ビジネスメールに必須のカンマルール
公開: 2024-03-20誤解のないように、コンマはその控えめな見た目が示すよりもはるかに大きな力を持っています。句読点は、単語、項目、または節を区切るための軽いポーズとして多くの作家によって使用されており、その使用方法に応じて文の意味や調子を変えることができます。
ビジネスメールのカンマのルールを学ぶと、上司や投資家、またはビジネスに影響を与える他の人に手紙を書くときに正しいトーンを設定できるようになり、コミュニケーションのミスをなくすことができます。コンマの位置の誤りは、企業に数百万ドルの損害を与えたいくつかの裁判所の判決の目玉でもあります。
この記事では、電子メールの挨拶文のどこにカンマを置くべきか、ビジネスコミュニケーションでのコンマの使用方法、その歴史的重要性、電子メールでコンマの代わりにセミコロンを使用する場合について説明します。
ビジネスコミュニケーションにおけるカンマの使い方とは何ですか?
ビジネスコミュニケーションにおけるカンマの使用は文の調子や意味に影響を与えるため、コミュニケーションの誤りを避け、チームに明確な目標を設定するには、適切な使用が不可欠です。挨拶と人の名前の間、リスト内の項目の間、または 2 つの独立した句を接続する場合には、カンマを使用します。
コンマの位置を間違えると文の意味が変わってしまう可能性があり、場合によっては数百万ドルもの損害が発生する可能性があります。 1872年、米国の議員らは「果物」と「野菜」の間にカンマを入れ、その結果熱帯農産物が無料で国内に輸入されることになり、納税者は当時200万ドル（現在の金額で4000万ドル以上）の負担になった。
コミュニケーションにおけるコンマ
コンマがコミュニケーションにどのような影響を与えるかを示す最も有名な例の 1 つは、「おばあちゃん、食べましょう」と「おばあちゃんを食べましょう」の違いです。この仮説的なステートメントは、ソフトポーズが文の意味をどのように変えることができるかを明確に示していますが、その効果を示す実際の例もあります。
最も有名な例は、デルフィの神託に由来します。
「あなたは行ってしまいますが、決して戻ってくることはありません。戦いであなたは滅びます。」
この言葉は、戦争をするかどうかという問題に対する答えであると考えられています。 「決して」の前にコンマを置くと、その人が戦争後に戻ってきて戦いに向かうことをほのめかします。
「決して」の後にコンマを置くと、文はその人が戦争から戻らないことをほのめかします。
同様に、シリアル コンマとも呼ばれるオックスフォード コンマの使用または省略によって、文の読み方が変わる可能性があります。オックスフォード コンマは、リストの最後から 2 番目の項目の後、かつ最後の項目の前にある等位接続詞 (通常はand oror) の前に置かれます。
スタイルガイドが異なれば、スタイルガイドを使用するかどうかに関するルールも異なります。そうは言っても、オックスフォードのコンマの欠如は、かつてメイン州の乳業会社が 500 万ドルの損失を被る米国控訴裁判所の判決の中心となった。
オコナー対オークハースト乳業の裁判では、どの職務が時間外手当から免除されるかを規定する州法の判決が下された。
以下のものの缶詰、加工、保存、冷凍、乾燥、マーケティング、保管、出荷または流通のための梱包。
(1) 農産物。
(2) 肉および魚製品。そして
(3) 生鮮食品。
裁判所は、「出荷」と等位接続詞「または」の間のコンマの省略により、出荷と配布が 1 つの活動であるか 2 つの活動であるかが不明確になるとの判決を下しました。もし州法がまたは の前にオックスフォードのコンマを置いていたら、乳製品の出荷と流通が残業代から免除されることは明らかだったでしょう。
ビジネスメールでの挨拶
ビジネスメールは挨拶で始まり、挨拶はカンマで終わりますよね？間違っている。ビジネスメールでは、挨拶をコロンで終わらせるのが最も正式な方法です。したがって、「Dear Mrs. Johnson」の代わりに、「Dear Mrs. Johnson:」と書いてからメッセージの本文を続ける必要があります。
相手とカジュアルな関係であれば、挨拶文の最後にコンマを使用することは間違いではないかもしれません。あまり堅苦しくないビジネスメールを書くこともありますが、その場合はコロンは必要ありません。よくわからない場合は、安全策を講じ、コロンで終わるビジネスメールのエチケットを実践してください。
オープナーと名前: カンマの使用
通常、挨拶文には 2 つの要素があります。挨拶または形容詞と、宛先の人の名前または役職です。
