Come eseguire una revisione settimanale: passo dopo passo

Quando è stata l'ultima volta che hai tenuto una revisione settimanale?

Lavorare senza una revisione settimanale è una ricetta per sopraffare, procrastinare e concentrarsi sulle priorità degli altri piuttosto che sulle proprie. È una parte fondamentale di qualsiasi buon sistema di gestione del tempo o di produttività.

Dopotutto, come fai a sapere dove stai andando se non ti fermi a guardare in alto di tanto in tanto?

La revisione settimanale è utile per tutti i tipi di professionisti, inclusi imprenditori, creativi e persino scrittori.

L'autore David Allen ha proposto per la prima volta il concetto di revisione settimanale nel suo popolare libro sulla produttività: Getting Things Done (alias GTD). Fondamentalmente implica rivedere ciò che hai fatto, come è andata la tua settimana e su cosa lavorerai dopo. E ci vogliono solo circa 30 minuti per completare.

In questo articolo spiegherò cos'è il GTD, come tenere una revisione settimanale e se questa pratica può aiutarti.

Che cosa sta facendo le cose?

Getting Things Done è un popolare sistema di produttività di David Allen. Al centro di GTD c'è un principio:

“La tua mente serve per avere idee, non per trattenerle”

GTD era originariamente rivolto a uomini d'affari, ma più recentemente ha guadagnato un seguito di culto online perché consente a chiunque di diventare più creativo e produttivo.

Se vuoi fare le cose o GTD:

• Suddividi i progetti in attività più piccole
• Registra queste attività in un elenco o in un sistema attendibile
• Agisci sulle attività nelle tue liste ogni giorno
• Rivedi settimanalmente i tuoi progressi e le tue aree di interesse più ampie (cosa tratteremo)

Cos'è una revisione settimanale?

La revisione settimanale è un concetto chiave di GTD. È anche un modo per verificare se stessi.

Pensalo come uno zoom indietro dalla tua settimana lavorativa, dalle attività quotidiane e da altri progetti per guardare al quadro generale. È un'opportunità per valutare se stai lavorando per quei risultati ideali più grandi.

Durante una revisione settimanale, tieniti aggiornato su tutti gli elementi aperti nelle tue liste di cose da fare, calendario, note e altre aree della tua attività. Con queste informazioni a portata di mano, puoi valutare quanto sei stato efficace e fissare obiettivi o obiettivi per la settimana a venire.

Gli utenti GTD usano anche una terminologia specifica per descrivere altre aree della loro vita personale o professionale che esaminano. Per esempio:

• "In attesa" si riferisce a elementi per cui stai aspettando informazioni o una decisione da qualcun altro. Durante una revisione settimanale, considera se dovresti seguire.
• "Prossime azioni" o "Elementi di azione" si riferiscono alle attività nell'elenco delle cose da fare. Durante una revisione settimanale, identifica il passaggio successivo e pianifica ciò di cui avrai bisogno durante la settimana successiva.
• "Aree di lavoro" si riferisce a dove lavori su progetti particolari. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto, hai bisogno di raccogliere in anticipo del materiale per il tuo spazio di lavoro?
• "File Tickler" si riferisce a dove memorizzi documenti sciolti, risorse e altre informazioni aperte che a un certo punto esaminerai.
• "Agenda" si riferisce a un elenco di elementi da discutere con le persone chiave del tuo team o della tua azienda la prossima volta che li vedi. Aggiornali regolarmente.

Passaggio 1. Preparati per la revisione settimanale

Fondamentalmente, una volta alla settimana, dedica 30 minuti a rivedere su cosa hai lavorato e per quanto tempo. Per prepararti, prenota questo tempo di revisione nel tuo calendario come appuntamento ricorrente e impegnati a rispettare l'appuntamento.

Il venerdì pomeriggio o la domenica sera sono entrambi ideali in quanto sono parti più tranquille della settimana lavorativa per coloro che lavorano dal lunedì al venerdì.

Dovrai lavorare o concentrarti in un luogo tranquillo per almeno 30 minuti senza interruzioni. Finisci tutto ciò su cui stai lavorando in anticipo o chiudilo per la settimana.

Idealmente, avrai i tuoi obiettivi, note e altri documenti a portata di mano. Dovresti anche avere accesso al tuo task manager, al calendario e ad altre caselle di posta o bucket.

Se aiuta, attiva la modalità non disturbare e disabilita le notifiche per e-mail e social media. Inoltre, rifiuta tutti gli inviti alle riunioni che si verificano durante questo periodo. Puoi anche combinare una revisione settimanale personale e aziendale.

Passaggio 2: controlla le tue caselle di posta e i tuoi impegni

Ora sei pronto per rivedere la tua settimana. Esamina ciascuna delle tue caselle di posta o bucket. L'esempio include:

• Elenchi di cose da fare o attività della scorsa settimana
• I dati del tuo calendario e gli eventi (passati e futuri)
• Carte sciolte
• Ritagli web non ordinati o senza tag in strumenti come Evernote
• Email con nuove azioni
• Note sulle riunioni e altre caselle di posta in arrivo per prendere appunti
• Oggetti d'azione
• Metriche relative ai tuoi obiettivi
• Altri punti all'ordine del giorno

Fondamentalmente stai cercando di catturare e consolidare il maggior numero possibile di loop aperti e inserirli nel tuo task manager. Durante la tua revisione, potresti voler archiviare o ordinare anche gli elementi di cui sopra. In Getting Things Done, David Allen spiega:

“La maggior parte delle persone si sente meglio con il proprio lavoro la settimana prima della vacanza, ma non è a causa della vacanza stessa. Cosa fai l'ultima settimana prima di partire per un grande viaggio? Ripulisci, chiudi, chiarisci e rinegozi tutti i tuoi accordi con te stesso e con gli altri. Ti suggerisco solo di farlo settimanalmente invece che ogni anno.

