完璧なプレスリリースメールを作成するためのステップバイステップガイド

素晴らしいプレスリリースを作成し、メディアに送信する準備が整いました。 しかし、プレスリリースを読んで書いてもらうにはどうすればよいでしょうか?

今日は、メディアとの連絡という重要なステップについて詳しく説明します。 必要な結果を得るために、プレスリリースを電子メールで送信する方法について説明します。

プレスリリースメール

プレスリリースの準備ができていれば幸いですが、いくつかの点に留意することが重要です。

プレスリリースは、ニュース価値のあるものを世界に共有する最良の方法の 1 つです。 イベント、新製品、重要なアップデートに関するものであっても、適切な長さである必要があります。 読者にコンテンツと価値を提供する情報を含める必要があります。

目標は明らかに、ジャーナリストや報道機関の注目を集めて、あなたのニュースについて話してもらうことです。

では、優れたプレスリリースはメール内にどれくらいの長さがあるべきでしょうか? 長さを変更する必要があると思うかもしれません。 ただし、メールの一部であっても、読んだ人が圧倒されることなく重要な詳細をすべて把握できるようにすることを目標にする必要があります。

プレスリリースの適切な文字数は、送信方法に関係なく、通常 300 ～ 400 文字程度です。 読者の興味を失わずに必要なことを伝えるのに十分なスペースです。

近年、インターネットやソーシャルメディアの普及により、プレスリリースは大きく変わりました。 以前は、新聞社やテレビ局に送られることがほとんどでした。

今ではオンラインで共有できるようになり、短時間でより多くの人に届けられるようになりました。

メディアリストの作成

共有したいニュースがあるときは、本当に興味を持っている人に届けたいと考えます。 ここでメディア リストが役に立ちます。

メディア リストは、メディア界の連絡先のコレクションです。 これらは、ニュースに関連するトピックをカバーするジャーナリスト、ブロガー、またはインフルエンサーである可能性があります。

メディア リストを作成するには、少し調査が必要です。 まずはあなたの業界について書いている人を探すことから始めましょう。 理想的には、同様のストーリーに興味を示したユーザーを追加できます。

記事を読んだり、ソーシャルメディアをチェックしたりすることで見つけることができます。 ジャーナリストを担当分野や関心分野ごとにリストしたメディア データベースを使用することもできます。

次のステップは、連絡先情報 (通常は電子メール アドレス) を収集することです。 場合によっては、作品を公開している Web サイトでこの情報を見つけることができます。

場合によっては、ソーシャル メディアを使用したり、報道機関に電話して問い合わせたりする必要があるかもしれません。

すべてのメディアとの接触がすべての記事に完璧に適合するとは限らないことを覚えておくことが重要です。 だからこそ、アプローチをカスタマイズすることが重要です。

地元の新聞記者と全国誌の記者に同じメールを送信することはできないかもしれません。

彼らが通常何について書いているかを理解することは、メッセージを調整して彼らの興味を引く可能性を高めるのに役立ちます。

確実なメディア リストを構築するのはプロセスです。 それには、あなたのニュースに誰が興味を持ちそうなのか、またその理由を理解することが含まれます。 適切なリストを手に入れれば、自分のストーリーを世界に発信することに一歩近づきます。

メールの準備

プレス リリースをメディアに送信するとき、作成する電子メールはリリース自体と同じくらい重要です。

ジャーナリストが最初に目にするのはあなたのメールです。 それは彼らがあなたのプレスリリースにさえ目を向けるかどうかを決定します。 したがって、最初から良い印象を与えることが重要です。

メールの件名は、注目を集める最初のチャンスです。 それは明確で興味深いものであり、ジャーナリストにもっと読む十分な理由を与えるものでなければなりません。

すべて大文字にしたり、感嘆符を多用したりすることは避けてください。 これらは多くの場合、電子メールがスパムであることを示しています。 代わりに、主題を簡潔で有益なものにすることに重点を置きます。 これにより、混雑した受信トレイの中でメールが目立つようになります。

メールの本文は個人的な挨拶から始める必要があります。 ジャーナリストの名前を知っている場合は使用してください。

これにより、個人的なタッチが追加され、宿題を完了したことが示されます。 挨拶の後、簡単に自己紹介をし、なぜ連絡を取ろうとしているのかを説明します。 要点を絞って短くしましょう。

次に、プレスリリースの要約に進みます。 重要なポイントと、それがジャーナリストの聴衆に関連する理由を強調します。

興味をそそる

この部分が最も重要かもしれません。 あなたのストーリーに対する彼らの興味を引き起こしたいと考えています。 プレスリリースが添付されている場合は、そのことについて言及し、詳細を確認するために読むよう勧めてください。

