メールでよくある 7 つの間違い (および回復方法)

メールを送信してすぐに後悔したことはありませんか? 「元に戻す」チャンスが、反応する前に来ては去ってしまったことに不満を感じましたか? 私たちは皆そこにいました。

Loom.com によると、平均的なオフィス ワーカーは、個人的なメールを除いて、1 日に数十通のメールを送信しています。 そんなにメールに頼っていると、たまに間違いを犯すことになります。

あなたが、送信する電子メールやメッセージを考えすぎている多くの労働者のような人であれば、心を落ち着かせるために読み進めてください。 最も一般的な電子メールの間違いと、それらから回復する方法を探っています。

7 よくあるメールの間違い

1名前のスペルミス

レイチェルかレイチェルか？ ジョナサン、ジョン、それともジョン？ 私たちは皆、周りで育った人々に基づいてスペルバイアスを持っています. 名前のスペルミスは時々起こります！ これは、姓に関する一般的な間違いです。

深刻ですか？

名前のつづりを間違えると気分を害する人もいるかもしれませんが、それはそれほど深刻ではない間違いの 1 つです。

回復方法

あなたの間違いを認め、彼らの名前のつづりを正しく書いて、簡単な電子メールを送ってください。 あなたが彼らを尊重し、あなたがそれを正しく理解したいと思っていることを彼らに知らせてください. このガイドを使用して、メールを順調に開始してください。

2間違った人

私たちは皆、自動提案が大好きです。つまり、間違った人を提案するまでは、送信を押すまで気づかないのです。 ジョー・シュモにメールを送ろうとしているのに、代わりにジョー・ディマジオにメールが届いた! OK、おそらくジョー・ディマジオにメールを送っているわけではありませんが、アイデアはわかります。

深刻ですか？

問題の深刻度は、送信した内容によって異なります。 電子メールが機密情報でない限り、または個人情報や個人情報を含まない限り、電子メールを間違った人に送信しても、通常は無害な間違いです。

回復方法

フォローアップ メールを送信するだけで、そのメールが自分宛てのものではないことを受信者に知らせることができます。 無害なメールや関係のないメールだった場合、受信者はおそらく混乱し、メールを削除するか、混乱していることを知らせるために返信します。 電子メールが機密情報であった場合は、関係者に連絡して間違いを知らせることができます。

3タイプミスだらけのメール

つづり、句読点、文法の間違いは、メールで最もよくある間違いの 1 つです。 このような間違いは、あなたのプロフェッショナリズムと知識に対する信頼を損なう可能性があります。 幸いなことに、これらは簡単に防ぐことができます。

深刻ですか？

この問題は深刻ではありません。 確かに、あなたの評判には良くありませんが、おそらく、このようなエラーで誰かを怒らせたことはありません.

回復方法

メールを取り戻すことはできません。 最善の方法は、受信者が気付かなかったことを祈り、今後このような間違いを防ぐことです. メールを送信する前によく読んでおくと、文法上の間違いを避けることができます。 読み飛ばして読み飛ばしてしまう問題をキャッチするために、声に出して読むこともできます。 間違いを防ぐもう 1 つの方法は、 Grammarlyなどのソフトウェアを使用して、すべてのメールを送信前に自動的にチェックすることです。

4パッシブアグレッシブメッセージ

あなたのメッセージまたは返信は受動攻撃的でした。 パッシブアグレッシブなメッセージは不明瞭で不必要であることが多く、意地悪に見えることがあります。 うっかり送信してしまったのかもしれません。 あるいは、怒りに駆られてメッセージを送ったのかもしれません。 理由が何であれ、自分の過ちを認めることが重要です。 どちらの方法でも、彼らはあなたのメールを見ることになります。

深刻ですか？

パッシブアグレッシブなメールは良くありません。 それらは対立を助長し、協力と信頼を弱体化させます。 このようなメールは、場合によっては叱責されたり解雇されたりする可能性があります。 確かに、受け身攻撃的なメールを書く習慣をつけないでください。

回復方法

パッシブアグレッシブなメールを送信した場合は、お詫び申し上げます。 謝罪とともに、いくつかの説明を提供してください。 なぜあなたはパッシブアグレッシブだったのですか？ この状況に対処するためのより良い方法は何ですか?

5未完の下書き

メールを書き終える前に、うっかり送信ボタンを押してしまいました。 おっとっと！ メールの下書きは、書きかけだったり、編集されていなかったり、共有するつもりのない感情でいっぱいだったりする可能性があります。

深刻ですか？

送信した未完成の下書きの種類によって異なります。 不完全または未編集の場合は、問題ない可能性があります。 ただし、送信するつもりのない怒りのメールだった場合は、気を引き締めてください。

回復方法

不完全なメールを送信しただけの場合でも、パニックにならないでください。 「おっと、これがそのメールの残りの部分です」という説明を上部に記載して完全なメールを送信すれば、問題ないはずです。 ただし、それが感情に満ちたメールだった場合は、簡単に回復できない可能性があります。 謝罪する必要があります。謝罪をオフラインにして、直接または電話で行うこともできます。

6全員に返信

仕事の親友に発散しようとしていたときに、大規模な電子メールチェーンで誰かを爆発させたその気まずい瞬間。 チームの全員があなたの悪い行動を目の当たりにすることほど悪いことはありません。

深刻ですか？

メールの深刻度は、返信の内容によって異なります。 皮肉や失礼なメッセージだった場合は、マネージャーからの措置につながる可能性があります。 会議だけの結果になるかもしれませんが、将来の機会を減らしたり、評判を傷つけたりする可能性があります.

回復方法

即時の謝罪は、偶発的な返信から回復するための最良の方法です。 この謝罪をメール チェーン全体と共有するか、あなたが呼びかけた人だけと共有するかはあなた次第です。 しかし、これらの関係を維持するために、チームメイト、上司、または定期的に一緒に仕事をしている他の人々と話す必要がある場合もあります。

7立ち直れないタイプ

あなたは潜在的な雇用主に中途半端なメールを送信しました。 迷惑な顧客の電子メールを転送しましたが、送信リストから削除するのを忘れていました。 マネージャーに侮辱的なメールを送信した可能性があります。 または、好きではない編集者について大暴れして、偶然それを出版社に送ったのかもしれません。

深刻ですか？

回復できない電子メールの誤りがいくつかあります。 この時点で、潜在的な仕事を手放し、プロらしくない行動についてマネージャーに謝罪し、チップをどこにでも落とすのが最善です.

誰でも間違いはある

CEO から管理アシスタントまで、誰もが電子メールの間違いを犯しています。 それは労働生活の一部です。 しかし、間違いは重大な範囲で発生します。 さらに、送信者を恐怖に陥れる可能性のあるものが、受信者にとっては比較的無害な間違いであることがよくあります。

メールの間違いからどのように回復しますか? 通常、問題が発生する前に対処し、問題を解決します。