Come scrivere un comunicato stampa che attiri l'attenzione dei giornalisti

Vuoi ricevere richieste e risposte dai giornalisti con il tuo comunicato stampa? Dovresti fare quanto segue:

• Pianifica il rilascio con uno schema scritto.
• Crea un ottimo titolo.
• Scrivi prima la versione, poi modificala.
• Mantieni l'aspetto della pubblicazione con una scrittura e una formattazione solide.
• Modifica , modifica, modifica.
• Correggi le bozze .
• Chiedi un feedback tra pari .

Mai scrivere un comunicato stampa senza un piano

Sono occupato. Tu sei occupato. Siamo tutti occupati. È un mondo frenetico in cui viviamo, giusto? Abbiamo tutti più compiti da svolgere ogni giorno di quante ne abbiamo effettivamente nell'orologio di lavoro. È stressante e frustrante. Allora cosa facciamo per compensare?

• Impariamo a multitasking.
• Impariamo a stabilire le priorità.
• Impariamo a lavorare in modo più efficiente.

Tutte cose buone, vero? Ma c'è qualcosa che ho lasciato fuori dalla lista che tutti tendiamo a fare di tanto in tanto. Corriamo. E come probabilmente hai sperimentato, quando vai di fretta tendi a non tirare fuori il tuo lavoro migliore .

Quando si tratta di scrivere comunicati stampa, è facile vederlo come un'altra attività che riempie la tua lista di cose da fare. Ed è allettante sederti davanti al tuo computer e buttare via tutto ciò che hai in mente e farla finita. Ma non è una decisione saggia. C'è un modo migliore per semplificare il processo.

Prenditi qualche momento per pianificare

Hai mai considerato la possibilità che sbrigare un'attività possa effettivamente allungare il tempo che ci dedichi? Lasciate che vi faccia un esempio. Ti siedi per sbrigare il tuo comunicato stampa. Mentre stai tentando di attraversarlo, hai raggiunto un posto di blocco. Cosa dovresti scrivere dopo? Il problema è che i tuoi pensieri sono tutti confusi. Le idee sono fuori uso nella tua mente occupata e vengono offuscate da tutte le altre cose che devi fare.

In realtà, se ti prendi qualche momento per pianificare la tua pubblicazione prima di scriverla effettivamente, risparmierai tempo durante il processo di scrittura. Come mai? Perché uno schema ti dirà da dove cominciare, dove andare e dove vuoi finire. Hai una mappa stradale completa, che ti consente di evitare tutte quelle fastidiose deviazioni di scrittura. Il risultato? Volerai attraverso l'effettivo processo di scrittura e avrai un comunicato stampa molto più valido come prodotto finale.

Suggerimenti per pianificare il tuo rilascio

Quindi, come puoi pianificare efficacemente il tuo rilascio prima di iniziare? Innanzitutto, ti consiglio di scrivere una frase dell'idea principale. Qual è il punto principale che vuoi superare? Se non sei sicuro di come restringere questo campo, prova questo:

1. Decidi qual è la persona, il luogo o la cosa più importante di cui parlerai.
2. Ora, scopri la cosa più importante che vuoi dire sull'argomento che hai identificato nel numero 1.
3. Scrivili insieme in 10-15 parole.

Ora, una volta che hai la tua idea principale, puoi iniziare a pianificare la tua mappa. Ci sono molti modi là fuori per farlo. Devi solo scegliere ciò che funziona meglio per te.

1. Mappa a bolle: scrivi la tua idea principale al centro. Ora disegna rami dalla bolla che rappresentano diversi paragrafi. Da ogni ramo, scrivi l'idea principale che vuoi trasmettere in ogni paragrafo.
2. Schema tradizionale: sai, numeri romani e cose del genere. Questo è un po' rigido per me, ma a ciascuno il suo.
3. BME: BME sta per inizio, metà e fine. Scrivi semplicemente un grande B, M ed E che scendono lungo il lato di una pagina e prendi appunti accanto a ciascuno. Quindi scrivi seguendo l'ordine sequenziale.

Perché la descrizione del comunicato stampa è vitale

Lo ammetto: ero fermamente contrario a delineare. Ho preferito il brivido di stare al limite di un post sul blog, un comunicato stampa o anche una storia che stavo scrivendo. Perché limitarti a uno schema che probabilmente romperai comunque, giusto?