前の例では、挨拶文は形容詞と名前で構成されており、この 2 つの間にコンマはありません。ただし、直接の挨拶と人の名前はカンマで区切る必要があります。したがって、「おはようございます、ジョンソン夫人」と書く場合は、「おはようございます」と「ジョンソン夫人」の間にカンマを入れる必要があります。ジョンソン。」
等位接続詞を伴うコンマ
最も一般的な等位接続詞は、 and、or、nor、so、but、yet、およびforです。これらは、2 つの動詞、2 つの名詞、2 つの修飾語、または 2 つの独立した節など、文法的に類似している文内の要素を接続するために使用されます。接続詞は文の開始に使用できますが、その場合、通常はその後にコンマを続けるべきではありません。
例: しかし、今年の最後の四半期には、消費者の活動が増加しました。
等位接続詞が 2 つの項目のリストに配置されている場合、その前にコンマを使用する必要はありません。
例: 最も活動が多かった部門はおもちゃ店とギフトショップでした。
一方、接続詞が 3 つ以上の項目のリストの最後の要素の前に使用される場合は、その直前にコンマを置くことができます。
例: おもちゃ、プラスチック製のクリスマス ツリー、蒸留酒が在庫切れになりました。
等位接続詞が 2 つの独立した節を結合する場合は、その前にコンマを置きます。
例: サプライヤーにすぐに連絡したため、欠品品を間に合うように補充することができました。
カンマの代わりにセミコロンを使用する場合
コンマと等位接続詞は、2 つの独立した節を結合する最良の方法であるとは限りません。実際、これは混乱を引き起こす可能性があり、ビジネスメールでは避けたいものです。
それぞれにいくつかのコンマが含まれる 2 つの独立した句がある場合は、コンマの代わりにセミコロンを使用してそれらを区切る必要があります。たとえば、最初の独立句にはコンマが続く導入要素が含まれ、2 番目の独立句には 2 つのコンマの間に必須ではない要素が含まれる場合があります。
例: その間、消費者は他の部門を見て回るように勧められました。そしてそれが、季節以外の商品の売上のわずかな増加につながったことが判明しました。
この場合、等位接続詞の前にセミコロンを付ける必要があります。
セミコロン、カンマ、ダッシュは頻繁に置き換えられます。ただし、ダッシュは文体のツールとして、または同格を相殺する目的でのみ使用する必要があります。同格とは、人、場所、または物についての詳細情報を提供するために、別の名詞の後に続く名詞または名詞句です。
カンマの使用に関する高度なヒント
カンマの使用法は必ずしも白か黒かが決まるわけではありません。たとえば、コンマは通常、2 つの独立した節を接続するために使用されますが、コンマの両側の単語が独自の文を形成する可能性がある場合は、カンマを使用しないでください。
不正解: 「ジョンはピザを注文し、エブリンはラーメンを注文しています。」
上の例はコンマ スプライスと呼ばれ、これを文法的に正しくするには 3 つの方法があります。
等位接続詞を追加します。「ジョンはピザを注文し、エブリンはラーメンを注文しています。」
セミコロンを使用します。「ジョンはピザを注文しています。ジョンはピザを注文しています。」エヴリンはラーメンを注文しています。」
2 つの別々の文を作成します。「ジョンはピザを注文しています。エヴリンはラーメンを注文しています。」
カンマの使用法は、使用する修飾子の種類によっても異なります。制限的な修飾子、つまり修飾する名詞を識別または制限する単語にはコンマは必要ありませんが、非制限的な修飾子、つまり文の意味に必須ではない単語にはコンマが必要です。
制限修飾語: ニール・アームストロングは月に降り立った最初の人類でした。
非制限的修飾子: 宇宙飛行士のニール・アームストロングは、月に降り立った最初の人類でした。
ビジネスコミュニケーションにおけるカンマのルールに関するよくある質問
ビジネスメールで接続詞で文を始めることは許されますか?
文を接続詞で始めるのは文法的には正しいですが、文頭に接続詞を入れたくない人もいます。フォーマルな口調を使いたい場合は、文頭に接続詞を使用しないほうがよいでしょう。ただし、よりカジュアルな会話で使用できます。
複雑な文ではコンマまたはセミコロンを使用する必要がありますか?
and、but、 orなど、接続詞でつながった複雑な文ではコンマを使用します。セミコロンは、 butのような接続副詞で接続された複雑な文で使用する必要があります。
ビジネスメールでカンマを不適切に使用すると誤解が生じる可能性がありますか?
はい、カンマを不適切に使用すると誤解が生じる可能性があります。コンマは穏やかなポーズを表し、そのポーズの位置は文の調子や意味に影響を与える可能性があります。