例を記載したビジネス問い合わせメールの書き方

ビジネスの問い合わせを書くのが難しいと思ったことはありませんか？ あなたは一人じゃない。 面倒なこともありますが、丁寧でプロフェッショナルなビジネス問い合わせメールを書くことは、現代の仕事に欠かせないスキルです。

明確で簡潔なよく書かれたビジネスの問い合わせは、あなたの要求を効果的に伝えます。 それはあなたがあなたの仕事を成し遂げるために必要なすべての情報で迅速な応答を確実にするはずです。

あなたを助けるために、私たちはプロセスを分解し、ビジネスの問い合わせのための効果的な電子メールを作成するための基本的な部分を説明しました。 誰もが完璧なクエリを作成するのに役立つ一連のガイドラインとベストプラクティスを提供しました。 また、ビジネス問い合わせメール形式を紹介し、サンプルを提供し、ビジネス問い合わせメールテンプレートのおかげで、自信を持って、そしてより速くそれらを送信する方法を示します。

このブログ投稿を読むまでに、必要なときに必要な情報を取得し、正しい関係を築くための最良のチャンスを与える知識とスキルを身に付けています。 ‍

ビジネス問い合わせとは何ですか？

ビジネスの問い合わせとは何かを定義することから始めましょう。

問い合わせは情報の要求です。

ビジネス上の問い合わせは、組織からの正式な情報要求です。

ビジネスに関する問い合わせメールを送信する理由には、次のようなものがあります。

• 製品のカタログ、価格、または情報を求める
• サービスの詳細をリクエストする
• 製品サンプルが欲しい
• ホテルや展示会などでスペースの空き状況を尋ねる。

これらはほんの数例ですが、他社に情報を要求する必要がある場合、ほぼ無限の状況があります。

ある意味で、ビジネスの問い合わせは、ビジネスとの関係を形成する最初のステップとして定義することができます。 結局のところ、あなたはそれを書いて、あなたが使用、購入、または提携することを検討しているサービス、製品、または会社についてもっと学ぶためにそれを書きます。 主な特徴は、このコミュニケーションが会社からより詳細な情報を求めることを目的としていることです。

さて、あなたはビジネスの問い合わせをする必要があります。 確かに、誰かにメッセージを送って、「XXXを送ってくれませんか」または「YYYが欲しい」と言うことができます。 しかし、それはあなたの評判とあなたが代表している会社を損なう可能性があります。

オンラインで書くとき、私たちの多くは会話で書く傾向があります、と研究者は発見しました。 このようなアプローチは友人に手紙を書くときに適しているかもしれませんが、非公式であることは失礼で失礼であり、ビジネスコミュニケーションでは専門家ではないとさえ見なされる可能性があります。

特に、さまざまな国や文化の企業と通信する場合にも、顕著な違いがあります。 たとえば、アメリカ人は褒め言葉を提供する可能性が高くなります。 対照的に、学者たちは、韓国人が両国の電子メールの習慣を比較すると、的を射ていることを発見しました。 確立された構造に固執することで、異文化間の混乱の可能性を回避できます。

電子メールの基本原則は、「明確さと共感」でコミュニケーションすることです、とコミュニケーションの専門家でハーバードビジネスレビューの寄稿者であるエリカダワンは言います。 彼女のアドバイスは、あなたが言うこととあなたがそれを言う方法の両方に減速して集中するべきであるということです、さもなければあなたはビジネスがあなたに対して持っているかもしれない認識に影響を与えるかもしれません。

私たちは完全に同意します。 そのため、このトピックに関する完全なガイドを作成しました。 このブログ投稿の残りの部分は、ビジネス問い合わせメールを作成する際の問題や一般的な落とし穴を回避するのに役立ちます。

ビジネス問い合わせメールの書き方–完全ガイド

書き始める時が来ました。 すべてのビジネス問い合わせは、その構造とその内容を形作る一連のガイドラインを規定する標準形式に従う必要があります。 次の3つの部分は、どのような状況でもこれらのニュアンスをナビゲートするのに役立ちます。

