Scrivere un comunicato stampa: quanto dovrebbe durare?

La capacità di attenzione umana sta diminuendo. Circa 15 anni fa, i ricercatori hanno stimato che la nostra capacità di attenzione fosse in media di 12 secondi. In questi giorni, è un pelo più di 8.

Nel bene e nel male, le organizzazioni devono tenere conto della capacità di attenzione del loro pubblico. Le persone hanno solo così tanta pazienza per leggere qualcosa prima che si distraggano e vadano avanti. Ciò significa che scrivere un comunicato stampa riguarda tanto la lunghezza quanto il contenuto.

Qual è la lunghezza ideale del comunicato stampa? Naturalmente, dipenderà da quali stili di comunicato stampa stai utilizzando e da chi è il pubblico previsto.

Continua a leggere mentre discutiamo su come decidere la durata di un comunicato stampa.

Cos'è un comunicato stampa?

È importante capire cos'è un comunicato stampa e cosa non lo è. Un comunicato stampa non è un articolo approfondito come quelli che potresti vedere sul Wall Street Journal. Non dovrebbe essere abbastanza materiale di lettura per riempire un pranzo.

Piuttosto, sono dolci e al punto per scopi informativi. Questo è qualcosa che un giornalista può digerire in un paio di minuti al massimo mentre sfoglia il suo tipico feed di notizie.

Nella maggior parte dei casi, un comunicato stampa è un annuncio informativo. Va a coloro che hanno un interesse acquisito nell'azienda, ma principalmente ai giornalisti che si tengono al passo con la tua organizzazione. L'intento non è quello di discutere l'argomento, solo quello di sensibilizzare le persone.

I comunicati stampa possono coprire un'ampia varietà di informazioni, ma ecco alcuni degli argomenti più comuni:

• Pietre miliari nella tua azienda
• L'annuncio di un nuovo prodotto che stai lanciando
• Nuovi round di finanziamento per gli investitori interessati
• Accogliere a bordo eventuali nuovi membri esecutivi o personale dirigente superiore

Scrivere un comunicato stampa: qual è la lunghezza ideale?

Come abbiamo detto, i comunicati stampa dovrebbero essere brevi e pertinenti. In media, un comunicato stampa può contenere tra le 300 e le 400 parole in totale. A giudicare dalla velocità di lettura dell'adulto medio, non dovrebbero impiegare più di due minuti per finire.

A seconda del tipo di formattazione che utilizzi, un comunicato stampa di questa lunghezza richiederà circa una pagina di spazio. Ciò rende molto facile la stampa e la distribuzione in forma fisica, se necessario.

Naturalmente, questo limite di conteggio delle parole non è scolpito nella pietra. Alcuni comunicati stampa possono essere molto più brevi, ad esempio 200 parole. Ma una volta che superi significativamente le 400 parole, entri nel territorio di un articolo standard.

I comunicati stampa spesso si presentano sotto forma di comunicati elettronici, che vanno direttamente alla stampa di varie organizzazioni e stati. Con questa formattazione breve e semplice, è facile per altre organizzazioni incorporarlo nella loro copia.

Pensa a un comunicato stampa quasi come a una sessione di domande e risposte preselezionata. Stai cercando di rispondere a qualsiasi domanda che giornalisti o lettori potrebbero avere.

Struttura di un comunicato stampa

Altrettanto importante quanto la lunghezza complessiva è inchiodare i singoli componenti. Un comunicato stampa, proprio come qualsiasi forma di letteratura, ha diverse sezioni distinte. Ognuno deve rientrare in un certo conteggio medio di parole per scorrere bene e soddisfare gli standard della stampa.

Un comunicato stampa è molto semplice. Hai un riepilogo introduttivo, un corpo con informazioni aggiuntive e commenti di chiusura.

Il paragrafo introduttivo dovrebbe essere compreso tra 80 e 100 parole. Il corpo include circa 200 parole aggiuntive. I tuoi commenti di chiusura non dovrebbero essere più lunghi di 100 parole, idealmente dovrebbero essere meno.

Inizia con le informazioni più importanti

Il comunicato stampa dovrebbe condurre con la spinta principale dell'articolo. Pensa a questo come a un riassunto di ciò che l'articolo sta cercando di ottenere. Il lettore dovrebbe essere in grado di comprendere il 90% di ciò che intendi dire leggendo solo questa sezione.

In questo mondo frenetico, la maggior parte dei giornalisti leggerà solo questa sezione e scarterà tutto il resto. Ecco perché è importante essere il più precisi e concisi possibile. Eventuali dettagli estranei dovrebbero attendere fino a più tardi nel comunicato stampa.

Pensa a questo come al chi, cosa, dove e perché dell'articolo. Evita la tentazione di stipare tutto ciò che non aiuta a rispondere alle domande più pertinenti.

Ricorda, i giornalisti moderni sono molto esperti di Internet. Non si innamoreranno di titoli clickbait che cercano di indurli a leggere più del necessario. Spreca il tempo di qualcuno e potrebbe ignorare futuri comunicati stampa: una cattiva idea se vuoi che la stampa li legga, dopo tutto.

