Puoi effettivamente utilizzare gli emoji nelle e-mail di lavoro?

È probabile che incontri emoji su base giornaliera. Queste adorabili icone stanno spuntando ovunque, nei messaggi con amici e familiari, nei post sui social media e persino al cinema.

Ma sono nelle tue email di lavoro? E, ecco la domanda più saliente, dovrebbero essere nelle tue email di lavoro?

L'uso delle emoji è aumentato costantemente dalla loro creazione in Giappone alla fine degli anni '90. Per molti di noi ormai sono una parte normale della comunicazione digitale, ma fanno parte del mondo del lavoro? Se includi un'emoji sorridente in un messaggio al tuo capo, stai costruendo un rapporto o il tuo capo penserà che sei poco professionale? Che ne dici di inviare la pila di emoji di cacca a un collega?

Che tu sia afflitto dall'ansia chiedendoti quali emoji siano appropriati, o che tu abbia inondato i tuoi colleghi di emoji a destra e a manca, ti consigliamo di continuare a leggere.

Oggi esploriamo le sottili sfumature dell'uso delle emoji sul posto di lavoro e forniamo alcune risposte reali a questa domanda spesso posta sull'etichetta aziendale.

Perché usiamo gli emoji?

Se c'è controversia sugli emoji nella comunicazione aziendale, allora perché ci sentiamo in dovere di usarli? Perché non rinunciarvi del tutto?

La risposta semplice: vogliamo essere meglio compresi.

La comunicazione via e-mail è notoriamente problematica in quanto manca dei segnali emotivi su cui facciamo affidamento nelle conversazioni faccia a faccia o telefoniche. Senza il tono di voce o le espressioni facciali a guidarci, c'è molto spazio per malintesi quando leggiamo un'e-mail. I messaggi pensati per essere positivi sono spesso interpretati come neutri e i messaggi neutri sono interpretati come negativi.

Ricordi quella volta che hai scritto al tuo capo un'e-mail dettagliata e ben congegnata, solo per ricevere una risposta concisa e di una riga? È probabile che il tuo capo fosse soddisfatto del tuo lavoro, ma la loro e-mail non è riuscita a trasmettere il calore e l'approvazione che avrebbero avuto una conversazione faccia a faccia o telefonica.

Nessuno vuole essere frainteso o percepito come un idiota, quindi abbiamo inventato modi per aggirare l'ambiguità dell'e-mail. Secondo uno studio del 2014, utilizziamo le emoticon nelle nostre e-mail non per trasmettere direttamente le emozioni, ma come indizi contestuali per mostrare al destinatario come interpretare il nostro messaggio. (Ad esempio, includendo una faccina dopo una riga che vuole essere uno scherzo.)

Ma quando invii quell'emoji ammiccante al tuo capo, stai comunicando in modo più efficace o potrebbe effettivamente danneggiare la tua causa?

Perché non dovresti usare gli emoji nelle e-mail di lavoro

Potremmo avere le migliori intenzioni quando usiamo gli emoji nella nostra comunicazione di lavoro (maggiore calore, migliore rapporto!), ma una recente ricerca sull'uso delle emoji ha presentato risultati scoraggianti.

Grimly intitolato The Dark Side of a Smiley: Effects of Smiling Emoticons on Virtual First Impressions, lo studio ha rilevato che:

…contrariamente ai sorrisi reali, le faccine non aumentano le percezioni di calore e in realtà diminuiscono le percezioni di competenza. Le percezioni di scarsa competenza a loro volta hanno minato la condivisione delle informazioni.

Per riassumere, se usi una faccina nella comunicazione con qualcuno che non conosci bene, loro

• Probabilmente non percepirà il tuo messaggio come "più caldo"
• Probabilmente ti percepirà come "meno competente".
• Probabilmente includeranno meno informazioni nella loro risposta perché ti vedono come incompetente

Ahia! È un ritorno di fiamma piuttosto serio. Sulla base di queste nuove informazioni, dovremmo bandire per sempre gli emoji dal posto di lavoro?

Non del tutto.

Lo studio ha anche scoperto che uno smile può sostituire un sorriso di persona se hai già una relazione con il destinatario.

Conclusione? Gli emoji possono essere utili se usati nel giusto contesto.

Il che è fantastico, ma ora probabilmente ti starai chiedendo quale sia il contesto "giusto". Per rispondere a questa domanda abbiamo messo insieme alcune cose da fare e da non fare sull'uso delle emoji, e tutto dipende da chi è il tuo pubblico.

Quando NON usare gli emoji

In genere è una cattiva idea usare gli emoji nei seguenti contesti:

• Con qualcuno con cui non hai sviluppato una relazione
• Con il tuo capo o altri superiori
• Con i tuoi clienti
• Con i colleghi con cui hai una relazione scomoda
• In un posto di lavoro che è intrinsecamente più formale (se indossi un abito, non dovresti usare gli emoji!)
• Per sostituire completamente le parole (ad es. utilizzando un'emoticon del cuore invece della parola "amore")
• In un messaggio con cattive notizie o una richiesta scomoda (p. es., l'aggiunta di un accigliato dopo aver chiesto a qualcuno di lavorare durante il fine settimana può infastidire il destinatario invece di appianare le cose)
• In messaggi con parole ambigue (il modo migliore per evitare problemi di comunicazione è scrivere messaggi chiari e non ambigui!)

Quando gli emoji sono utili

Ecco alcuni contesti in cui puoi utilizzare gli emoji per creare un rapporto:

• Con i tuoi colleghi se la tua cultura del posto di lavoro è informale (ad esempio, nella maggior parte delle startup tecnologiche)
• Invio di e-mail rapide al tuo team affiatato
• Chatta con il tuo team su Slack o altre app di messaggistica
• In corrispondenza con qualcuno del tuo stesso livello che usa anche gli emoji