あなたのビジネス問い合わせのメールアドレスは誰ですか？

紙にペンを置き、情報を求めるメールの書き方を説明する前に、誰がそれを受け取るかを特定することから始めましょう。

重要な質問は次のとおりです。個人の電子メールアカウントに書き込んでいますか、それとも企業の電子メールアカウントに書き込んでいますか。

多くの組織には、問い合わせ用の一般的な電子メールアドレス（hello@やinfo@など）があります。 そのような電子メールアドレスに書き込むときは、正式かつ直接的である必要があります。 あなたは本質的に組織に取り組んでいます。

個人の電子メールを使用すると、人に直接連絡を取り、名前でアドレスを指定できます。 誰かの名を使用すると、すぐにつながりを作ることができますが、ビジネスの世界では文化的に受け入れられない場合があります。

私たちのアドバイスは注意することです。 非公式よりも公式である方が良いです。 このようにして、誰かを動揺させたり怒らせたりするリスクを回避します。

メールのエチケットのヒントがもっと必要ですか？ 次に、メールのルールとエチケットに関するガイド。

標準のビジネス問い合わせメール形式

専門的なビジネスの問い合わせは、あなたが望むものを明確に説明する伝統的な形式に従います。 これには5つの重要な側面があります。

1. お問い合わせのメール件名
2. 挨拶
3. 体
4. 閉鎖
5. サインオフ/署名

完璧なビジネス問い合わせメール形式のさまざまな部分を詳しく見ていきましょう。

1.お問い合わせの件名をメールで送信

ビジネスに関するお問い合わせ用のメールを作成するときは、メールの件名を短く、簡潔に、簡潔にまとめてください。 お問い合わせのコピーに最適なメールの件名は、短く、丁寧で、プロフェッショナルです。

いくつかのビジネス問い合わせメールの例については後で詳しく説明しますが、できるだけ少ない単語に保つことに重点を置いています。

2.あいさつ

ここで重要なのは、形式に従うことです。 その人と名を連ねる場合を除いて、「こんにちは」、「ねえ」、「こんにちは」は避け、「親愛なる」など、試行錯誤された正式な挨拶に固執してください。

専門用語を使用すると、あなたとあなたが代表する組織の認識を向上させることができます。 これが事実である理由を説明し、私たちの機能でプロの電子メールを開始する方法を説明します。

3.ボディ

本文は、リクエストを行うメッセージの要です。 ビジネスに関する問い合わせ用の電子メールを作成する際の基本原則は、要点をまっすぐに理解することです。

その理由は、私たち全員がデジタル通信の重みに溺れており、私たちの多くが電子メール全体を読んでいないためです、とマット・プラマーは言います。 代わりに、重要な情報をスキャンします。

簡潔で、甘く、そしてポイントにまっすぐに保つことは、応答を得るために重要です。 また、誤解のリスクを軽減します。

さまざまな製品の詳細を要求するなど、問い合わせメールで一度に複数の情報を要求しているとします。 その場合、箇条書きを使用して、単語数を少なく抑えながらリクエストを明確にすることができます。

4.クロージング

リクエストを行ったら、ビジネスに関するお問い合わせメールに簡単な締めくくりの声明を添えてください。 ここでは、情報の使用方法と次の手順の概要を説明すると役立ちます。 たとえば、カタログを要求している場合は、近いうちに注文しようとしていることを説明できます。

最後に、期待を管理します。 特定の日付までに情報が必要な場合は、そう言ってください。 また、適切な通信チャネルを明確にします。 コールドコールが心配な場合は、連絡するのに最も適切なチャネルを他の人に伝えてください。