La mia melodia è cambiata nel corso degli anni, però. Dopo un po' mi sono stancato di sentirmi come se fossi a due parole dal perdere il controllo totale sul pezzo che stavo scrivendo, e ho abbracciato lo schema. Ora passo quasi tanto tempo a delineare quanto ne spendo in realtà a buttare giù le parole sulla carta.

Se non specifichi nient'altro, ti consiglio vivamente di utilizzare il processo per scrivere un comunicato stampa. Questo perché, a differenza di un post sul blog o di un altro pezzo più creativo, un comunicato stampa dipende fortemente dalla forma. Dal momento che interrompere quel modulo probabilmente farà ignorare il tuo pezzo, è importante pianificare in anticipo.

Modulo seguente

Sospetto che una delle ragioni per cui così tanti comunicati stampa non vengono inseriti sia che i loro autori si sforzano di renderli qualcosa che non sono. Vuoi essere interessante e creativo per mantenere l'interesse dei lettori, certo, ma allo stesso tempo il modulo del comunicato stampa è in circolazione da molto tempo per un motivo.

Lo scopo principale di un comunicato stampa è trasmettere informazioni. Non è necessariamente per intrattenere, o per stupire, o per ampliare l'orizzonte di qualcuno; è per far capire che una cosa sta accadendo o è accaduta in un determinato luogo, momento e chi si tratta. Se non hanno queste informazioni necessarie non stanno adempiendo al dovere di base di un comunicato stampa.

Devi tenere a mente che i comunicati sono per i notiziari e usano principalmente il modulo "dall'alto verso il basso". Questo è il motivo per cui devi ottenere tutte le informazioni necessarie al più presto: chi, cosa, dove, ecc. Se non lo fai, i lettori non avranno idea del perché la storia sia importante.

Tenere gli occhi in movimento

Il tuo lavoro principale come scrittore di comunicati stampa è quello di attirare gli occhi sulla pagina e tenerli in movimento. Una volta che il tuo lettore si arrende a metà del pezzo, hai fallito. Qualcosa nella storia li ha spenti e hanno controllato mentalmente, il che significa che nessuno entra nel tuo negozio e l'intera azienda fallisce.

Ok, anche se non è così terribile (forse), è comunque fondamentale che tu capisca cosa è andato storto. Una probabile fonte è la mancanza di formato, con cui la struttura può aiutarti. Il tuo titolo è fantastico? Ne hai uno killer, forse due frasi di apertura? Hai incluso le informazioni più importanti in assoluto in alto?

Assicurati di dare un'occhiata al resto del pezzo. Ancora una volta, non vuoi che nessuno perda interesse a metà strada – anche se superano tutti i momenti importanti, potresti comunque perderli per sempre se si annoiano a leggere il resto. Quindi ciò che hai incluso è totalmente vitale... o almeno abbastanza interessante da includere?

In caso contrario, ritaglialo completamente dal contorno. Più ne fai, più diventi spietato nell'omettere dettagli estranei che non fanno avanzare il calcio. Ben presto i tuoi contorni saranno nitidissimi, il che renderà impossibile ignorare i tuoi comunicati stampa.

Perché il successo del tuo comunicato stampa dipende da poche parole

Hai scritto forse il miglior comunicato stampa di tutti i tempi. La tua azienda, Teddy Bear Clothes Incorporated, sta annunciando l'uscita della loro nuovissima linea di orsacchiotti di Harry Potter, e tu hai il compito di spargere la voce sui giornali e sulle stazioni televisive. Ti sei tirato i capelli e hai schiaffeggiato la testa e sei rimasto sveglio tutta la lunga notte dal vivo e alla fine hai cesellato la cosa alla perfezione.

Con gli occhi annebbiati, ti rendi conto subito prima di consegnarlo che hai dimenticato il titolo! Come chiamarlo? Merda, ti restano solo cinque minuti. Ne metti insieme uno e lo invii rapidamente prima del momento della stampa.

