Abitudini di comunicazione virtuale Stiamo mantenendo IRL

Mentre il mondo si avvicina al terzo anno della pandemia, alcune aziende hanno adottato operazioni sul posto di lavoro completamente remote mentre altre hanno scelto un modello ibrido o un completo ritorno in ufficio.

I dipendenti che stanno rispolverando le loro vecchie scrivanie portano con sé nuove abitudini di comunicazione che hanno sviluppato lavorando da casa. Sebbene pratiche come un codice di abbigliamento "affari in alto, festa in basso" potrebbero non volare di persona, alcune norme di comunicazione remota potrebbero essere vantaggiose per il lavoro in ufficio.

Pratiche di comunicazione virtuale da mantenere

Vale la pena preservare queste tre abitudini di comunicazione virtuale in un luogo di lavoro fisico.

Respingere le riunioni non essenziali

Le riunioni virtuali sono una modalità necessaria di comunicazione e collaborazione all'interno e tra i team. L'impossibilità di sincronizzarsi in modo informale sullo stato del progetto o sugli aggiornamenti nei corridoi o di avvicinarsi a un collega alla scrivania ha portato a una proliferazione di riunioni virtuali tramite piattaforme di videoconferenza. Secondo uno studio di Stanford del 2021 , ha anche portato a un aumento delle abitudini multitasking durante tali riunioni basate su video .

Oltre al multitasking, i team hanno cercato di recuperare il proprio tempo durante il lavoro a distanza limitando le riunioni inutili a favore della comunicazione quando era necessario anziché a un'ora prestabilita.

Quando la collaborazione non è coinvolta, può essere efficace utilizzare metodi di comunicazione asincroni tramite e-mail, dashboard di progetto, intranet o uno strumento di messaggistica, come Slack.

Riconoscere le riunioni essenziali rispetto a quelle superflue è un tratto di comunicazione virtuale da preservare quando si torna in ufficio.

A turno nelle conversazioni

La mancanza di incontri di persona significava che i partecipanti non potevano più fare affidamento sulla " consapevolezza dello sguardo " per riconoscere il flusso naturale di alternarsi in una conversazione e quando era opportuno parlare a turno.

Per affrontare questo problema, i partecipanti alla riunione hanno sviluppato la consapevolezza e le competenze necessarie per parlare a turno durante le riunioni video. Questa abitudine di comunicazione deliberata riduce situazioni imbarazzanti come parlare sopra gli altri o interrompere prematuramente l'oratore.

Mantenere questa abitudine in ufficio aiuta a promuovere l'equità della comunicazione, consentendo a più partecipanti di impegnarsi ed essere ascoltati.

Mantenere formati virtuali per determinati meetup

La riunione di persona non solo richiede tempo per la riunione o l'evento stesso, ma significa anche perdere tempo e produttività per viaggiare da e verso un meetup.

Mentre il mondo era bloccato, gli incontri formali e informali hanno adottato un formato virtuale. È pratico tenere le riunioni necessarie di persona per i lavoratori che sono tornati in un ambiente d'ufficio. Tuttavia, secondo lo studio di Stanford, prenotare le riunioni solo per conversazioni essenziali aiuta a mantenere i dipendenti concentrati e produttivi.

Gli eventi non legati al lavoro, come sessioni di coaching o informative scolastiche, possono essere organizzati su formati virtuali, come video o Zoom, ad esempio.

Abitudini “prima dei tempi” da ripristinare

Allo stesso modo, ci sono alcune abitudini pre-pandemia che alimentano la collaborazione e le relazioni sul posto di lavoro.

Convenevoli pre-incontro

Spesso, le conversazioni nelle riunioni virtuali sono strutturate formalmente, con i partecipanti che saltano bruscamente verso l'obiettivo della riunione senza un "riscaldamento" della conversazione. Sebbene questo approccio incentrato sull'obiettivo possa sembrare efficace nell'essere consapevoli dei vincoli di tempo, sacrifica ciò che i ricercatori dell'UC Santa Cruz chiamano " reciprocità nella conversazione ".

La reciprocità nella conversazione si riferisce all'inclinazione delle persone a correggere automaticamente la propria comunicazione per ottenere una conversazione equilibrata. Uno studio recente, pubblicato su Language and Speech , ha rilevato che i partecipanti che hanno avuto il tempo di parlare di argomenti non legati al lavoro prima di iniziare formalmente la riunione hanno avuto un maggiore livello di divertimento nello svolgere compiti collaborativi.

Incoraggiare un flusso naturale di convenevoli prima di dare il via all'agenda di una riunione può aumentare il morale del team.

Chiacchiere sul posto di lavoro

Le chiacchiere casuali nell'angolo cottura dell'ufficio o mentre si cammina con un collega in una riunione settimanale ha un impatto significativo sul posto di lavoro . Queste conversazioni casuali contribuiscono alla cultura aziendale e aiutano nella costruzione di relazioni.

Ad esempio, incoraggiare "conversazioni rinfrescanti" potrebbe avere un impatto particolare per un membro del team che potrebbe avere ansia sociale in situazioni di discorso formale, come una riunione o uno contro uno con un manager. Chiacchiere sociali spontanee con i colleghi o la leadership forniscono un ambiente rilassato per la costruzione di relazioni e la soddisfazione sul posto di lavoro.

Sebbene la comunicazione virtuale abbia i suoi aspetti negativi, come la famigerata " stanchezza dello zoom ", ci sono vantaggi nel portare le abitudini di comunicazione remota apprese nello spazio di lavoro fisico.