Passaggio 3: valuta i tuoi progressi

Mentre esamini gli elementi del tuo lavoro o della tua vita personale, non lavorare effettivamente su di essi . Se ritieni che una revisione settimanale richieda più di 30 minuti, probabilmente è perché stai lavorando a un'attività o a un progetto invece di rivederlo.

Ad esempio, l'ordinamento di centinaia di ritagli web di Evernote è un progetto. Rivedere uno o due come parte di un sistema per prendere appunti è un compito. Valuta i tuoi progressi, i bloccanti e cosa devi fare dopo.

Ad esempio, se sei uno scrittore o un professionista creativo, questa recensione non è il momento di scrivere o modificare il tuo lavoro. Vuoi valutare un conteggio delle parole o progredire con un cliente. Durante la tua recensione, sii onesto con te stesso. Chiedi e rispondi a domande come:

• Cosa ho realizzato o su cui ho lavorato questa settimana?
• Cosa è andato bene/non è andato bene?
• Quali sono i miei compiti più importanti per la prossima settimana?
• Quante ore ho passato a lavorare sulle mie priorità?
• Come ho commercializzato o promosso il mio lavoro?
• Quali eventi sono presenti nel mio calendario per i sette giorni precedenti/successivi in ​​cui devo agire?
• Cosa ho rimandato?
• Cosa dovrei smettere di fare o dire di no?
• Mi sto muovendo verso o lontano dai miei obiettivi a lungo termine?

Chiedi e rispondi a queste domande in un diario, se lo desideri. Se disponi di un documento che utilizzi per tenere traccia delle metriche pertinenti, aggiornalo. Pulisci la tua lista di cose da fare. E rivaluta i tuoi impegni.

Quando avrai le idee chiare su cosa fare dopo, puoi staccare la spina per il fine settimana sentendoti sicuro di ricominciare la settimana successiva. A volte, devi fare il check-in per fare il check-out!

Passaggio 4: pianificare la prossima settimana

Usa la tua revisione settimanale per chiarire le tue priorità e pianificare la settimana successiva.

Ciò può significare aggiungere attività mancanti o scadenze imminenti al tuo prossimo calendario o decidere se è necessario rinegoziare gli impegni con il tuo editore o con i clienti.

Se utilizzi un elenco di cose da fare o un task manager, questo è il momento di aggiornarlo con nuovi elementi e rimuovere i vecchi elementi che non hai intenzione di completare. Allo stesso modo, se stai iniziando un nuovo progetto, potresti raccogliere ciò di cui hai bisogno ora o registrare un'azione per la prossima settimana.

Raccomando anche di annotare 1-3 risultati ideali per la settimana a venire. Proprio come un obiettivo di scrittura, questi si concentreranno sulla mente.

Durante la revisione settimanale, archivio le mie ricerche, organizzo i miei appunti e rileggo rapidamente le idee che mi sono venute durante la settimana. Questo mi aiuta a valutare se c'è qualcosa che ho trascurato o se c'è un'idea che posso utilizzare nei prossimi giorni nel mio lavoro.

Annoto o contrassegno anche risultati minori durante la settimana, come raggiungere un numero di parole target o completare un capitolo di un libro.

Passaggio 5: fai 3 semplici domande

Nel suo popolare libro, David Allen afferma che una revisione settimanale di successo si traduce in 3 risultati:

• Diventa chiaro, cioè, sai cosa devi fare dopo con azioni chiare?
• Aggiornati, ad esempio, il tuo task manager, calendario e file di progetto sono aggiornati?
• Diventa completo, cioè hai controllato tutte le tue caselle di posta?

Se non hai capito bene tutto questo, non preoccuparti. Possono essere necessari alcuni cicli di revisione settimanale per abbracciare completamente il processo.

Diventa creativo con la tua recensione settimanale

Una revisione settimanale dovrebbe adattarsi al tuo modo di lavorare. La revisione settimanale è una parte fondamentale del mio sistema di produttività per l'esecuzione di Diventa uno scrittore oggi. Come scrittore, ho trovato una recensione settimanale ideale per bilanciare la scrittura e altre aree di business.

Mi dà fiducia che sto scrivendo le cose giuste al momento giusto e mi aiuta a far luce su parti trascurate del mestiere.

In genere, rivedo la mia scrittura e altri obiettivi il venerdì o la domenica sera e ci vogliono solo 30 minuti. Leggo i miei appunti, valuto il mio conteggio delle parole per la settimana e faccio il totale per quanto tempo ho passato a scrivere.

Decido anche cosa passerò a scrivere la prossima settimana.

L'ultima parola sulla tua revisione settimanale

Una revisione settimanale richiede solo circa mezz'ora, ma dovrebbe farti risparmiare ore durante la settimana a venire. Dopotutto, i cecchini passano più tempo a capire dove mirare che a sparare.

È una potente strategia di produttività che, se utilizzata correttamente, ti aiuterà ad avere successo nella tua attività, con la certezza di avere le risorse e il tempo per portare a termine ciò che hai iniziato.