Come fornire feedback scritto: cosa fare e cosa non fare

Un feedback costruttivo e diretto può aiutare manager e colleghi a motivarsi a vicenda celebrando la crescita e riconoscendo le sfide, e il nostro approccio alla condivisione del feedback è fondamentale per il modo in cui i nostri colleghi lo ricevono.

Dare feedback non è naturale per tutti, ma non preoccuparti; abbiamo messo insieme una guida completa per scrivere feedback costruttivi. In questo articolo troverai la nostra formula in tre passaggi per fornire feedback scritto, suggerimenti per scrivere feedback professionale ed esempi di feedback scritto.

Cos'è il feedback scritto?

Il feedback scritto è una registrazione di orientamento intesa ad aiutare qualcuno sul posto di lavoro a migliorare e svilupparsi professionalmente. In genere, il feedback scritto può includere elogi, uno sguardo a ciò che può essere migliorato e alcuni passi successivi che la persona deve seguire.

Il feedback scritto può essere formale o informale e può arrivare in molti mezzi, inclusi questi formati comuni:

• Revisioni annuali
• Retrospettive del progetto
• Valutazioni
• Incontri settimanali
• Feedback tra pari
• E-mail
• Commenti in documenti, strumenti di gestione dei progetti o altre piattaforme di lavoro
• Richieste di revisione

Quando fornire un feedback scritto

Il feedback scritto è un ottimo modo per lasciare una traccia cartacea che documenta i progressi di una persona e fornisce sia al manager che al destinatario qualcosa a cui fare riferimento quando si tiene traccia del lavoro o del movimento verso un obiettivo (mentre il feedback verbale può essere dimenticato o ricordato male).

Molti luoghi di lavoro inquadrano il feedback come aree di progresso e sfide, piuttosto che come una valutazione sia positiva che negativa. Un feedback critico sul lavoro o sul comportamento di qualcuno può essere difficile da dare e ricevere, ma evitarlo è peggio. Trattenendo un feedback negativo, rendi un disservizio alla persona: come può migliorare se non sa di non soddisfare gli standard?

Potresti voler fornire un feedback scritto nelle seguenti circostanze.

• Revisioni o valutazioni richieste dall'azienda
• Per lasciare una traccia cartacea o tenere un registro
• Situazioni semplici e facili da spiegare
• Violazioni delle regole scritte
• Dare feedback dopo un evento

Quando dovresti trattenere il feedback?

Ci sono sempre situazioni in cui il feedback dovrebbe essere posticipato o negato.

Se il feedback non è attuabile o affermativo, chiediti perché vuoi fornire un feedback. Quando le emozioni sono elevate o le informazioni che desideri condividere sono personali, fai un passo indietro e rivalutale.

Un feedback costruttivo dovrebbe includere note sul lavoro o sul comportamento del destinatario che necessita di miglioramenti: prova di ciò che ha fatto bene, di ciò che ha fatto male e chiari i passaggi successivi per motivarlo . Il feedback positivo dovrebbe essere specifico e complementare.

Infine, dovresti evitare di utilizzare il feedback scritto come metodo di consegna principale se la situazione che stai affrontando è troppo complessa per essere spiegata per iscritto o se può essere estrapolata dal contesto. Puoi utilizzare il feedback scritto per prendere nota di una conversazione, ma le situazioni sfumate è meglio salvarle per il feedback verbale.

Dovreste astenervi dal feedback scritto nelle seguenti situazioni:

• Quando le emozioni sono elevate
• Quando il feedback personale non sarebbe costruttivo
• In situazioni sfumate

Come dare un feedback scritto

Indipendentemente dal fatto che l'argomento sia un comportamento che desideri che il destinatario continui o cambi, puoi fornire la tua valutazione in modo positivo per iscritto.

Indipendentemente dal tipo di feedback che desideri fornire, assicurati che arrivi tempestivamente. La maggior parte dei feedback scritti vengono forniti dopo che un evento si è già verificato. Una buona regola pratica è quella di ricevere il feedback entro una settimana da un evento, a meno che non si tratti di una revisione annuale, di un feedback sul progetto o di un'altra forma di feedback pianificata.

Sii specifico

Quando si tratta di feedback, evitare generalizzazioni. Gli esempi delle azioni del destinatario e i tuoi consigli per andare avanti dovrebbero essere il più chiari possibile.

Più sei specifico, più facile sarà per il destinatario digerire le informazioni che stai trasmettendo. Inizia chiedendoti: "Cosa spero di ottenere fornendo questo feedback?" e lavorare all'indietro da lì.

Se offri un feedback costruttivo, fornisci esempi di casi in cui il lavoro o il comportamento della persona non hanno soddisfatto gli standard. Quindi fornisci loro obiettivi chiari, misurabili e realizzabili da raggiungere in un periodo di tempo prestabilito. Se dai un feedback positivo, sottolinea un'azione o un risultato specifico che desideri rivedere.

Enfatizzare l'importanza

Anche se potresti ritenere che il feedback di cui stai discutendo con il destinatario sia importante, lui potrebbe non pensarla allo stesso modo. È tua responsabilità spiegareperchéciò che condividi è importante.