5.サインオフ/署名

適切なサインオフ（忠実に、誠実に、または同様のもの）と、名前、役職、連絡先などのすべての詳細を含む署名を追加することを忘れないでください。

誰かに投稿を通じて何かを送るように頼んでいる場合は、あなたの住所が正しいことを確認してください。

問い合わせメールの送信方法についてもっと知りたいですか？ メールを専門的に終了する方法についてのガイドをお読みください。

ビジネスに関する問い合わせを作成するためのベストプラクティス

ハーバードビジネスレビューからのインスピレーションを得て、ビジネス目的で問い合わせメールを作成するための5つのベストプラクティスを作成しました。 これらに従ってください。そうすれば、すべての情報要求が明確かつ効果的に伝達されます。

1. メッセージを調整する
2. あなたが誰であるかを説明する
3. 何を、いつ、なぜ必要とするかを明確にします
4. 短くて甘くしてください
5. 確認してください（もう一度確認してください）

これらのガイドラインをさらに詳しく見ていきましょう。

1.メッセージを調整する

ビジネスの人々はプレッシャーにさらされているので、要点に早く到達でき、より具体的になるほど、返信を受け取る可能性が高くなります。

上で説明したように、ビジネスに関する問い合わせは正式なコミュニケーションであるため、友好的であることを試みるのではなく、礼儀正しくプロフェッショナルになります。

Webサイトから取得したCookie-Cutterテンプレートを使用すると、目的のメッセージを正確に伝達または伝達できない場合があります。

Flowriteなどの高度なライティングサポートツールは、本物の声を見つけるのに役立ちます。 これにより、丁寧で専門的で、迅速な回答を生み出す可能性が高い、カスタマイズされたビジネス問い合わせを作成できます。

2.あなたが誰であるかを説明する

ビジネスのお問い合わせメールや情報のリクエストを書くときは、あなたが誰であるかが重要です。 すぐにリクエストに飛び込まないでください。 代わりに、読者にあなたが誰であるかを伝えてください。

これは、彼らが通信している人と彼らがあなたを真剣に受け止めるべき理由の理解を読者に提供します。

3.何が、いつ、そしてなぜ欲しいのかを明確にします

電子メールの送信者は、送信者が応答を期待する速さを過大評価していると研究者は発見しました。 勤務時間外に送信されたビジネス問い合わせメールは、より緊急を感じる可能性があり、ストレスを引き起こす可能性のある返信へのプレッシャーを生み出します。

重要なポイントは、ビジネスに関する問い合わせメールを送信するときは、要求している情報、必要なとき、そして決定的にその理由を明確にすることです。

ForbesのAveryBlankによると、必要なものとその理由を明確にすることで、混乱が減り、返信が届く可能性が高くなります。 ボーナスは、フォローアップリクエストを送信しなければならない時間、労力、および潜在的な困惑を節約できることです。

明確さはまた、何百もの冷たい電子メールや電話を受け取らないようにすることができます。 メールでの返信が必要な場合は、そのように言ってください。 電話がかかる場合は、電話をかけてください。

その人を二番目に推測したままにしないでください。

4.短くて甘くしてください

ビジネスの専門家は忙しいので、あなたの要求を簡潔にしてください。

あなたのメッセージはどれくらいの長さである必要がありますか？

Hubspotの専門家は、電子メールの長さを50〜125語にすることを推奨しています。 メッセージを125に制限することは不可能かもしれませんが、理想的には200語未満である必要があります。

5.チェックします（次にもう一度チェックします）

ビジネス用の電子メールを作成するときは正確さが不可欠​​です。そのため、メッセージを送信する前に、メッセージを確認して改善するようにしてください。 複数のメールを同時に送信する場合は、受信者の名前や組織などの重要な情報を再確認してください。

初めてではない言語でコミュニケーションをとっている場合は、特に注意してください。 無料のオンラインスペルチェッカーは、文脈に苦労したり、特定の技術用語や専門用語を理解していない可能性があるため、チェックせずに推奨事項を常に信頼するとは限りません。

