Come dare un feedback scritto: cosa fare e cosa non fare

Un feedback costruttivo e diretto può aiutare manager e colleghi a motivarsi a vicenda mentre celebrano la crescita e riconoscono le sfide, e il nostro approccio alla condivisione del feedback è fondamentale per il modo in cui i nostri colleghi lo ricevono.

Dare un feedback non è naturale per tutti, ma non preoccuparti; abbiamo messo insieme una guida completa per scrivere feedback costruttivi. In questo articolo troverai la nostra formula in tre passaggi per fornire feedback scritti, suggerimenti per scrivere feedback professionali ed esempi di feedback scritti.

Cos'è il feedback scritto?

Il feedback scritto è un registro di orientamento inteso ad aiutare qualcuno sul posto di lavoro a migliorare e svilupparsi professionalmente. In genere, il feedback scritto può includere elogi, uno sguardo a ciò che può essere migliorato e alcuni passaggi successivi che la persona deve seguire.

Il feedback scritto può essere formale o informale e può essere fornito in molti modi, inclusi questi formati comuni:

• Revisioni annuali
• Retrospettive del progetto
• Valutazioni
• Incontri settimanali
• Feedback dei pari
• E-mail
• Commenti in documenti, strumenti di gestione dei progetti o altre piattaforme di lavoro
• Richieste di revisione

Quando dare un feedback scritto

Il feedback scritto è un ottimo modo per lasciare una traccia cartacea che documenta i progressi di una persona e fornisce sia al manager che al destinatario qualcosa a cui fare riferimento quando si tiene traccia del lavoro o del movimento verso un obiettivo (mentre il feedback verbale può essere dimenticato o ricordato male).

Molti luoghi di lavoro inquadrano il feedback come aree di progresso e sfide, piuttosto che una valutazione sia positiva che negativa. Il feedback critico nei confronti del lavoro o del comportamento di qualcuno può essere difficile da dare e ricevere, ma evitarlo è peggio. Trattenendo il feedback negativo, rendi un disservizio alla persona: come può migliorare se non sa che non soddisfa gli standard?

Potresti voler fornire un feedback scritto nelle seguenti circostanze.

• Revisioni o valutazioni richieste dall'azienda
• Per lasciare una traccia cartacea o tenere un registro
• Situazioni semplici che sono facili da spiegare
• Violazioni delle regole scritte
• Dare feedback dopo un evento

Quando dovresti sospendere il feedback?

Ci sono sempre situazioni in cui il feedback dovrebbe essere posticipato o negato.

Se il feedback non è attuabile o affermativo, chiediti perché vuoi fornire un feedback. Quando le emozioni sono elevate o le informazioni che vuoi condividere sono personali, fai un passo indietro e rivaluta.

Un feedback costruttivo dovrebbe includere note sul lavoro o sul comportamento del destinatario che necessita di miglioramenti: prove di ciò che ha fatto bene, di ciò che ha fatto male e chiari passaggi successivi per motivarlo . Il feedback positivo dovrebbe essere specifico e gratuito.

Infine, dovresti evitare di utilizzare il feedback scritto come metodo di consegna principale se la situazione che stai affrontando è troppo complessa per essere spiegata per iscritto o se può essere estrapolata dal contesto. Puoi usare il feedback scritto per annotare una conversazione, ma le situazioni sfumate sono meglio salvate per il feedback verbale.

È necessario astenersi dal fornire feedback scritti nelle seguenti situazioni:

• Quando le emozioni sono elevate
• Quando il feedback personale non sarebbe costruttivo
• In situazioni sfumate

Come dare un feedback scritto

Indipendentemente dal fatto che l'argomento sia un comportamento che desideri che il destinatario continui o modifichi, puoi fornire la tua valutazione positivamente per iscritto.

Indipendentemente dal tipo di feedback che desideri fornire, assicurati che arrivi tempestivamente. La maggior parte dei feedback scritti viene fornita dopo che un evento si è già verificato. Una buona regola empirica è quella di ricevere un feedback entro una settimana dall'evento, a meno che non si tratti di una revisione annuale, di un feedback sul progetto o di un'altra forma programmata di feedback.

Sii specifico

Quando si tratta di feedback, evita le generalizzazioni. Gli esempi delle azioni del destinatario e le tue raccomandazioni per andare avanti dovrebbero essere il più chiari possibile.

Più sei specifico, più facile sarà per il destinatario digerire le informazioni che stai trasmettendo. Inizia chiedendoti: "Cosa spero di ottenere fornendo questo feedback?" e lavorare all'indietro da lì.

Se stai offrendo un feedback costruttivo, fornisci esempi di quando il lavoro o il comportamento della persona non ha soddisfatto gli standard. Quindi fornisci loro obiettivi chiari, misurabili e realizzabili da raggiungere in un determinato periodo di tempo. Se stai dando un feedback positivo, indica un'azione o un risultato specifico che vuoi vedere di nuovo.