Dopo un breve pisolino, ti svegli e leggi di nuovo il tuo comunicato stampa. Sussulti per l'orrore quando vedi il titolo: "Harry Potter Teddy". Immagini di donne confuse con la faccia di Daniel Radcliffe sui loro indumenti da notte danzano nella tua testa mentre cerchi di correggere le cose. Ma è troppo tardi. I giornali e le stazioni hanno tutti rifiutato il pezzo. Le vendite precipitano, perdi il lavoro e l'azienda fallisce entro un anno.

È davvero così importante?

Può essere un po' esagerato, ma solo un po'. Il titolo del tuo comunicato stampa può e farà o distruggerà l'intera pagina. È garantito che sarà la prima cosa che chiunque lo legge vedrà. E quando un giornalista stanco e scontroso del Townsville Journal sta guardando il suo 800esimo comunicato stampa quel giorno, se il tuo titolo è fantastico per meno del 110%, lo salterà senza pensarci.

Il titolo è la tua prima impressione, come una stretta di mano con il giornalista. Se hai un ottimo titolo, è come una bella stretta di mano amichevole e forte che fa venire voglia di saperne di più. Se hai un "pesce molle", viene rimandato e non riesce a leggere oltre. Se hai una brutta stretta di mano, in pratica hai appena preso a calci il giornalista nello stinco e te ne sei andato.

La buona notizia è che l'arte del grande titolo può essere appresa! Ci sono un paio di buoni consigli da seguire se vuoi assicurarti che il tuo duro lavoro non venga completamente ignorato insieme alle migliaia di altri comunicati stampa che non vengono letti ogni giorno.

Trasformalo in un'insegna al neon lampeggiante

Qual è la storia centrale assoluta del tuo comunicato stampa? Supponiamo che tu fossi nella situazione di quello scrittore nel paragrafo di apertura. L'obiettivo del suo comunicato stampa dovrebbe essere stato che la società ha iniziato a vendere magliette di orsacchiotti con sopra Harry Potter? O era più importante per il tuo pubblico notare che alla società sono state assegnate funzionalità di merchandising ufficiali che potrebbero portare a un'ulteriore espansione dell'attività?

Un altro punto importante è ottenere la maggior quantità di informazioni con il minor numero di parole. Meno tempo un giornalista esausto deve dedicare a leggere il tuo titolo, meglio è. Entra, stupiscili, esci. Per l'esempio sopra, lo scrittore potrebbe forse considerare: "Teddy Bear Clothes Inc. annuncia una partnership con Harry Potter". Il merchandising di Harry Potter è una grande novità e attirerà sicuramente l'attenzione.

Se hai ancora problemi dopo un sacco di modifiche e ripetizioni, prova a cercare ulteriore aiuto. Assumi uno scrittore freelance fino a quando non avrai preso la mano. C'è anche un sito web che puoi provare: ereleases offre un servizio di ottimizzazione dei titoli GRATUITAMENTE purché lo limiti a uno al mese. Semplicemente non ci sono più scuse per un brutto titolo, quindi esci e metti avanti la tua migliore stretta di mano!

Comunicati stampa migliori: scrivi prima, modifica dopo

Se segui questo blog, sai che passo molto tempo qui offrendo suggerimenti per scrivere comunicati stampa. Nel corso degli anni, ho condiviso una serie di trucchi e suggerimenti che possono aiutarti a migliorare la qualità dei tuoi comunicati stampa in modo che vengano notati e aumentino le tue possibilità di ottenere copertura mediatica.

Oggi condivido un altro consiglio. È un consiglio che ho trovato più utile di qualsiasi altra cosa. È l'unico consiglio che seguo sempre, qualunque cosa accada, quando scrivo comunicati stampa... quando scrivo qualsiasi cosa, in realtà.

Quindi, cos'è?

Scrivi prima, poi modifica.

Vedi, avevo la brutta abitudine di provare a modificare mentre scrivevo. Scrivevo una o due frasi, ci tornavo indietro, cambiavo le cose, le riscrivevo, ripetevo il processo e alla fine andavo avanti. Questo approccio ha ucciso il mio flusso di scrittura e ha fatto sì che scrivere anche la cosa più semplice richiedesse un'eternità.

Poi, mi sono reso conto che scrivere tutto prima e modificarlo in seguito funzionava meglio per me. Mi ha permesso di mettere i miei pensieri sulla carta in modo più chiaro ed efficace e mi ha aiutato a migliorare il flusso della mia scrittura.

