メールを短くて甘くする5つの方法

公開: 2019-01-18

あなたのメールは中編小説に似ていて、目次が付いていますか？私たちは皆、私たちの電子メールへのより迅速な応答を望んでいますが、私たちは常に成功するための準備をしているわけではありません。

小説の長さの電子メールは、あなたが何を求めているのかを理解するためにこれらの複雑な文をすべて通り抜けたくないので、受信トレイの煉獄に行き着きます。（時間もありません）。

その結果、長い電子メールは応答率が低く、応答時間が遅くなります。

良いニュース？明確で簡潔な電子メールには逆の効果があります。

メールを短く簡潔に保つことで、メッセージをより適切に伝えることができ、タイムリーな返信を受け取る可能性が高まります。

メールゲームをレベルアップするために読んで、メールを短くて甘く保つことができる5つの簡単な方法を学びましょう。

ヒントは次のとおりです。あなたの文章が常に見栄えがすることを確認したいですか？ Grammarlyを使用すると、スペルミス、文法や句読点の間違い、その他すべてのお気に入りのWebサイトでの書き込みの問題からあなたを救うことができます。

1長さ制限を課す

メールの長さが制御できない場合は、すべてのメッセージに必須の長さ制限を設定してみてください。書き始める前に制限を念頭に置いておくと、冗長性を抑えるのに役立ちます。

Boomerangの調査によると、75〜100語の電子メールが最高の応答率を示しています。単語数を追跡するのが難しい場合は、文の数を制限してみてください。

信じられないかもしれませんが、ほとんどのメールに必要なのは5文だけです。それ以上のものが必要な場合は、電話やビデオ通話でホッピングする方が、必要な答えを得るのに効率的である可能性があることを示している可能性があります。

あなたがあなたの電子メールを書いた後、あなたが今書いたものを読むために数分かかります。これは、文法上の誤りをチェックし、不要なフレーズを切り取り、文章をより明確に書き直すチャンスです。 3文を使って、1文で明確に表現できるアイデアにたどり着いたことに気付くかもしれません。

要点を理解し、メールを必要不可欠なものに切り詰める練習をしてください。

送信を押す前にメッセージを完全に編集することは、長いメールを抑制するための最善の防御策の1つです。

メールの冒頭で小さな話をすることは、単語数を減らして要点をまっすぐに理解するための優れた方法です。それはまた人々を怒らせるための素晴らしい方法かもしれません。

最善の行動方針は常に視聴者によって異なります。あなたがまだ関係を発展させているならば、いくつかの思慮深い小さな話は有利であるかもしれません。受信者をよく知っている場合は、小さな話は不要かもしれません（したがって簡単にカットできます）。

このトピックの詳細については、「このメールでうまくいくことを願っています」の5つの代替案をご覧ください。

1つのメールにすべての詳細を含めるのが効率的だと思うかもしれませんが、質問やリクエストが増えるほど、メッセージは長くなり、圧倒されます。

代わりに、メールごとに1つの明確に述べられた目標を持つことに焦点を合わせます。これにより、受信者がメッセージを読んで返信する可能性が高くなります。

本当に複数の質問を含める必要がある場合は、それらを箇条書きで整理してみてください。

こんにちはデビー、

元気にしてる？週が半ばであるなんて信じられません！

今日はチームと話していましたが、金と銀のテーブルクロスが必要かどうかわからないことに気づきました。ご注文を承りますので、ご希望をお知らせください。

また、仕出し屋は、菜食主義の選択肢として豆腐とグルテンのどちらを好むかを知りたがっています。豆腐が欲しいと思いますが、聞いてみるべきだと思いました。

ああ、そしてバンドが確認されたので、あなたは彼らに何時に到着してほしかったですか？午後4時は大丈夫ですか、それとも遅すぎますか？

一番、

ジョアンナ

こんにちはデビー、

ハッピー水曜日！イベントの計画は順調に進んでいます。今、次の3つの質問についてご意見をお聞かせください。

遅くとも金曜日の正午までに回答をお知らせください。

前もって感謝します！

ジョアンナ

電子メールの長さが短くなると、無愛想に見えるリスクを冒す可能性があります。サインオフに感謝の気持ちを表すことは、物事を甘く保ち、メールの応答率を高めるための優れた方法です。

「ありがとう」のバージョンを含むサインオフは、他のサインオフと比較して応答率が36％増加することと相関しています。インスピレーションが必要ですか？メールで「ありがとう」と言う11のユニークな方法があります。