Parole da eliminare dalle tue e-mail

Le tue email gonfie hanno bisogno di una dieta? Se un'e-mail è troppo prolissa, il destinatario potrebbe non essere incline a leggerla attentamente. Rendi le tue e-mail brevi, pulite ed efficaci eliminando queste frasi non necessarie.

Una parola potenzialmente scortese

Quando digiti un'e-mail, il destinatario non può vedere i tuoi occhi scintillanti e il tuo sorriso malizioso. Alcune parole, come "in realtà", possono sembrare sarcastiche, condiscendenti o addirittura scortesi. Considera queste conversazioni di esempio e decidi quale delle due invia il messaggio più educato.:

Capo: Marie, ti ho chiesto il rapporto Boulder stamattina. Per favore, puoi portarlo nel mio ufficio il prima possibile?

Risposta 1: In realtà, l'ho messo sulla tua scrivania prima. Dovrebbe essere sotto il tuo fermacarte verde. Fammi sapere se non lo vedi.

Risposta 2: L'ho messo sotto la tua scrivania prima. Dovrebbe essere sotto il tuo fermacarte verde. Fammi sapere se non lo vedi.

La versione uno sembra davvero un po' sdolcinata? Piuttosto che correre il rischio che le tue parole vengano fraintese, perché non tralasciare la frase non necessaria "effettivamente" nelle tue e-mail?

7 parole e frasi di donnola

Le parole di donnola ti fanno sembrare insicuro o inaffidabile. In particolare, ci sono sette espressioni che dovrebbero essere eliminate se si vuole fare una buona impressione sul lettore: tipo, sorta di, tipo, forse, forse, potrebbe e può. Diamo un'occhiata a un'altra email di esempio con e senza le donnole.

Cliente: Il pacco arriverà lunedì?

Risposta 1: Potremmo essere in grado di consegnare il pacco entro lunedì. Mi serve il tuo numero di tracciamento. Forse se lo mandi, posso vedere dov'è il pacco.

Risposta 2: Per vedere esattamente dove si trova il tuo pacco, ho bisogno del numero di tracciamento. Invialo e ti farò sapere se il pacco arriverà entro lunedì.

La risposta due è diretta e onesta. Non risponde un suono esitante? Se vuoi dare l'impressione di avere tutto sotto controllo, evita espressioni che suonano come se stessi cercando di uscire da qualcosa.

3 avverbi di non aggiungere nulla

Alcuni scrittori odiano gli avverbi, ma la maggior parte concorda sul fatto che hanno il loro posto. Henry James ha scritto "Gli aggettivi sono lo zucchero della letteratura e gli avverbi il sale". Per portare avanti la metafora, il sale esalta il gusto del cibo se usato nella giusta proporzione. Troppo sale rovina un piatto. D'altra parte, il sale non ha posto in alcuni edibili. Immagina di mettere il sale nella tua limonata, per esempio! Tre avverbi sono il peggio del peggio perché non aggiungono nulla di importante a una frase. Evita fondamentalmente, attualmente e seriamente. Dai un'occhiata a questi esempi per capire perché dovresti lasciare definitivamente queste tre parole alle spalle.

Messaggio 1: ho preso seriamente in considerazione la tua offerta di lavoro. Fondamentalmente, scrivo per rifiutare perché attualmente ho impegni che si estendono fino al 2 aprile del prossimo anno. Una volta soddisfatte, ti contatterò di nuovo per discutere di quali aperture hai.

Messaggio 2: ti scrivo per rifiutare la tua offerta di lavoro perché ho impegni precedenti che si estendono fino al 2 aprile del prossimo anno. Una volta soddisfatte, ti contatterò di nuovo per discutere di quali aperture hai.

È un'offerta di lavoro! Ovviamente l'hai preso seriamente in considerazione. Stai scrivendo al presente. Pertanto, "attualmente" è estraneo. "Fondamentalmente" indica che un'affermazione riassume gli aspetti più importanti di una situazione complicata. Tuttavia, hai spiegato i punti principali. Se i tuoi lettori hanno bisogno di maggiori dettagli, ti chiederanno.

3 Frasi ridondanti o imprecise

Abbiamo coperto diverse frasi ridondanti che non fanno altro che scrivere in modo esagerato. In una e-mail, dove la brevità è particolarmente apprezzata, queste frasi dovrebbero essere tagliate senza indugio. Rivisitiamo alcuni dei peggiori trasgressori:

Infatti

Di fatto significa "in realtà". I relatori spesso lo usano per correggere un malinteso o segnalare un errore.

Relatore 1: Non mangio la polenta perché sono allergica al grano.

Relatore 2: La polenta, infatti, è un prodotto di mais.

Ricordi quando abbiamo discusso del perché "in realtà" dovrebbe essere evitato? Se leggi ad alta voce la conversazione sopra, forse potresti immaginare l'oratore 2 che pronuncia la correzione con le mani sui fianchi e gli occhi al cielo. Perché rischiare di offendere i tuoi lettori? Non dare per scontato che capiranno le tue motivazioni. È sempre meglio apportare di persona correzioni o chiarimenti importanti. Se devi inviare un'e-mail, scegli con cura le tue parole. Un po' di tatto fa molto.

Nel processo di

Gentile cliente, stiamo ristrutturando il nostro negozio. La sede di Bates sarà chiusa fino a nuovo avviso.

I tuoi clienti si confonderanno se elimini la frase "in procinto di"? Si presenteranno alla vetrina del negozio grattandosi la testa? Se rileggi la frase senza "in procinto di", capisci ancora perché il locale è chiuso. Perché affermare l'ovvio?

A tutti gli effetti

A tutti gli effetti significa "in vigore". Le persone lo usano quando potrebbe esserci qualche ambiguità in una dichiarazione di fatto. Ad esempio, immagina di essere il proprietario di un'azienda che desidera interrompere la produzione di un prodotto. Hai impostato la data di cessazione della produzione. La maggior parte dei materiali per realizzare il prodotto dovrebbe essere utilizzata entro tale data. Se finisci con i materiali avanzati, continuerai la produzione per qualche giorno in più per evitare sprechi. Piuttosto che entrare nei dettagli esaurienti con i tuoi lavoratori, dichiari: A tutti gli effetti, la produzione cesserà il 15 ottobre.

Invece di questa frase prolissa, opta per un modo più preciso per esprimere dettagli ambigui. Nell'esempio sopra, il proprietario dell'azienda potrebbe affermare che la produzione dovrebbe cessare il 12 ottobre. Oppure potrebbe dire che la produzione cesserà a metà ottobre. In ogni caso, i lavoratori capirebbero i tempi generali della fine della produzione.

Se non sei convinto, considera un altro problema che sorge con "a tutti gli effetti". Molte persone lo usano in modo errato. Piuttosto che rischiare di essere uno di loro, potresti voler usare un sinonimo come "in effetti".

L'inglese è pieno di parole di riempimento non necessarie. Le migliori email sono chiare, dirette e brevi. Se vuoi che le tue email comunichino il loro scopo, elimina queste frasi superflue.