembra sfocato e poco chiaro: l'abbondanza di parole a volte può seppellire il vero significato di un messaggio.

Esempi di tono nella scrittura di email

Con i nuovi insegnamenti in mente, diamo un'occhiata ad alcuni esempi del tono di un'e-mail. Se ti trovi nelle seguenti situazioni professionali o simili, è fondamentale rappresentare con precisione come ti senti e come vuoi essere percepito. Ci auguriamo che questi esempi ti aiutino ulteriormente a comprendere e trasmettere il tono nelle comunicazioni aziendali.

In disaccordo con un collega

Ciao Beth,

Questo è un suggerimento così grande e creativo, apprezzo davvero che tu abbia fatto lo sforzo di esaminare alcune di queste opzioni. Potremmo potenzialmente esplorarlo a un certo punto a seconda del feedback che raccogliamo sui dati demografici, anche se, se devo essere onesto, vedrei questo approccio alienante alcuni dei nostri utenti e odierei dover annullare molto del tuo duro lavoro lì. Forse qualcosa come una campagna più ampia via e-mail includerebbe tutti i punti di contatto con cui dobbiamo interagire?

Aperti alle idee però!

Grazie mille,
Stefano

Il tono di questa email è interpretato come indiretto, e quindi un po' insincero. Quello che stai cercando di esprimere è perderti in un linguaggio fiorito e frasi lunghe. Il modo migliore per farlo potrebbe essere qualcosa come il seguente esempio.

Ciao Beth,

Bella idea, vedo da dove vieni; tuttavia, dobbiamo rappresentare una parte maggiore della nostra base di clienti, inoltre penso che dobbiamo muoverci abbastanza velocemente su questo. Proviamo una semplice campagna e-mail a tutte le categorie di età e rivediamo i risultati in una settimana. Suona bene?

Grazie,
Stefano

Frustrazione per non essere ascoltato

Patrizio,

Come per le mie DUE (!) email precedenti, questo non funzionerà. quale parte non hai capito?? Questa data non è adatta al signor Arnaux e NON parteciperà all'evento la prossima settimana!

Jo

Questa email è un esempio di tono molto condiscendente. Non ci sono saluti, le frasi sono molto schiette e non è necessario utilizzare più punti interrogativi e punti esclamativi. Mettere in maiuscolo le parole trasmette anche un tono arrabbiato che dovrebbe essere evitato a tutti i costi. Fai un respiro, mantieni la calma e prova un approccio fresco ma diretto. Ecco come suonare in modo più professionale trasmettendo lo stesso messaggio.

Ciao Patrizio,

Nulla è cambiato da parte nostra - le date dell'evento non funzionano ancora per il signor Arnaux.

Sembra che i nostri fili potrebbero essere incrociati qui. Hai tempo per una telefonata veloce questo pomeriggio? Sarebbe bello essere sulla stessa pagina.

Migliore,
Jo

Rifiutare un intervistato per un ruolo nella tua squadra

Ciao Sara,

Anche se è stato bello parlare con te riguardo alla posizione aperta la scorsa settimana, mi dispiace dirti che purtroppo non procederemo con la tua candidatura. Mi dispiace tanto doverti dare una brutta notizia e spero che tu non sia troppo arrabbiato per questo feedback che ne deriva.

Per favore accetta le mie più sincere scuse.

Migliore,
Martino

Il tono qui è molto dispiaciuto per qualcosa che è un risultato naturale in un processo di intervista. L'uso di questo stile di linguaggio trasmette tristezza sproporzionata e, per impostazione predefinita, senso di colpa, il che non è una grande impressione per il marchio di lavoro dell'azienda. È così che potresti scrivere la stessa email in un tono più professionale. Inoltre, dai un'occhiata ad altri suggerimenti su come scrivere l'e-mail di rifiuto del candidato perfetto.

Ciao Sara,

Grazie per aver dedicato del tempo per incontrarci la scorsa settimana. Sfortunatamente, al momento non procederemo con la tua richiesta.

