ビジネスメールエチケットの「すべきこと」と「してはいけないこと」

不適切に書かれた、見当違いのメールほど、プロフェッショナルとしてのブランドを傷つける可能性のあるものはほとんどありません。 「送信」ボタンの 1 回のクリックが、ビジネス上の交流が成功するか、潜在的な人事上の問題や同僚との衝突の分かれ目になる可能性があります。アメリカ人は 1 日に何十万通もの電子メールを送信しますが、それを当然のことと考えるべきではありません。

あなたが上級プロフェッショナルであろうとオフィス初心者であろうと、ビジネスメールのエチケットとして覚えておくべき13の「すべきこと」と「してはいけないこと」をご紹介します。

件名に注意してください

電子メールの本文を反映した明確で簡潔な件名を作成します。 「こんにちは」、「Touching Base」、「FYI」などの一般的な単語を件名に含めることは避け、件名を空白のままにしないでください。

適切な挨拶をしましょう

「やあ」や「やあ」は、プロ意識や成熟度の欠如を伝えます。メールは「おはようございます」、「こんにちは」、「こんばんは」、「こんにちは」などのフレーズで始めます。 「こんにちは」や「ご挨拶」も国際舞台でよく使われるフレーズです。

紹介文を使用してください

米国のような文化では、送信者が最初の数行で背景情報を添えて姓名で自己紹介をするのがベスト プラクティスです。たとえば、「親愛なるマンデルさんへ: 私の名前は、Access to Culture の創設者、シャロン シュバイツァーです。さんからご紹介頂きました。 。 」または、「私の名前はシャロン・シュバイツァーです。国際ビジネスの専門家として、 について書いています。 。 」これは、あなたが連絡先情報をどのように入手したかを知りたいと考えている新しい連絡先、潜在的な顧客、顧客、雇用主に自己紹介する場合に特に重要です。

文化を知ってください

間接的な文化圏の人々に電子メールを送信する場合、その国の習慣を調査することが適切な手順であり、ベスト プラクティスです。たとえば、日本では、ビジネスメールの最初の文で天気について尋ねるのが礼儀正しく、適切で、習慣的です。対照的に、潜在的な日本人に自己紹介のメールを送信するのは不適切です。間接文化では、慣例により、相互に尊重する第三者によってのみ紹介が行われます。コールドメールは無視され、削除され、ブロックされ、迷惑メールとしてマークされます。

ユーモアや皮肉を含めないでください

電子メールは、文脈のないテキストによって簡単に誤解される可能性があります。ユーモアは文化に特有のものです。受信者が混乱したり、さらに悪いことに気分を害したりする可能性があるため、メールではユーモアと皮肉の両方を避けてください。

添付ファイルを再確認してください

ファイルを添付する場合は、数秒かけてメールの本文にも貼り付けてください。これにより、受信者が添付ファイルを開く時間とリスクを節約できるため、受信者への配慮が示されます。これはもっと時間がかかりますか?はい。それだけの価値はありますか?はい。

「全員に返信」を押さないでください

全員に知らせる必要がない限り、「全員に返信」の使用は避けてください。経営幹部 (CEO/COO) または管理アシスタントが 10 人のスタッフ メンバーにコミュニティ サービス プロジェクトのボランティアを要請する電子メールを送信する場合、10 人のメンバー全員ではなく管理者に返信します。なぜ他の 10 人にあなたのメールを削除させるのでしょうか?全員返信は、特定の議題について継続的に審議するための機能です。

すぐに返信してください

24 時間以内に返信するのが一般的な礼儀です。誰かをこれ以上ぶら下げたままにしておくと、無礼だとみなされるだけでなく、長期的にはビジネスに損害を与える可能性があります。意図せず誰かを 24 時間以上待たせてしまった場合、または酌量すべき事情が生じた場合は、丁寧に状況を説明し、謝罪の気持ちを表明してください。

絵文字を使用しないでください

ウィンクしたり微笑んだりする小さなアイコンはテキスト メッセージ用です。これらはビジネスメールとしては不適切であり、プロフェッショナルらしくありません。絵文字は電子メールをスパム フィルターや迷惑メールボックスに振り分けてしまう可能性があり、未熟でプロフェッショナルに見えない可能性があります。

プライバシーを守る

電子メールは公開されます。電子メールが削除されても、オンライン サービスやソフトウェア プログラムはハード ドライブ上のメッセージにアクセスできます。 「送信」をクリックする前に、仕事上の同僚、競合他社、雇用主、FBI、または意図しない受信者があなたの電子メールを読んだ場合に何が起こるかを考えてください。このように考えてみてください。私の電子メールが Facebook に投稿された場​​合、どのように見えるでしょうか?

ネガティブにならないでください

否定的なコメントを電子メールで送信するのは不適切です。すべて大文字のメールは怒りを暗示します。これらの敵対的なメッセージは、電子メールが送受信された後もずっと気まずさを引き起こします。悪いニュースを電子メールで伝えなければならない場合は、客観的な言葉を使用して事実を述べてください。悪いニュースを伝えるときは、対面でのコミュニケーションが最適です。

校正をする

スペルや文法上の誤りがないか確認してください。このような間違いがあると、あなたがプロフェッショナルではないと思われ、メールが真剣に受け止められる可能性が低くなります。電子メール ソフトウェアには、スペル チェックなどの専門的なツールが多数付属しているので、それらを使用してください。

会話を近づけることを忘れないでください

受信者に返信の必要がないことを知らせることで、電子メールのサイクルが永続的に続くことがなくなります。 「返信は不要です」、「またよろしくお願いします」、「火曜日の取締役会でお会いしましょう」、または「さらにお手伝いできることがありましたらお知らせください」などで締めくくりましょう。 「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」、「敬具」、「ありがとうございます」、またはその他の適切なフレーズでメールを終了します。