Puoi dimostrare loro che è importante spiegando l'impatto della loro azione (o della mancanza di azione).

Sii empatico

È molto più probabile che il tuo feedback venga accolto bene se lo condividi con empatia e gentilezza. Il feedback gentile è costruttivo, rispettoso, solidale e compassionevole. Puoi riconoscere le sfide e le influenze esterne e notare (se è vero) che apprezzi il loro impegno.

La gentilezza può essere trasmessa da:

• Dare loro il tempo di farti domande.
• Usando le affermazioni"I"anziché"tu", ad esempio "Ho notato che i parametri settimanali sono arrivati ​​in ritardo" o "Speravo di vedere una presentazione più raffinata degli obiettivi del nostro team".
• Fai complimenti per le cose di cui vorresti vedere di più.
• Riconoscere le sfide esterne, se esistono.

Esempi di feedback scritto

Esempio di messaggio di feedback sulla comunicazione

Ehi, Lex. Mi chiedevo se hai aggiornamenti sullo stato del progetto dell'hotel. Se hai riscontrato problemi, faccelo sapere il prima possibile, così potrò aiutarti a rimetterti in carreggiata. Dato che ci stiamo avvicinando alla fine del progetto, potresti per favore mandarmi un messaggio qualche volta durante la settimana così da farmi sapere a che punto siamo? Grazie!

Esempio di messaggio istantaneo con feedback positivo

Hannah, grazie per essere stata di mentalità aperta e persistente nel nostro stand-up di oggi. Il tuo pensiero creativo ci ha aiutato a guardare la questione in un modo nuovo e sono fiducioso che saremo in grado di completare il progetto in tempo. Successivamente, concentriamoci sulla riorganizzazione dei nostri ultimi due sprint per rispettare la scadenza. Continuate così!

Esempio di feedback del manager

Ehi Martha, potremmo fissare un appuntamento per discutere della nostra comunicazione e dei miei obiettivi? Quando di recente ho chiesto quali fossero i miei obiettivi di vendita, non sento di aver ricevuto risposte chiare su ciò a cui dovrei puntare. Mi piacerebbe incontrarti entro la prossima settimana per raggiungere i miei obiettivi entro la fine del trimestre. Mercoledì sei libero?

Esempio di email di revisione annuale

Ciao Erik,

Grazie per aver partecipato alla nostra riunione annuale di revisione oggi. In allegato troverai il modulo di revisione completo. Ho incluso i punti salienti di seguito.

Cosa sta andando bene:sei stato un comunicatore forte e tempestivo e un project manager diligente e attento ai dettagli. Il tuo team ti loda (vedi documento allegato) e i tuoi sforzi di collaborazione non passano inosservati!

Cosa deve essere migliorato:quest'anno hai rispettato solo due scadenze del tuo progetto su sei. Ciò porta i progetti a superare il budget e interferisce con la nostra capacità di programmare correttamente gli appaltatori.

Prossimi passi:come discusso durante il nostro incontro, si prega di dare priorità alle scadenze per il prossimo anno. Non esitare a farmi sapere se hai bisogno di più personale, di meno progetti o di qualsiasi altra risorsa.

Sono qui per te se hai bisogno di discutere la situazione o hai altre domande o dubbi.

Sinceramente,

Lauren

Esempio di feedback tra pari

Ehi Mak, la tua collaborazione con il team è stata fantastica la scorsa settimana, ma ho sentito che i miei progetti erano stati messi da parte quando hai chiesto il mio aiuto con la grafica per la campagna e-mail. Ho visto abbastanza dei tuoi lavori in passato per essere sicuro che avresti potuto creare un fantastico set da solo. Pensi che potresti provare ad affrontarli da solo la prossima settimana? In caso contrario, fatemelo sapere e discuteremo alcune alternative.

Il feedback è fondamentale per lo sviluppo professionale

Creare un feedback efficace richiede lavoro. Per creare un feedback produttivo e comprensibile, assicurati che sia chiaro, empatico e utilizzabile.

Fornisci esempi di casi in cui il loro lavoro o comportamento non erano ideali e fornisci obiettivi chiari e raggiungibili per il follow-up. Inoltre, sottolinea i risultati ottenuti e sottolinea il motivo per cui il feedback è importante. Mettiti nei panni del destinatario e mantieni organizzato il tuo feedback scritto. Attieniti a questo approccio e sarai sulla buona strada per fornire un feedback scritto efficace.

Sia i feedback positivi che quelli negativi richiedono che tu scriva con un certo tatto. Quindi tieni a mente queste nozioni di base:

1. Inizia con gli aspetti positivi.
2. Fai notare cosa manca, se c'è qualcosa.
3. Termina con passaggi successivi chiari e raggiungibili.

Potresti avere un determinato obiettivo in mente quando fornisci un feedback scritto. Ma ricorda che il risultato migliore è che la persona apprezzi l'intuizione e sappia cosa fare con le informazioni.