Tone Matching: che cos'è, chi lo usa e perché?

Pubblicato: 2019-04-23

Hai mai mandato un messaggio a un tuo amico per condividere notizie entusiasmanti e sei rimasto deluso quando ha risposto con un poco brillante "Oh, cool."? O forse hai scritto al servizio clienti della tua banca in merito a un grave errore nell'estratto conto della tua carta di credito e ti sei sentito irritato quando hai ricevuto in cambio un messaggio eccessivamente cinico.

In ciascuno di questi scenari, il tono delle risposte che hai ricevuto non corrispondeva effettivamente al tono . La corrispondenza del tono è la pratica di regolare il tono quando rispondi a qualcuno per riconoscere i suoi sentimenti e mostrare che sei qui per aiutare. È una tattica spesso impiegata da persone come i rappresentanti del servizio clienti e gli operatori sanitari.

La corrispondenza dei toni è un modo eccellente per dimostrare empatia e mostrare alle persone che tieni a te. Non solo può plasmare positivamente come qualcuno si sente per te, ma anche, se stai scrivendo in un contesto professionale, come si sente per la tua azienda o organizzazione in generale. È potente!

Dopotutto, il tono trasmette attitudine e può lasciare una forte impressione emotiva. Quando si abbina il tono, inizia considerando lo stato emotivo e le aspettative dell'altra persona.

Identificare emozione e tono nella scrittura

Di persona, di solito puoi fare affidamento su segnali visivi come il linguaggio del corpo e i gesti per avere un'idea di come potrebbe sentirsi qualcuno. Allo stesso modo, puoi prestare attenzione al tono della voce di qualcuno o alle parole che enfatizzano quando parlano al telefono. Ma per iscritto, a volte può essere più difficile identificare lo stato emotivo di qualcuno, specialmente quando non hai molte informazioni.

Può essere utile familiarizzare con come le parole possono scatenare emozioni specifiche e prestare molta attenzione a indicatori come la punteggiatura e le sottili differenze nella scelta delle parole. Non dimenticare di prendere in considerazione anche le norme culturali, poiché possono influenzare in modo significativo il modo in cui viene percepito il tono.

Una volta che hai un'idea di ciò che prova qualcuno, è il momento di abbinare il tono e sviluppare una risposta appropriata in base al contesto della conversazione. Sebbene ci sia un intento positivo dietro la frase spesso citata "tratta gli altri nel modo in cui vorresti essere trattato", in realtà non è la pratica più empatica. Dopotutto, non tutti reagiranno a qualcosa come faresti tu!

Invece, prova a utilizzare gli indizi concreti lasciati nel messaggio di qualcuno, come la scelta della parola specifica, la punteggiatura o qualsiasi emoji usata, per guidarti il ​​più possibile. Al meglio delle tue capacità, metti l'altra persona in prima linea e pensa a come potresti soddisfare al meglio le sue esigenze. A seconda della situazione, potrebbe essere necessario anche leggere tra le righe di un messaggio. A volte ciò che non viene detto può essere ancora più importante.

Immergiamoci in alcuni esempi di corrispondenza dei toni dall'account Twitter di Grammarly.

Tone Matching vs. Tone Mirroring

Tieni presente che la corrispondenza del tono non significa sempre rispecchiare esattamente il tono di qualcuno. Ad esempio, di solito è meglio evitare di abbinare la rabbia alla rabbia, la frustrazione alla frustrazione e la preoccupazione alla preoccupazione. In questi casi, rispondere in natura può spesso peggiorare la situazione e portare a esperienze negative.

Nella situazione sopra, qualcuno era preoccupato per un problema serio. Un indizio che aiuta a indicare l'emozione sottostante qui è l'emoji usata, che suggerisce sgomento.

In risposta, vorremmo comunicare i passaggi successivi per affrontare questo problema e rassicurare questa persona per dimostrare che prendiamo sul serio il problema. Ecco perché un tono un po' formale sembra più appropriato di uno estremamente positivo o casual, che potrebbe sembrare irriverente.

Leggere tra le righe

In molte situazioni, tuttavia, il rispecchiamento del tono può essere perfettamente appropriato e persino apprezzato.

A prima vista, la situazione di cui sopra potrebbe sembrare delicata, dopotutto si tratta di una lamentela. Ma leggere il messaggio più da vicino suggerisce che questa persona in realtà non prende questa situazione troppo sul serio. La scelta della parola appare più neutra che arrabbiata e la gif trasmette sfacciataggine piuttosto che frustrazione.

L'abbinamento dei toni qui rispecchiando la giocosità del messaggio originale crea un'opportunità divertente per connettersi a un livello più informale e riconoscere il feedback in modo spensierato e positivo.

Alcune persone potrebbero scoprire di essere naturali quando si tratta di abbinare i toni e possono farlo senza nemmeno pensarci, mentre altri potrebbero avere difficoltà. La buona notizia è che il tone matching è un'abilità che può essere sviluppata e affinata! Quindi, se inizialmente lo trovi difficile, non preoccuparti. Con la pratica, potresti essere sorpreso di quanto velocemente puoi migliorare la qualità delle tue interazioni con gli altri.