あなたが成功するのを助けるための5つの適切なプロの電子メールフォーマットのヒント

公開: 2017-11-16

平均的なプロの電子メールユーザーは、1日あたり90通以上の電子メールを受信します。これは、メッセージが受信者の注意を引くために深刻な競争をしていることを意味します。明確で効果的なコミュニケーションは、適切なビジネス用メール形式を使用することから始まります。

何がそんなに難しいのですか？ あなたが考えている。 私は私が言わなければならないことをタイプし、送信を押してください、そしてそれは去ります！

そこにあなたのロールを遅くして、チャンピオン！ビジネス用メールのフォーマット方法が違います。優れたメールフォーマットは、メールを読みやすくするだけでなく、洗練されたプロのように見せることができます。

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ビジネス用メールをフォーマットする方法

1件名に注意してください。

多くの人は、後付けとして件名を電子メールに投げます。しかし、あなたがあなたのプロの電子メールがそれに値する注目を集めることを確実にしたいのなら、後から考えてもそれをカットすることはできません。

詳細情報：毎回開かれる20の電子メール件名

生計を立てるためにマーケティングメールを送信する人々からそれを取ってください—件名は重要です。電子メール受信者の33％は、件名のみに基づいて電子メールを開くかどうかを決定します。お互いを知っていて一緒に仕事をしている人々の間のビジネスメールは、売り込みよりもはるかに開かれる可能性がありますが、あなたの件名は依然として目的を果たします。

これは、受信者に電子メールで何を期待するかを伝えます。 多くの場合、最良の件名は受信者に何が含まれているかを正確に伝えます。受信者が「第3四半期のマーケティングレポートが添付されている」と表示された場合、なぜあなたが書いているのかについて曖昧さはありません。
それは電子メールの内容への関心を生み出します。 件名は、受信者の興味をそそる可能性があります。これは、よく知らない連絡先へのコールドメールでは特に重要です。
これは、受信者が忙しい受信トレイに優先順位を付けるのに役立ちます。 件名は緊急性を生み出し、受信者がどの電子メールに最初に注意を払う必要があるかを判断するのに役立ちます。

ヒントは次のとおりです。マーケターやスパマーによって頻繁に使用されるため、「緊急」や「返信が必要」などの単語やフレーズは、メールの件名としての効果の一部を失っています。より具体的にしてみてください：「EODFridayで応答してください。」

メールの件名のヒント

短くしてください。
フィラーの単語やフレーズは避けてください。
すべてのキャップや過度の句読点を使用しないでください。
スパムフィルターを回避する方法を知っている。

ヒントは次のとおりです。メールが常に見栄えがするようにしたいですか？ Grammarlyを使用すると、スペルミス、文法や句読点の間違い、不明瞭な言語、その他の書き方の問題からあなたを救うことができます。

2礼拝を正しくしなさい。

いくつかの電子メールの挨拶がすべきこととすべきでないことを知らない限り、ビジネスの電子メールの敬礼は難しい場合があります。真っ直ぐに弾くと、息苦しく聞こえます。非公式すぎると、専門家ではないことに気付くでしょう。どのようにバランスを見つけますか？

ねえ、マーティン!!! ワザップ？！

こんにちはマーティン、

受信者をよく知っている場合でも、おどけた敬礼はビジネスメールには不適切です。あなたのプロの電子メールがたまたま転送されたり、全員に返信チェーンの一部になったりした場合、意図した受信者以外の人にそれが表示されます。プロフェッショナルに保ちましょう。マーティンはあなたの相棒かもしれませんが、あなたが時間外にいるときのために遊び心のある冗談を保存してください。

特に、その人があなたと同じ会社の階層にいる場合、または少なくとも食物連鎖の上位にいる場合は、あなたが知っている、または密接に協力している人と友好的な口調を使用することは問題ありません。ほとんどすべての職場のコミュニケーションにとって、こんにちはは適切な挨拶です。

ヒントは次のとおりです。会社で必要な場合、またはメールを送信する相手が権限を超えている場合は、より正式なスタイルを使用してください。 それ以外の場合は、同僚の行動を反映してください。マーケティングチームの人々の間の電子メールが通常Heyで開かれる場合は、遠慮なくフォローしてください。