Sottolineare l'importanza

Sebbene tu possa ritenere che il feedback che stai discutendo con il destinatario sia importante, potrebbe non sentirsi allo stesso modo. È tua responsabilità comunicare perché ciò che condividi è importante.

Puoi mostrare loro che è importante spiegando l'impatto della loro azione (o mancanza di azione).

Sii empatico

È molto più probabile che il tuo feedback venga accolto bene se lo condividi con empatia e gentilezza. Il feedback gentile è costruttivo, rispettoso, solidale e compassionevole. Puoi riconoscere le sfide e le influenze esterne e notare (se è vero) che apprezzi il loro impegno.

La gentilezza può essere trasmessa da:

• Dare loro il tempo di farti domande.
• Usando affermazioni in prima persona piuttosto che affermazioni in te , ad esempio "Ho notato che le metriche settimanali sono arrivate in ritardo" o "Speravo di vedere una presentazione più raffinata degli obiettivi del nostro team".
• Complimenti per le cose di cui vorresti vedere di più.
• Riconoscere le sfide esterne se esistono.

Esempi di feedback scritto

Esempio di messaggio di feedback sulla comunicazione

Ehi, Lex. Mi chiedevo se hai un aggiornamento sullo stato del progetto dell'hotel. Se hai riscontrato problemi, faccelo sapere il prima possibile in modo che io possa aiutarti a rimetterti in carreggiata. Dato che ci stiamo avvicinando alla fine del progetto, potresti per favore inviarmi un paio di messaggi durante la settimana in modo che io sappia a che punto siamo? Grazie!

Esempio di messaggio istantaneo di feedback positivo

Hannah, grazie per essere di mentalità aperta e persistente nel nostro stand-up oggi. Il tuo pensiero creativo ci ha aiutato a guardare al problema in un modo nuovo e sono fiducioso che riusciremo a completare il progetto in tempo. Successivamente, concentriamoci sulla riorganizzazione dei nostri ultimi due sprint per rispettare la scadenza. Continuate l'eccellente lavoro!

Esempio di feedback del manager

Ehi Martha, potremmo programmare un momento per discutere della nostra comunicazione e dei miei obiettivi? Quando di recente ho chiesto informazioni sui miei obiettivi di vendita, non credo di aver ricevuto risposte chiare su ciò a cui dovrei mirare. Mi piacerebbe raggiungerti entro la prossima settimana per raggiungere i miei obiettivi entro la fine del trimestre. Mercoledì sei libero?

Esempio di email di revisione annuale

Ciao Erik,

Grazie per aver partecipato alla nostra riunione annuale di revisione oggi. In allegato troverai il modulo di revisione completo. Ho incluso i punti salienti di seguito.

Cosa sta andando bene: sei stato un comunicatore forte e tempestivo e un project manager diligente e attento ai dettagli. Il tuo team ti loda (vedi documento allegato) e i tuoi sforzi collaborativi non passano inosservati!

Cosa deve essere migliorato: Quest'anno hai rispettato solo due delle sei scadenze del tuo progetto. Ciò porta a progetti che superano il budget e interferisce con la nostra capacità di programmare correttamente gli appaltatori.

Prossimi passi: come abbiamo discusso durante il nostro incontro, vi preghiamo di dare la priorità alle scadenze nel prossimo anno. Non esitare a farmi sapere se hai bisogno di più personale, meno progetti o altre risorse.

Sono qui per te se hai bisogno di discutere o se hai altre domande o dubbi.

Cordiali saluti,

Lauren

Esempio di feedback tra pari

Ehi Mak, la tua collaborazione con il team è stata fantastica la scorsa settimana, ma ho sentito che i miei progetti erano stati messi da parte quando hai chiesto il mio aiuto con la grafica per la campagna email. Ho visto abbastanza del tuo lavoro in passato per essere fiducioso che avresti potuto inventare un grande set da solo. Pensi che potresti provare ad affrontarli da solo la prossima settimana? In caso contrario, fammelo sapere e discuteremo alcune alternative.

Il feedback è la chiave per lo sviluppo professionale

La creazione di feedback efficaci richiede lavoro. Per creare un feedback produttivo e digeribile, assicurati che sia chiaro, empatico e attuabile.

Fornisci esempi di quando il loro lavoro o comportamento non era ideale e fornisci obiettivi chiari e raggiungibili per il follow-up. Inoltre, sottolinea i risultati raggiunti e sottolinea perché il feedback è importante. Mettiti nei panni del destinatario e mantieni organizzato il tuo feedback scritto. Attenersi a questo approccio e sarai sulla buona strada per fornire un feedback scritto efficace.

Sia il feedback positivo che quello negativo richiedono che tu scriva con un certo tatto. Quindi tieni a mente queste nozioni di base:

1. Inizia con i lati positivi.
2. Indica cosa manca, se non altro.
3. Termina con passaggi successivi chiari e raggiungibili.

Potresti avere in mente un certo obiettivo quando fornisci un feedback scritto. Ma ricorda che il miglior risultato è che la persona apprezzi l'intuizione e sappia cosa fare con le informazioni.