または、プレスリリースがメールの本文に含まれている場合は、明確にマークされていて見つけやすいようにしてください。

プレスリリースを送信するときはタイミングが重要です。 月曜日の朝や金曜日の午後などの混雑する時間帯は避けてください。 このようなときは、電子メールがシャッフルの中で失われる可能性が高くなります。

注目を集めるチャンスを最大限に高めるには、週の半ばと午前中を狙いましょう。

メールはプロフェッショナルでありながら親しみやすいものにしてください。 ジャーナリストとただ売り込むだけでなく、関係を築きたいと考えています。 適切に作成された電子メールは、将来のコミュニケーションへの扉を開き、プレスリリースが取り上げられる可能性を高めます。

プレスリリースの提出とフォローアップ

プレス リリースを作成し、電子メールを準備したら、次のステップはプレス リリースを送信してフォローアップすることです。

プレスリリースの送信は簡単そうに思えますが、効果を高めるにはもう少し工夫が必要です。

まず、プレスリリースの送信方法を決める必要があります。 関連すると特定したジャーナリストや報道機関に電子メールで直接送信できます。

プレスリリースサービスを利用するという方法もあります。 これらのサービスを利用すると、プレス リリースをメディア関係者の幅広いネットワークに配信できます。 これにより、注目される可能性が高まりますが、コストがかかります。

プレスリリースを送信したら、待っているゲームが始まります。 しかし、ただ座して応答を待っているだけではありません。

フォローアップは重要です。 数日待ってから、プレスリリースを受信したことを確認する丁寧なメールを送信してください。 さらに情報が必要かどうかを尋ねます。

このフォローアップは、あなたが自分のニュースに対して真剣に取り組んでいることを示すため、大きな違いを生む可能性があります。 メディアとの関係構築にも役立ちます。

しかし、しつこいことと迷惑になることの間には紙一重があります。

やりすぎないように気を付けたいですね。 1、2 回フォローアップしても返事がなければ、次に進みましょう。 他の機会もあるでしょう。

プレスリリースの影響を追跡することは、このプロセスの重要な部分を占めます。 どのメディアがあなたの記事を取り上げ、どの程度の注目を集めたかをメモしてください。

これは、次回に向けてアプローチを改良するのに役立ちます。 それぞれのプレスリリースは学習の機会です。 何がうまくいき、何がうまくいかなかったのかを分析することで、将来の成功の可能性を高めることができます。

避けるべきよくある間違い

大きな間違いの 1 つは、メールをパーソナライズしていないことです。 全員に同じメッセージを送信するのは効率的であるように見えますが、それほど効果的ではありません。

記者や編集者は毎日大量のメールを受け取ります。 パーソナライズされたメモは、あなたのメモを目立たせることができます。

あなたのストーリーが彼らのビートや彼らが以前に書いたストーリーに合っていると思う理由について言及してください。 それはあなたが宿題を終え、彼らの仕事に気を配っていることを示しています。

タイミングも間違いやすい分野です。 最高のストーリーを持っているかもしれませんが、メディアが他のニュースで溢れているときにそれを発信すると、無視される可能性があります。

フォローアップしないことは機会損失です。 確かに、迷惑だと思われるのではないかと心配になるかもしれません。 それは非常に理解できる懸念です。 同時に、人々は穏やかな後押しを高く評価することがよくあります。

さらに、それはあなたが自分のストーリーに熱中し、信じていることを示しています。

電子メールの優れた件名の力を無視するのはよくある見落としです。 件名はジャーナリストが最初に目にするものなので、興味深く明確なものにしてください。 それは彼らにあなたのメールを開く理由を与えるはずです。

そして人間関係を築くことの大切さも忘れないでください。 プレスリリースの送信は、単に現在のストーリーを伝えるだけではありません。 メディアとの継続的なつながりを築くことです。

礼儀正しく、プロフェッショナルであり、相手の時間と仕事量を尊重してください。 こうした関係は、今後のストーリーに有益となる可能性があります。

たとえ現在送信しているプレスリリースが難題だったとしても、この機会を利用して自分がプロであることを示すことができます。 もう一度戻ってきて質の高い情報を売り込むことを明確にしましょう。

プレスリリースをメールで送信する方法

メディアの世界をナビゲートするのは難しい場合がありますが、プレスリリースを電子メールで送信する方法についての適切なガイダンスがあれば、ピッチを成功させることができます。

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