問題を回避するには、連絡先やメッセージの意図を理解するFlowriteなどのAIライティングツールを試してください。

ビジネスに関する問い合わせはいつフォローアップする必要がありますか？

上記のアドバイスとガイダンスに従っている場合は、返信が届く可能性があります。 ただし、まだ待っている場合は、リマインダーメールを送信してもかまいません。

ここではリマインダーメールを作成する方法について説明しましたが、疑問は残ります。ビジネス問い合わせのリマインダーメールをいつ送信するか。

リクエストが緊急でない場合は、少なくとも2、3日はその人に返信してください。 緊急の場合は、メールを送信するか、もっと早く電話をかけることもできます。

いずれの場合も、フォローアップメールの書き方を検討するときは礼儀正しくすることが重要です。 誰かがあなたのメッセージに応答しなかった本当の理由がある可能性があります。

ビジネスのお問い合わせメールの例

そこで、完璧なビジネス問い合わせメールを作成するための基本原則について概説しました。 それでも、これらを実際に見ることは常に役に立ちます。

基本的なポイントのいくつかを説明するために、以下にビジネスに関する問い合わせメールの例をいくつか作成しました。

電子メールの問い合わせを作成するときは、正確さと信頼性が不可欠です。 あなたは自分が本気であることを人々に理解してもらいたいのですが、空欄に記入するテンプレートを使用してもそれはわかりません。 コピーして貼り付ける代わりに、これらをメール作成のインスピレーションとして使用してください。

さらに良いことに、Flowriteを使用することは、ビジネスの問い合わせメールを書くための最も簡単で最速の方法です。 人工知能の最新の開発の助けを借りて、私たちのツールは、あなたが必要な情報を確実に入手できるようにする、本物のパーソナライズされた電子メールを生成することができます。

組織へのメール

一般的なメールアドレスをメールで送信する場合は、正式なものにしてください。 このビジネス問い合わせメールのサンプルでは、​​カタログの送信をリクエストしています。 すばやく簡単に、必要なもの、必要なときに、その理由を説明します。

個人へのメール

このビジネス問い合わせメールの例の形式は、基本的に最初の例と同じですが、受信者に合わせてパーソナライズされています。 個人的なつながりを作ると、返信の可能性が高くなります。 繰り返しになりますが、メールの最後に、丁寧でしっかりした方法で期待を管理する方法がわかります。

詳細情報を求める

この例では、購入を決定できるように、より多くの情報が必要です。 したがって、長い、引き出されたメッセージの代わりに、箇条書きは、私たちが何を、いつ、そしてなぜ必要とするかを明確にします。

Flowriteのビジネス問い合わせメールテンプレートで書く

Flowriteは、短い箇条書きを本格的なメールやメッセージに変えるAIライティングツールです。 指示として数文を書き留め、適切なテンプレートを選択して、電子メールがそれ自体を書き込むのを見るだけです。

メールテンプレートについて話すとき、コピーして貼り付ける必要がある事前に作成されたものを意味するものではありません。 代わりに、私たちのテンプレートは、AIが目的に合った正しいタイプの電子メールを最初から作成するようにガイドします。 これは、実際のビジネス照会テンプレートの例です。

ご覧のとおり、Flowriteが生成する電子メールは、パーソナライズされ、コンテキストに対応しています。 さらに、生成される電子メールのトーンを選択できるため、受信者が単語の選択やフレーズをどのように認識するかについて悩む必要はありません。 スペルと文法の誤り？ 英語も流暢です。 ブランクスクリーン症候群？ 箇条書きを書かずにテンプレートを選択すると、Flowriteがサンプルの電子メールを生成します。

これから何を取り除くべきですか？

これで、ビジネスの問い合わせとは何か（およびそうでないもの）、正しいビジネスの問い合わせの電子メール形式、および企業の通信を作成するためのいくつかのベストプラクティスを理解する必要があります。 これで、ビジネスに関する問い合わせメールの書き方が明確になります。

私たちが提供した例は、あなたがあなた自身のものを作成する自信を与える直接で詳細なビジネス問い合わせを作成する方法を示しています。

私たちの最後のアドバイスは、コピーや貼り付けを控え、プロのコミュニケーションに個性を導入することです。