成功するために必要な19の最高のビジネスライティングスキル

より良いビジネスの専門家になりたいですか？ これらの最高の19のビジネスライティングスキルを学びましょう!

ビジネスの世界では、プロフェッショナル同士が常にコミュニケーションを取っています。 メール、提案、レポート、さらにはダイレクト メッセージを送信します。

ビジネスライティングのスキルは、専門家が仕事をうまくこなすために不可欠ですが、多くの大学を卒業したり、キャリアを始めたりする人は、これらの重要な能力を欠いています。 ビジネスライティングは、ビジネスとその運営について、同僚、組織のリーダー、クライアント、またはその他の利害関係者とコミュニケーションをとります。 指示し、通知し、説得し、トランザクションの作成を支援する必要があります。 何よりも、明確でなければなりません。 確かなビジネスライティングスキルは、あなたのキャリアを大きく前進させます。

ビジネスライティングコースを受講して、ビジネス環境でのライティング方法を学ぶことができますが、そのようなトレーニングに投資する時間やお金がない場合があります. いくつかの役立つヒントを参考にして、ビジネスでうまくコミュニケーションをとる方法を学ぶことができます。 これらの戦略は、

1. 目的を持って書く

ビジネスの世界では、何をするにも明確に定義された目的を持つことが不可欠であり、執筆も例外ではありません。 意図的な書き込みは、書き始める前から始まります。 まず、なぜ文章を書いているのかを理解し、ビジネス コミュニケーション スキルを使ってその目的を文章で明確に示す必要があります。 目的を持って書くことは、より少ない言葉で要点をつかむ書面によるコミュニケーションを作成するのに役立ちます。 ビジネスでは時間の価値が高いため、すぐに要点をつかむことが役に立ちます。

2.流行語や専門用語を避ける

どの業界にも流行語や専門用語があります。 Merriam-Webster 辞書では、流行語を「主に素人を感動させるために使用される、ほとんど意味のない重要な響きの、通常は技術的な単語またはフレーズ」と定義しています。 専門用語の定義は、「特別な活動またはグループの専門用語または特徴」です。 優れたライターは、これらの不必要な、または時には混乱を招く言葉を使わずに意味を伝えることができます。 ビジネス用語の例としては、次のようなものがあります。

• シナジー
• 容易に解決できる問題
• サークルバック
• 箱の外
• アジャイル
• てこの作用
• 針を動かす
• ディープダイブ
• 帯域幅
• クラウドベース
• 結論
• 全体的アプローチ
• 企業文化
• グロースハッキング

頭字語は、業界でよく知られている場合を除き、避けるべき専門用語または流行語の一種になることもあります。 代わりに、より正確な単語を選択するか、これらの用語を文章から完全に除外してください。

3. 感情を取り除く

ビジネスライティングは感情的なライティングではありません。 一部のタイプのビジネス文書は説得に重点を置いていますが、感情的な言葉ではなく、事実と自信を使用して説得します。 それは、あなたの熱意や興奮を文章で説明できないという意味ではありません。 感情や感情的な言葉がコミュニケーションを促進しないように注意し、シンプルな文章構造と明確で事実に基づくコミュニケーションを選択してください.

4.副詞を制限する

副詞は、動詞やその他の修飾語を修飾する単語です。 強い動詞を使用する場合、それを修飾する副詞は必要ありません。 ビジネスコミュニケーションを読み、副詞の使用を制限できる場所を確認してください。 たとえば、次のように言えます。

• 顧客があなたのチーム メンバーに怒鳴りつけました。

「大声で」という副詞は、ここで適切な意味を伝えるために必要ではありません。 叫び声が大きいので、次のように言えます。

• 顧客があなたのチーム メンバーに怒鳴りつけました。

5. 短くする

ビジネス コミュニケーションの文章と段落は、どちらも短く、率直でなければなりません。 単純な文構造を使用し、実行された文は絶対に避けてください。 選択したよりも短い言葉で何かを言うことができる場合は、短いバージョンに修正してください。 忙しいビジネスの世界では、長く引き延ばされたコミュニケーションは適切ではありません。 送信する必要がある長い段落やメールがある場合は、分割する方法を探してください。 テキストの小さなチャンクは、長いものよりも読み手にとって消化しやすいです。

