メールで「ご不便をおかけして申し訳ありません」を表現する4つのより良い方法

公開: 2021-02-02

特に書面で、悪いニュースの担い手になることを楽しむ人は誰もいません。不幸なニュース、間違い、または残念な出来事の順番を伝えるとき、私たちは打撃を和らげるために特定のフレーズを投げかける傾向があります：「ご不便をおかけして申し訳ありません」。この文を使いたいという誘惑は理解できます。しかし、会議の時間を変更するなどのわずかな迷惑行為を報告する場合でも、主要な契約をキャンセルするなどのより重要なことを報告する場合でも、頻繁に使用されます。

しかし、本格的に採用されたとしても、この陳腐な言い回しは非常に一般的になり、皮肉なことに、それは不誠実に聞こえることがあります。特に、受信者が不便を大きな迷惑と見なす場合、缶詰の謝罪はほとんど後悔を伝えることができません。不誠実または鈍感に聞こえるリスクがあります。

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申し訳ありませんと言うためのより良いオプションがあります。状況について後悔を表明するためのより適切な方法がある場合があります。特に、状況が制御できない場合はそうです。また、あなたが本当に悔い改め、過ちを犯しているとき、それを言うより強力な方法があります。ここでは、さまざまな状況に対応できるいくつかの選択肢をまとめました。

1 「あなたの欲求不満を理解しています。」

特にプロの現場での顧客対応の役割では、多くの問題（パッケージの紛失、予約の取り逃し、サービスの失敗など）に「ご不便をおかけして申し訳ありません」を使用するのは簡単です。このような場合、そのフレーズは、思いやりのあるものではなく、無効または専門的でないものとして着地する可能性があります。これは欲求不満をエスカレートさせる可能性があります。

受信者の視点を理解し、不正行為を埋め合わせたいことを示すために、応答を作成することが重要です。彼らの苦情を単なる「不便」として却下するのではなく、彼らの感情を認め、非難を受け入れることは、修理につながる可能性が高くなります。「私はあなたの欲求不満を理解しています」を使用すると、共感を持って対応を導きます。それは、うまくいけば、高められた感情をエスカレート解除し、両方の当事者が満足している解決策に到達するためのより強力な方法です。

2 「これは残念なことだと思います。」

これを想像してみてください。あなたは忙しい週の仕事に疲れ果てており、夕食の日にキャンセルする必要があります。。。開始の30分前。「ご不便をおかけして申し訳ありません」を送信することは、そのニュースを配信するための非人道的な方法のように感じます。私たちのコミュニケーションはますますデジタル化されていますが、私たちはロボットではありません。通信の反対側に人がいることを思い出してください。

ここでは、失望を認識し、所有権を取得することが重要です。あなたが彼らの視点を考えていることを示してください。代わりに、「これは急な通知であり、お気に入りのレストランで一週間お会いできることを楽しみにしています。。。これで、あなたは説明責任を取ります。個人情報を含めると、思いやりも伝わります。

あなたが自分の欠点を認識していて、物事を修正することを目指していることを受信者に知らせることは、個人的であろうと専門的であろうと、関係への信頼と信頼を築きます。

3 「今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。」

後悔と後悔は同じものではありません。時々、不幸なことや残念なことは起こりますが、私たちの手に負えないことがあります。これらの状況は実際にあなたの謝罪を正当化するものではありません。例：あなたが航空会社の予約係であり、冬の暴風雨により1時間のフライト遅延が発生したとします。あなたは異常気象の責任を負いません。この場合、「ご不便をおかけして申し訳ありません」を使用すると、何もないときに自分を責めることができます。

謝罪することで、あなたはあなたのコントロールを超えた何かに対する責任を受け入れる危険を冒します。代わりに、手元の感情を後悔から感謝へとシフトします。理解してくれたことに感謝の意を表すと、台本がひっくり返り、受信者にもその感情を刺激する可能性があります。試してみてください。「今しばらくお待ちいただきますようお願いいたします。すぐに離陸できる状態になることを願っています。」これにより、受信者は、あなたが彼らの苛立ちに共感し、理解していることを知ることができます。

4 「助けさせてください。」

謝罪する代わりに、解決策を提供してください。人々は、がっかりしたときに不平を言います。それは、泣き言を言うのが好きだからではなく、聞いてもらいたい、または問題を解決したいからです。「白のズボンに赤ワインをこぼしてご不便をおかけして申し訳ありません」と汚れが落ちません。一方、「ドライクリーニング代は払わせて」と。

問題解決プロセスに積極的に取り組むことを意識することは、あなたがより責任ある人物になるよう努力していることをあなたの受け手に証明するでしょう。このアプローチにより、将来の頭痛の種からあなたを救うことができます。次回、解決する力の範囲内にある問題がある場合は、それを修正することを提案します。