In questo momento, stiamo cercando candidati con competenze più specifiche per ricoprire questo ruolo, anche se siamo rimasti molto colpiti dalla tua esperienza complessiva. Vorremmo rimanere in contatto per eventuali ulteriori opportunità per cui riteniamo che potresti essere adatto se fossi felice che lo facessimo?

Migliore,
Martino

Aggiornamento su un progetto impegnativo

Ciao a tutti,

Sfortunatamente, non siamo dove ci aspettavamo di essere in questa fase di sviluppo. Nonostante la pianificazione accurata di ogni segmento, stiamo lottando per raggiungere i numeri target settimanali. Non vedo questo cambiamento nel prossimo mese, anche se stiamo vedendo alcune scoperte interessanti in altre aree del progetto.

Spero che questo non sia troppo di una battuta d'arresto. Sentiti libero di condividere qualsiasi pensiero su questo.

Migliore,
Mia

Inutile dire che questo è un tono eccessivamente negativo. Sì, è bene assumersi la responsabilità di progressi lenti o fallimenti, tuttavia inquadrare l'e-mail in questo modo non mostra alcuna promessa, speranza o convinzione che assicuri la direzione sa che l'individuo è in grado di affrontare la situazione. L'e-mail ritrae una mancanza di fiducia e un sentimento di disperazione riguardo al lavoro, che dovrebbe essere evitato. Ecco come migliorare il tono e le modalità di comunicazione degli stessi disagi.

Ciao a tutti,

Quando ho inizialmente fissato gli obiettivi per questo progetto, ho trascurato di tenere conto del periodo di bassa stagione nel calendario sportivo. Comprensibilmente, questo significa che i nostri numeri saranno inferiori alle previsioni, tuttavia, abbiamo visto un comportamento estremamente positivo dei consumatori sul nostro negozio online attraverso la grande campagna sui social media che il nostro team ha condotto, nonché un'enorme crescita del nostro seguito social generale.

Esamineremo ulteriormente questi sviluppi e ti terremo aggiornato sugli approfondimenti mentre riaggiustiamo le cifre previste per questo mese.

Qualsiasi domanda su questo è più che benvenuta.

Migliore,
Mia

Eccitazione per una prospettiva di vendita

Ciao Jorge,

Una notizia incredibile!!! Sono così entusiasta che entrerai a bordo come cliente di Crossify! Il team qui è così felice che abbiamo elaborato tutte le scartoffie (vedi allegato!) nella speranza di poter chiudere tutto questo oggi :D Suona bene?!

Per qualsiasi domanda o domanda, chiamami in qualsiasi momento al +34 8711540 e possiamo sistemare tutto.

Cordiali saluti,
Peter

Sebbene sia sicuramente un motivo per essere felici, il tono di posta elettronica entusiasta qui è un po' inappropriato e scoraggiante dato il contesto. Il potenziale cliente potrebbe leggerlo come dilettante, non professionale o persino disperato: è passato un po' di tempo da quando hai effettuato una vendita? Rispondi in modo positivo ma misurato e, soprattutto, rimani fiducioso nelle tue capacità professionali in questa trattativa. Il tono appropriato per questa corrispondenza e-mail potrebbe assomigliare a questo.

Ciao Jorge,

Brillante! Il team e io non vediamo l'ora di integrarti come cliente ufficiale di Crossify. Puoi trovare tutti i documenti necessari in allegato, ma fammi sapere se hai domande.

In alternativa, possiamo anche fissare una chiamata per la prossima settimana per finalizzare le cose di persona. Più che felice di guidarti attraverso la documentazione.

Cordiali saluti,
Peter

Familiarizzare con questa panoramica ed esempi funzionerà come un inestimabile controllo del tono delle e-mail. Puoi anche usare Flowrite per aiutarti a suonare come desideri nelle tue e-mail.

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