6. 考えを整理する

学術論文を書くときは、通常、アウトラインから始めます。 アウトラインは、自分の考えを明確でよく考え抜かれたパターンに整理するのに役立ちます。 ビジネスライティングでも同じことをすると助かります。 正式なアウトラインを作成しなくても、アイデアを整理するようにしてください。 通常、ビジネス コミュニケーションでは、最も重要な情報またはコミュニケーションの目的から始めて、読者が知る必要のある事実または追加情報を続けます。

重要度の低い情報は、コミュニケーションの終わりに向けて保管してください。 考えを整理するということは、文から文へと移動するときに遷移語を使用することも意味します。 これにより、作品にまとまりと流れが生まれます。 さらに、意味を吸収しやすくします。

7. 文章を簡潔に書く

文体はすっきりと簡潔に保ちましょう。 強いコミュニケーション スキルを使用して、不必要な言葉を使わずに、自分の言いたいことを明確に伝えます。 読者は通常、文書、特にビジネスメールを読む時間があまりないため、ビジネスでは簡潔な文章が重要です。 したがって、彼らは必要な情報を遅滞なく取得するために、ビジネス文書をスキャンできる必要があります。

8. 聴衆を知る

話し言葉でも書き言葉でも、効果的なコミュニケーションには相手を知る必要があります。 読者を知ることは、読者が特定のフレーズや用語を理解するかどうかを示し、意味を理解するのに役立ちます。 聴衆を知ることで、トーンと語彙を選択して、より簡単に意味を伝えることができます。 また、視聴者があなたに期待するプロフェッショナリズムの適切なレベルを示すこともできます。

9. プロのトーンを使う

効果的なビジネスライティングは、非常に個人的なものにはなりません。 フレンドリーな口調を伝えることができますが、プロ意識を維持する必要があります。 これにはライティングのトレーニングが必要な場合もありますが、多くの場合、経験から得られます。 書き終わったら、声に出して読むことを検討してください。 親しみやすくプロフェッショナルな声を伝えますか、それとも仲の良い友達と話しているように聞こえますか? 次に、短縮形やスラング用語を削除して、文章を整えて、よりプロフェッショナルな文章にします。

10.能動態でナレーションする

能動態は、文の動作を実行する文の主語を含みます。 したがって、アクティブな声で書くと、より強力で簡潔な文が作成されます。 能動態の反対は受動態であり、文章では可能な限り避ける必要があります。 受動態を使用するビジネスメールの文の例を次に示します。

• 手紙はすべての部門に送られました。

この文では、手紙はアクション (送信) を行っていません。 したがって、それは受動態にあります。 次のように言い換えます。

• トムはその手紙をすべての部署に送った.

これは同じことを言っていますが、誰が手紙を送ったかを示しています。 また、より少ない単語で意味を伝え、より強力な文になります。 受動態しか選択肢がない場合もあるかもしれませんが、可能な場合は避けてください。

11. 意見ではなく事実を述べる

あなたの意見は、ビジネス コミュニケーションでは他のコミュニケーション形式ほど重要ではありません。 ただし、コミュニケーションでデータに裏付けられた事実を述べると、より良い結果が得られる可能性があります。 ビジネス上のコミュニケーションにおいて、自分の意見を述べなければならない場合があります。 このような場合、読者があなたの見解や意見を読んでいるのであって、既知の事実ではないことを明確にしてください。 この開示は、読者が提示する情報について十分な情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。

12.文法エラーを削除する

優れたビジネス文書には、基本的な文法ミスがあってはなりません。 文法エラーのあるビジネス コミュニケーションを送信すると、あなたとあなたの組織はプロフェッショナルに見えなくなります。 したがって、電子メールやレポートの作成に従事している場合でも、エラーの数を減らすために慎重に校正してください。 ライティングが最も重要なスキルではない場合は、Grammarly などの文法チェッカーを使用して支援できます。 ただし、最強の文法チェッカーでさえ、その仕事をするためにテクノロジーに依存していることを忘れないでください. ビジネス文書を送信する前に、必ず自分で校正してください。

13. 自信を持って書く

ビジネス環境で効果的なメールやニュースレターは、自信を伝えます。 語彙を変えたり、受動態を避けたりすることで、自信を持って書くことができるようになります。 率直で力強い文章を維持することで、高いレベルの自信が伝わります。 自信を持って文章を書くことも効果的です。 あなたの文章が自信を持っていると感じれば、読者はあなたと、彼らのビジネスニーズを支援するあなたの能力に、より多くの信頼を感じるでしょう.