正式な電子メール（カバーレターや高レベルの上司への電子メールなど）を作成する場合は、 Dearの後に、受信者の敬語、名前、およびコロンを使用します。

親愛なるスミスさん：

ヒントは次のとおりです。受信者の性別が不明な場合、または受信者の名前が少しあいまいな場合は、代わりにフルネームを使用してください。

親愛なるテリー・スミス：

ヒントは次のとおりです。「Mrs」などの結婚歴を暗示する敬語は避けてください。 「さん」を使用してください。代わりは。

詳細情報：電子メールを開始する方法：6つの失敗しない紹介と6つの避けるべき

3ビジネスメールの本文を適切にフォーマットします。

件名とあいさつが邪魔にならないように、メールの本文を作成します。単に考えの流れを書き留めて送信を押すだけでなく、それを正しく行うことには多くのことがあります。

簡潔にしてください。 短い電子メールメッセージは、まだ書き込みに時間がかかる場合があります。時間をかけて考えを整理してください。（アウトラインを使用すると、メッセージが複雑な場合に電子メールをフォーマットするのに役立ちます。）
過度に説明しないでください。 あまりにも多くの情報で受信者を圧倒したいという衝動に抵抗してください。要点を理解し、基本を提供します。必要に応じて、より詳細な情報が記載された文書を添付するか、受信者の要求に応じて送信することを提案してください。
派手なフォーマットをスキップします。 グラフィックや珍しいフォントはマーケティングメールを輝かせるかもしれませんが、ビジネスメールはそれらのトラップを必要としません。すべての電子メールクライアントがフォーマットを正しく表示するわけではないため、デフォルトの11ポイントまたは12ポイントのフォントと黒のテキストを使用してください。太字と斜体は控えめに使用してください。

段落の間にダブルスペースを入れ、インデントを付けずに、ビジネスレターのようにメールをフォーマットします。（引用されたテキストをインデントしてもかまいません。）

ヒントは次のとおりです。コピーして貼り付ける必要がありますか？ フォーマットせずにテキストを貼り付けることができます。 PCの場合はCtrl+Shift + Vを使用し、Macの場合はCmd + Shift+Vを使用します。これにより、貼り付けられたテキストからすべての書式が削除されるため、削除された可能性のあるハイパーリンクなどを追加することを忘れないでください。

4スタイルで閉じます。

メールに署名することを忘れないでください。 すべてのベストやほとんどのメールに感謝、正式な連絡には心からの感謝など、フレンドリーでプロフェッショナルなサインオフが必要になります。

詳細情報：電子メールを終了する方法：9つの失敗しないサインオフと9つの回避

プロの署名を追加することを忘れないでください。（ほとんどの電子メールクライアントでは、すべてのメッセージに自動的に追加されるものを作成できます。）氏名、役職、勤務先の会社、および電話番号を含めます。 LinkedInプロフィールや、同僚にアクセスしてもらいたいプロのソーシャルメディアアカウントへのリンクを追加することも検討してください。

ヒントは次のとおりです。新しい署名を作成したら、簡単なサンプルメールを自分宛てに送信して、書式設定がどのように表示されるかを確認します。ただし、異なる電子メールクライアントが署名をまったく同じに表示しない場合があることに注意してください。

5校正！

あなたがそれを校正するまであなたの電子メールは完全ではありません。 Grammarlyを使用すると、エラーを見つけやすくなりますが、このアプリは校正の機能強化であり、代替ではないことを忘れないでください。時間をかけて自分自身を校正し、スムーズな構文をチェックして、言葉遣いを排除します。同様の、しかし完全に意図しない単語を使用した可能性のあるタイプミスに注意してください。（息子のクラリネットリサイタルに出席するために休暇を求めているかもしれませんが、リサイタルでiが欠落していると、思い出に残るメールになります。..。良い方法ではありません。）

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6専門家向けにGrammarlyの機能を活用する

Grammarlyは、スペルや文法の誤りをキャッチし、文章が洗練されたように見えるようにすることで、常にあなたの背中を支えます。しかし、Grammarlyのライティングアシスタントには、特に専門家向けの強力な機能があることをご存知ですか？私たちの文章の提案は、過度に言葉の多い文章にフラグを立て、文章全体を変換して明確にし、意図したとおりにトーンが伝えられるようにし、テキスト内の重要な情報を太字にし、重要な情報ができるように多くの項目を箇条書きとしてリストする段落を再フォーマットします簡単にスキャンできます。