Questo non vuol dire che le mie prime bozze siano fantastiche. Loro non sono. Sono spesso pieni di errori. Come disse una volta Ernest Hemingway, "La prima bozza di qualsiasi cosa è merda".

Ma quando prendo l'approccio di scrivere prima e modificare dopo, mi aiuta a evitare di rimanere bloccato. Mi impedisce di indovinare costantemente me stesso. Evita che il mio cervello venga interrotto ogni pochi secondi. Comincio a scrivere, senza troppe preoccupazioni, e continuo a scrivere fino a quando non ho una prima bozza. Quindi, ho lasciato riposare la prima bozza per un po' prima di tornare a modificare.

Ho sentito qualcuno paragonare il tentativo di scrivere e modificare allo stesso tempo il tentativo di guidare un'auto con un piede sul pedale dell'acceleratore e l'altro piede sul freno. Ti costringe a iniziare e fermarti continuamente, facendo un giro lungo e a scatti. È un bel paragone che ho preso a cuore.

Perché il tuo comunicato stampa potrebbe sembrare più lungo di quanto non sia in realtà

Un buon comunicato stampa è stretto, al punto, e non spreca parole. Se i tuoi comunicati stampa non soddisfano questi criteri, c'è una possibilità migliore della media che i giornalisti li diano una rapida occhiata e passino a quello successivo. Come mai? Perché i giornalisti sono più occupati che mai. Ogni giorno, anche i giornalisti che lavorano per le pubblicazioni più piccole vengono bombardati da comunicati stampa e semplicemente non c'è abbastanza tempo per leggerli tutti. Quindi, se il tuo comunicato stampa è troppo lungo, sei sfortunato. Ancora peggio, se sembra solo lungo, nonostante abbia un conteggio medio delle parole, perderai immediatamente l'interesse del giornalista.

L'ultimo punto è quello su cui voglio concentrarmi oggi. A volte, non si tratta del conteggio effettivo delle parole del tuo comunicato stampa; si tratta di quanto tempo sembra ad occhio nudo. In altre parole, a volte un comunicato stampa di sole 300 parole può sembrare più di 500 parole a causa del modo in cui è strutturato e viceversa.

La presentazione conta. Ecco alcuni comuni errori di scrittura e formattazione che fanno sembrare i comunicati stampa più lunghi di quanto non siano in realtà:

• Usi frasi lunghe: sebbene le tue frasi lunghe potrebbero non essere tecnicamente ripetute, spesso si trascinano, contengono troppe idee e fanno perdere l'attenzione del lettore. Mantieni le tue frasi brevi e incisive. Metti troppe virgole in una frase e il tuo comunicato stampa sembrerà lungo e noioso.
• Usi il gergo: il gergo tecnico e le parole d'ordine senza senso di solito non trovano posto nei comunicati stampa. Non solo queste parole sono spesso lunghe e intimidatorie, ma molte volte il giornalista potrebbe non sapere nemmeno cosa significano. Cerca di mantenere il linguaggio nei tuoi comunicati stampa chiaro e semplice.
• I tuoi paragrafi sono enormi blocchi di testo : niente disattiverà un giornalista più velocemente che aprire il tuo comunicato stampa e vedere un enorme blocco di testo. I paragrafi lunghi non sono facili da leggere. Mantieni i tuoi paragrafi su 3-5 frasi in modo che le tue parole abbiano un po' più di spazio per respirare e il contenuto sia più facile da scansionare.
• Non stai usando i punti elenco: i punti elenco e gli elenchi sono strumenti eccellenti per fornire informazioni chiave in un formato facile da digerire. Invece di distribuire le informazioni su più paragrafi, usa i punti elenco per evidenziare rapidamente i punti principali. Renderà il tuo comunicato stampa più breve e più stretto.

Ripulire i tuoi comunicati stampa

Tempo per le pulizie di primavera! Sì, è pieno inverno, ma non è mai troppo presto per prendere le spazzole e gli stracci per abbellire il posto. Sto parlando, ovviamente, dei tuoi comunicati stampa! Hanno bisogno di un ritocco tanto quanto il resto della tua attività, ufficio e casa, e non ha senso aspettare che fuori faccia caldo.