Pensa a questa sezione come al vecchio consiglio che potresti ricevere su come scrivere e-mail. La gente dice di mettere tutto ciò che è assolutamente necessario dire nella prima frase. Allo stesso modo, il primo paragrafo è dove le informazioni cruciali dovrebbero essere inserite in un comunicato stampa aziendale.

Questo è il motivo per cui ti consigliamo di assumere qualcuno per scrivere i tuoi comunicati stampa. Si assicureranno che tutto ciò che non è strettamente necessario finisca sul pavimento della sala taglio.

Rispondi a qualsiasi domanda correlata

La tua sezione di riepilogo introduttivo avrebbe dovuto dire al lettore ciò che deve assolutamente sapere. In molti casi, possono fare clic perché si sentono soddisfatti delle tue risposte. Ma idealmente, vuoi che continuino a leggere per ulteriori informazioni.

Come accennato, pensa a questo quasi come a una sessione di domande e risposte. Mettiti nei panni del tuo giornalista. Dopo aver appreso le nuove informazioni presentate all'inizio, quale domanda farebbero dopo?

Ad esempio, supponi di presentare una nuova gamma di prodotti. Ora i giornalisti possono avere le seguenti domande:

• A quale mercato è rivolto questo prodotto?
• Qual è la durata prevista di questo prodotto prima che appaia una nuova linea?
• Quando inizieranno i preordini per questo prodotto?
• Questo prodotto verrà spedito a livello internazionale e, in caso affermativo, quali sono le date per ciascuna regione?

Probabilmente puoi pensare a centinaia di domande solo da solo. Il punto è che anticipi le domande scottanti che è più probabile che siano nella mente di qualcuno. Informarli ora è essenziale, piuttosto che lasciarli in sospeso, a meno che non sia intenzionale.

Finisci forte e fai un invito

C'è uno standard che le persone si aspettano di trovare alla fine di ogni comunicato stampa. Questa è un'affermazione standard che la tua azienda applicherà a ogni comunicato stampa che distribuisci.

Questo è un messaggio ai giornalisti su chi sei, cosa fai e qual è la tua posizione nel settore. A questo punto, dovresti includere alcuni mezzi per la stampa per contattarti per ulteriori informazioni. In genere, ci sarà un collegamento o un indirizzo e-mail al tuo ufficio stampa/marketing.

A seconda della grandezza di un annuncio, potresti voler collegare a un post del blog che approfondisca. Questa è una buona pratica informativa. Le persone dovrebbero essere in grado di ottenere ciò che vogliono dal comunicato stampa e avere la possibilità di approfondire se lo desiderano.

Infine, puoi scegliere di includere alcuni collegamenti a ulteriori informazioni e inviti. Questo è il "CTA" di un comunicato stampa, se vuoi. Non è per scopi pubblicitari, ma piuttosto come puntatore al tuo sito web e altro ancora.

Ulteriori suggerimenti per il tuo comunicato stampa online

Prima di inviare il tuo comunicato stampa su Internet, è importante passarlo attraverso alcune delle tue persone. Considera quanto segue mentre lo lucidi per il consumo della stampa.

Taglia qualsiasi grasso

Molte persone hanno la tendenza a esagerare con i dettagli, compresi gli scrittori di talento. È essenziale fare un paio di passaggi per tagliare qualsiasi contenuto non necessario.

Ecco alcune cose che è meglio lasciare sul pavimento della sala montaggio:

• Troppi aggettivi
• Tangenti non strettamente legate all'argomento trattato
• Frasi aggiuntive con informazioni generali che i lettori possono trovare sul tuo sito web

Controlla il tono

Nel complesso, gli stili dei comunicati stampa tendono ad essere formali. Dovrebbe esserci un'assenza di colloquialismi e frasi conversazionali. Ad esempio, vuoi evitare discorsi di marketing accattivanti o accattivanti che potrebbero apparire in una pubblicità.

Tuttavia, non esagerare con il vocabolario avanzato. Questo dovrebbe essere per i lettori della stampa generale, quindi limita il numero di termini esoterici che includi. Ancora una volta, considera il tuo pubblico e quanta comprensione superficiale ha il giornalista medio su argomenti relativi al tuo settore.

Considera eventuali potenziali conseguenze legali

Naturalmente, devi stare molto attento a tutto ciò che potrebbe farti finire in acqua calda. Chiedi al tuo team legale di fare un passaggio per assicurarti di non dire nulla che ti metta in pericolo di contenzioso.

I giornalisti in alcuni casi distorcono i titoli per attirare l'attenzione. Una dichiarazione mal formulata potrebbe trasformarti in notizie dell'ultima ora, e non del tipo buono.

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Scrivere un comunicato stampa significa essere concisi, informativi e di facile comprensione. La lunghezza del comunicato stampa dovrebbe aggirarsi intorno alle 400 parole, con meno di essere l'ideale. Assicurati di dire solo ciò di cui hai bisogno e di inserire informazioni aggiuntive altrove, ad esempio nei collegamenti nella conclusione.

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