14.フォーマットをシンプルに保つ

ビジネスレター、メモ、レポートを書くときは、フォーマットをシンプルに保ちます。 見出しと小見出しは、読者に情報を案内するのに役立ちますが、派手なフォントや脚注の過度の使用などの複雑な書式設定は避けてください。 読者が必要な情報をすばやくスキャンできるような作品を作成する必要があることを忘れないでください。 したがって、短い段落を使用し、必要に応じてグラフィックスを散りばめ、読者がイライラしたり混乱したりしないように、人々が簡単に読めるサイズのプロフェッショナルなフォントを使用してください。

15. さまざまな書き方への適応性を示す

ビジネスライティングには、さまざまな種類のライティングがあります。 ビジネスライターとして、あなたは書く必要があるかもしれません：

• メモ
• メール
• レポート
• ソーシャル メディアの投稿
• ブログ投稿
• ダイレクトメッセージ
• ビジネスレター

これらの異なるコミュニケーション プラットフォームに合わせて、自分の文体を適応させる方法を知ってください。 たとえば、レポートにはビジネス メールよりも長い段落が含まれる場合があり、ソーシャル メディアの投稿にはビジネス レターよりも個人的な言葉を使用できます。

16. 人間味を保つ

プロフェッショナリズムは重要ですが、それでも人間的なトーンを伝える文章が必要です。 クライアントと話すときに使用する日常の語彙に固執します。 快適で明るい調子で文章を書きましょう。 自分の文章に個人的なタッチを保っているかどうかを知る 1 つの方法は、作品を書き終わったときにそれを声に出して読むことです。 流れがよく、声に出して読んでも高揚感がないように聞こえる場合は、おそらく十分に親しみやすいものです。

17. 一貫性を保つ

受け入れるのが難しいビジネスライティングスキルの 1 つは、一貫性です。 あなたのビジネスは、一貫した明確な声を持つ必要があるブランドです。 より良いビジネスライティングには、ブランドのために書くすべての内容に同意の声を維持することが含まれます。 多くの場合、企業はライター向けのブランド ガイドラインを作成します。 このドキュメントを学び、それを自分の文章に適用する方法を学ぶことで、文章の一貫性が高まり、より優れたライターになることができます。

18.行動を促すフレーズを作成する

ほとんどのビジネス コミュニケーションでは、行動を促すフレーズが必要です。これは、読者に何をしてもらいたいかを示すステートメントです。 マーケティング記事を書く場合、CTA はサンプル、デモ、または購入を呼びかけることになります。 メールを書いている場合は、読者に返信を求めることができます。 プレゼンテーションを行う場合、CTA は聴衆に質問をすることができます。 CTA は、提示した情報で読者に何をしてもらいたいかを読者に明確にする必要があります。 したがって、簡潔かつ直接的でなければなりません。 あなたが書いたものを読んだ今、何が起こる必要があるかについて、読者の心に疑問を残すべきではありません。

19. 最終編集を完了する

最後に、完成したすべてのビジネス文書について、明確さと簡潔さの 2 つの点について最終チェックを行います。 まず、作品を読んで、それが明確であることを確認してください。 次に、トピックを知らなかったかのように読んでください。 伝えたいことを伝えていますか？ 次に、作品を読み、できるだけ簡潔であることを確認します。 すべての重要な情報を含めましたか? コミュニケーションの意味にとって重要な単語や文章だけを残してください。 作品の意味を変えずに可能な限り削除すると、意図した受信者に最終ドラフトを送信する準備が整います.

文法を編集する場合は、公開または提出する前に時間をかけて文章の可読性スコアを改善することもお勧めします

さらにヘルプが必要な場合は、文法と構文のガイドで詳細を説明しています。