Cosa hanno che non va chiedi? Niente - finché non dai un'occhiata più da vicino. C'è sempre un motivo per cui i tuoi comunicati stampa non sono stati raccolti, e spesso è per piccoli errori che devono essere ripuliti. Ecco alcuni dei problemi più comuni di cui dovresti sbarazzarti il ​​prima possibile.

Ortografia, grammatica e sintassi

Tutto ciò che serve è un piccolo errore di ortografia o un errore grammaticale eclatante per rimandare il contatto del tuo giornalista. Ricorda quando quel giornalista o il suo stagista vanno al mucchio di granita dei comunicati stampa per trovarne uno buono per riempire lo spazio, non stanno necessariamente cercando quello migliore. Stanno semplicemente sradicando le possibilità fino a quando non emerge un vincitore.

Ciò significa che stanno attivamente cercando motivi per non stampare il tuo comunicato stampa. Se arrivano al primo paragrafo e tu hai fatto una grande sciocchezza, allora hai appena fatto esplodere tutta la tua credibilità. Perché prendersi la briga di modificare il tuo errore quando ci sono pile di comunicati stampa impeccabili proprio dietro il tuo?

Controlla a fondo il tuo documento. Invialo a qualcuno che può guardarlo da una prospettiva esterna. Ti garantisco che ti sfugge qualcosa.

Accorcialo

Ancora una volta il povero stagista che sta guardando tutti questi comunicati stampa ha solo bisogno di una scusa per annullare la tua. Se il comunicato stampa è così lungo che i loro occhi si incrociano, andranno avanti senza pensarci due volte.

Quindi è il momento di tirare fuori le tue proverbiali forbici e tagliare via! Prova a ridurre il documento allo stretto necessario: chi, cosa, dove, perché e come. Sii brutale con i tuoi tagli: puoi sempre tornare indietro e aggiungere cose in un secondo momento. Una volta che sei arrivato alle ossa nude, pensa a cosa lo rende effettivamente eccitante e leggibile. Se non soddisfa uno di questi due criteri, lascialo fuori!

Già che ci sei, accorcia anche il titolo. Il suo compito è quello di far passare il punto il più rapidamente possibile. Ti garantisco che c'è un modo per renderlo ancora più conciso di quanto non sia già. Prova ad adottare un altro approccio da un'angolazione diversa, ad esempio, invece di "Nuova attività di croissant si apre nel quartiere finanziario di Toontown in aumento", prova "Croissant Cafe è l'ultimo successo di Toontown".

Citazioni

È vero che una buona citazione può davvero far cadere i calzini dei tuoi lettori. È un modo rapido per far loro vedere il mondo attraverso i tuoi occhi. Tuttavia, è molto importante anche mantenerlo conciso. Ancora più importante, però, la citazione serve a uno scopo?

Non so quante volte l'ho fatto in passato: ricevo un'ottima citazione e penso, proprio come il tappeto del tizio nel Grande Lebowski, che legherà totalmente il mio rilascio. Dopo l'introspezione, però, mi sbagliavo del tutto: la citazione aveva poco a che fare con il messaggio e sporgeva come un pollice dolorante. Assicurati che tutte le tue citazioni si adattino davvero e non stai cercando di stiparle perché sembrano belle!

5 cose da controllare prima di inviare il tuo comunicato stampa

Ti stai preparando a inviare il tuo comunicato stampa? Aspetta un secondo. Non premere ancora "Invia". Prima di inviare il tuo comunicato stampa, devi controllare queste 5 cose importanti:

1. Nomi — È una delle prime cose che viene insegnata ai giornalisti: ottenere sempre il nome giusto. Non sto solo parlando di assicurarmi che il nome della persona sia scritto correttamente. Sto parlando di assicurarsi di citare il nome giusto in primo luogo. A volte, confondiamo le persone o abbiamo solo un singhiozzo cerebrale e digitiamo un nome quando intendiamo digitarne un altro. È fondamentale controllare quei nomi quando si scrive un comunicato stampa. I nomi sono sacri. Falle bene.
2. Collegamenti: includere collegamenti nel tuo comunicato stampa può essere un ottimo modo per indirizzare il traffico verso il tuo sito Web e aumentare il posizionamento nei motori di ricerca. Ma se ti colleghi alla pagina sbagliata o includi un link interrotto, non godrai di nessuno di questi vantaggi. Prima di inviare il tuo comunicato stampa, fai clic su tutti i collegamenti per assicurarti che funzionino e siano indirizzati alle pagine giuste.
3. Informazioni di contatto: in fondo a ogni comunicato stampa, devi includere le informazioni di contatto della persona che i giornalisti possono contattare se vogliono dare seguito alla tua storia. Ricontrolla per verificare che questo contatto sia corretto. Altrimenti, starai seduto in silenzio chiedendoti perché il tuo telefono non squilla o la tua casella di posta non si sta riempiendo.
4. Fatti e cifre: leggi il tuo comunicato stampa e assicurati che tutto sia effettivamente corretto. Ricontrolla queste statistiche per assicurarti di averle corrette. Assicurati che tutte le affermazioni che fai siano motivate. Fornire disinformazione ai media può uccidere la tua credibilità con loro.
5. Ortografia e grammatica — Infine, esamina il tuo comunicato stampa, cercando errori di ortografia ed errori grammaticali. Nessuno si aspetta che tu sia uno scrittore degno del Premio Pulitzer, ma non vuoi nemmeno sembrare un idiota.

Perché dovresti ricevere il feedback dei colleghi prima di inviare i tuoi comunicati stampa

Dimmi se questo suona familiare: scrivi il tuo comunicato stampa, dagli una rapida lettura e poi lo accendi al tuo elenco di media. Per molti di voi che leggono questo, sono disposto a scommettere che è esattamente come si procede. Sei l'unico a vedere il tuo comunicato stampa prima che venga distribuito. Per te, la scrittura di comunicati stampa è un processo che coinvolge una sola persona.

Oggi voglio incoraggiarvi a ripensare a questo approccio. Anche se potresti pensare di avere la capacità di scrivere comunicati stampa, propongo che sia meglio coinvolgere i tuoi colleghi nel processo. Prima di inviare il tuo prossimo comunicato stampa, mostralo ad altre persone per ottenere il loro feedback.

Perché dovresti ricevere un feedback tra pari prima di inviare i tuoi comunicati stampa?

• Più paia di occhi sono l'ideale per la correzione di bozze: la correzione di bozze del proprio lavoro è un compito difficile. Quando stai fissando lo stesso comunicato stampa per un po', può diventare incredibilmente difficile per te vederlo con una serie di occhi nitidi per il montaggio e la correzione di bozze. Le nostre menti hanno la tendenza a leggere le cose nel modo in cui le intendevamo, non necessariamente nel modo in cui le abbiamo scritte. Mostrando il tuo comunicato stampa a poche altre persone prima di inviarlo, avrai più persone che ti aiuteranno con la correzione di bozze, aiutandoti a garantire che eventuali piccoli errori vengano rilevati e corretti.
• Puoi assicurarti che la tua storia sia chiara e facile da seguire : lo scopo di un comunicato stampa è comunicare una storia in modo chiaro e rapido. A volte, come scrittore di comunicati stampa, puoi essere un po' troppo vicino alla storia. Nella tua testa, conosci tutti i dettagli della storia, quindi quando vai a scriverla, presumi che tutti gli altri la capiscano bene quanto te, ma potrebbe non essere così. Far leggere ad altre persone il tuo comunicato stampa può aiutarti a valutare se hai davvero fatto un buon lavoro nel comunicare la tua storia.
• I tuoi colleghi potrebbero suggerire un miglioramento a cui non pensavi: collaborare con gli altri durante la stesura dei comunicati stampa può aprire la porta a nuove idee e nuovi punti di vista della storia che non saresti stato in grado di inventare da solo. Sii un buon ascoltatore e incoraggia le persone a fornire il loro feedback onesto quando mostri loro il tuo comunicato stampa.

Fammi sapere cosa hai fatto per attirare l'attenzione dei giornalisti nei commenti!

Questo articolo è stato scritto da Mickie Kennedy, fondatore di eReleases (https://www.ereleases.com), il leader online nella distribuzione di comunicati stampa a prezzi accessibili. Scarica una copia gratuita della PR Checklist – un elenco di 24 punti di comunicati stampa da fare e da non fare qui: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-checklist/