Come scrivere un messaggio di benvenuto a un nuovo dipendente

I primi giorni di un nuovo assunto in un'azienda danno il tono al suo mandato lì. Un caloroso messaggio di benvenuto, che spesso viene inviato durante quei primi giorni critici di onboarding, informa il nuovo membro del team sui processi, i valori e la cultura dell'azienda. Questo saluto può anche aiutarli a sviluppare una rete di informazioni man mano che acquisiscono familiarità con il team e come il loro nuovo ruolo si collega all'obiettivo più grande.

Secondo un sondaggio di Sapling sulle risorse umane , una scarsa esperienza di onboarding può far sì che i nuovi assunti abbiano il doppio delle probabilità di cercare un altro lavoro altrove.

Poiché sempre più datori di lavoro estendono il lavoro a distanza o passano a un accordo ibrido a lungo termine , raggiungere in modo efficace i nuovi assunti può coltivare rapporti di cooperazione indipendentemente dal contesto lavorativo.

Che cos'è una lettera o un messaggio di benvenuto?

Il processo di onboarding per i nuovi dipendenti spesso include un assalto di documenti da firmare, account di sistema da creare, condivisione dei processi, formazione e presentazioni.

I messaggi di benvenuto possono presentare formalmente il nuovo dipendente a grandi gruppi all'interno dell'organizzazione oppure possono essere presentazioni informali tra colleghi. Spesso vengono condivisi alcuni dettagli, che possono includere informazioni sul loro ruolo precedente e sul contributo che daranno all'azienda.

Cosa dovrebbe includere?

Le specifiche su cosa includere in un saluto di benvenuto, così come il tono, dipendono dal mittente. Di seguito sono riportati esempi di cosa possono includere i messaggi di benvenuto, a seconda di chi li invia.

Risorse umane/reclutatori

Le lettere di benvenuto scritte da un reclutatore o da un membro del team delle risorse umane apriranno il messaggio con un saluto entusiasta.

Potrebbe quindi includere un elenco di attività amministrative che il dipendente deve completare il primo giorno per prepararsi a iniziare a lavorare. Ad esempio, potrebbe fornire istruzioni dettagliate per la creazione di un account utente per l'intranet dell'organizzazione o includere allegati o collegamenti a documenti preliminari che devono essere firmati.

Le lettere di benvenuto dei reclutatori e dei membri del team delle risorse umane potrebbero anche fornire un itinerario di incontri a cui partecipare con i capi dipartimento, il responsabile delle assunzioni o altro personale come parte del processo di onboarding. Nella lettera di benvenuto potrebbero essere condivise anche le linee guida dell'organizzazione, come il codice di abbigliamento, i requisiti per le pause, le informazioni sui parcheggi, i vantaggi aziendali e altre politiche.

Le risorse umane potrebbero anche pubblicare un annuncio generale dell'azienda tramite e-mail o il portale interno con una panoramica delle esperienze lavorative passate del nuovo assunto e di ciò che è stato inserito nel team per realizzare.

Assumere manager

I responsabili delle assunzioni che lavoreranno a stretto contatto con il nuovo dipendente spesso forniscono maggiori informazioni su ciò che il nuovo assunto può aspettarsi nei primi giorni e forse anche nelle prime settimane e mesi. Oltre ad aprire la lettera con un saluto di benvenuto, il messaggio potrebbe includere un'analisi giornaliera e oraria delle sessioni di formazione o dei processi del dipartimento da rivedere.

Potrebbe anche essere un'opportunità per i responsabili delle assunzioni di nominare altri membri del team e i loro ruoli. In genere, il messaggio si chiude invitando il nuovo assunto a porre domande o chiedere chiarimenti, se necessario.

Compagni di squadra

I singoli membri del team potrebbero anche sentirsi obbligati a contattare un nuovo assunto con una presentazione accogliente. Questi messaggi sono generalmente informali nella struttura, nel tono e nel formato.

Ad esempio, un collega potrebbe scrivere un breve messaggio diretto su Slack presentando se stesso e cosa fa nel team e chiudendo con un casuale "Benvenuto nel team!"

Esempi di messaggi di benvenuto

Il saluto a un nuovo dipendente nel tuo team può assumere diverse forme. Queste corrispondenze sono spesso in forma lunga o breve. Per quanto riguarda il canale di comunicazione di lavoro da utilizzare, le lettere di benvenuto in formato lungo vengono generalmente inoltrate via e-mail o come lettera fisica, mentre i messaggi in formato breve potrebbero avvenire su una piattaforma di messaggistica, come Slack.

Di seguito sono riportati un paio di esempi per illustrare come potrebbe apparire ciascun tipo di messaggio di benvenuto.

Forma lunga

Gentile [nome completo del dipendente],

A nome di [azienda/dipartimento], desidero darti il ​​benvenuto nel team. La tua esperienza in [competenze/settore] ci aiuterà a raggiungere i nostri obiettivi nel prossimo anno e attendiamo con impazienza i tuoi contributi.

Ecco una panoramica del programma del primo giorno e delle attività da completare:

Itinerario:

• [time] Orientamento ai nuovi assunti
• [tempo] Introduzione al CEO e al COO
• [ora] Pranzo
• [ora] Faccia a faccia con il manager
• [ora] Riunione di iscrizione ai vantaggi

Compiti:

• Leggere e firmare la documentazione allegata
• Configura account utente per strumenti aziendali e dipartimentali
• Crea il tuo profilo intranet
• Pianifica un incontro introduttivo con il tuo mentore/amico

In caso di domande, non esitare a contattarmi al [numero di telefono/e-mail]. Ancora una volta, siamo così entusiasti che tu abbia scelto di unirti alla nostra organizzazione.

Saluti,

[nome mittente]

[titolo del mittente]

Forma breve

Ehi [nome del nuovo assunto]! Sono [nome del mittente] e sono il [titolo]. Mi sto occupando del [compito XYZ] e lavorerò a stretto contatto con te, quindi volevo contattarti e darti personalmente il benvenuto nel team. Fammi sapere se c'è qualcosa per cui hai bisogno di aiuto durante la transizione. Spero che tu stia godendo il tuo primo giorno finora!

Usa il tono giusto

Secondo SHRM, ben il 69% dei dipendenti ha maggiori probabilità di restare in azienda per tre anni se ha avuto un’esperienza di onboarding positiva. La comunicazione immediata di un messaggio di benvenuto può avere effetti duraturi su un nuovo dipendente.

Indipendentemente da chi sta scrivendo la lettera o il messaggio di benvenuto, usare il tono appropriato può essere complicato. Se fai parte del gruppo dirigente o delle risorse umane, potresti volere che il tuo messaggio trasmetta un tono formale, ma incoraggiante. I colleghi che danno il benvenuto a un nuovo assunto potrebbero voler ottenere un tono amichevole e cooperativo nel loro messaggio.

Se hai difficoltà a trovare il giusto equilibrio, la funzione di rilevamento del tono di Grammarly può aiutarti a rimuovere le congetture identificando il tono che stai cercando di utilizzare e offrendo suggerimenti di scrittura per mantenerlo coerente in tutto il messaggio.