あらゆるタイプの文章を編集する方法

公開: 2021-03-16

編集とは、出版用の書面による資料の準備です。ラフドラフトを洗練された最終ピースに形作るのは、ライティングプロセスの重要な部分です。

編集には複数の目的があります。間違いを修正し、メッセージを明確にし、テキストを切り詰めて（または積み上げて）指定された単語数に合わせ、文章のトーンを変更し、特定の制約に適合させ、対象読者のために言語を磨きます。

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優れた編集者になる方法を学ぶことで、全体的に優れた作家になります。他の作家の作品を効果的に編集する方法を知っていると、よく発達した作品の背後にあるものを「インサイダーで見る」ことができます。これは、編集の考え方を持つことで、読者の視点に足を踏み入れる方法を学ぶことができるためです。また、「次は何か」と考える代わりに、書き込みプロセスをより速く感じることができます。各段階の後、ブレーンストーミングから出版までの道のりの明確なメンタルマップをたどることができます。これにより、後で説明するように、自分の作品を編集するのも上手になります。

赤ペンのキャップを外して作業を始める前に、さまざまな種類の編集といくつかの編集のベストプラクティスをよく理解してください。

編集の種類

文章を編集する方法は7つあります。一部の作品では、複数の種類の編集が必要です。おそらく7つすべてです。編集には7種類ありますが、プロの編集の世界では、7人の編集者が1つの作品に関与することはめったにありません。一人または小さなチームが、これらすべての手順を実行するのが一般的です。

開発編集

開発編集は、執筆プロセスの初期段階で行われます。作品の全体的なビジョンやメッセージなどの「全体像」の要素と、それらが全体を通して明確であるかどうかを調べます。開発編集の目標は、その目標を効果的に伝える明確な方法で文章を提示する方法を評価することです。フィクション作品を開発的に編集している場合、この段階の一部には、特定のジャンルの要素が読者がストーリーに期待するものと一致しているかどうかを調べることも含まれます。

構造編集

評価編集とも呼ばれる構造編集は、執筆の構成も調べるという点で開発編集に似ています。ここでの違いは、構造編集では、編集者がメッセージを全体的に効果的に伝達するかどうかではなく、ピースの構造がメッセージを伝達するためにどのように機能するかを具体的に調べることです。開発編集と同様に、構造編集はズームアウトし、文章全体を巨視的に見ていきます。

コンテンツ編集

開発および構造編集は作品の「全体像」を見ますが、コンテンツ編集はもう少しきめ細かくなります。コンテンツ編集は、作品のメッセージの効果に焦点を当てています。具体的には、雑誌、ブランドブログ、または同様の出版物で、作品がそのような他の作品とどのように一致するか、そしてどのように一致するかを問いかけます。コンテンツエディターは、作品の流れとセクションごとの構成を精査し、一貫性、ペース、対象読者への適切性、および個々のセクションが作家の考えをどのように提示するかを改善することを目的としています。コンテンツ編集者は、特定の視聴者と話すために、作品がブランドの基準とブランドの声とトーンに一致しているかどうかもチェックします。時にはこれはSEOを念頭に置くことも必要とします。

ライン編集

行の編集は、コンテンツと構造がほぼ公開の準備ができたときに、書き込みプロセスの後の段階で行われます。ラインエディタは、テキストを1行ずつ読み取り、個々の単語、フレーズ、文を最適化して、最も強力な効果を提供します。ライン編集は、スタイルと、個々の要素が作品の全体的な目的または効果にどのように寄与するかに焦点を当てています。賢明なラインエディタは、特定の単語に焦点を合わせてアップグレードし、文型を厳しくし、ペースを磨くことによって、細かい櫛で書くことを洗練します。これは、編集が科学よりも芸術として共鳴できる場所です。

コピー編集

コピー編集とは、より微細なレンズを通して編集することです。ここで、スペル、文法、スタイル、句読点を監査することにより、メカニックが水密であることを確認します。コピーエディターは、テキストの読みやすさも向上させます。これには、トランジションの微調整、特定のスタイルと対象者に合わせた言語の研ぎ澄まし、スタイルの規則の順守、論理的な流れと継続性の確保が含まれます。

ファクトチェック

名前が示すように、ファクトチェックは、書面で提示されたファクトをチェックして、それらが正確であることを確認するプロセスです。これには、歴史小説の特定の時代にスラングが適切であることを確認したり、財務報告で数学や数字が正しいことをテストしたりすることも含まれます。伝統的に出版社や新聞や雑誌のような多くの種類の出版物では、これは通常コピー編集者によって行われます。ただし、どの編集者もファクトチェックコンポーネントをプロセスに持ち込むことができます。

校正

校正は、作品が最終的なものと見なされる前の最後の段階であることがよくあります。校正者は、最終的な印刷可能なプレゼンテーションで完成した作品の複製を確認します。文法上の間違い、フォーマットの問題、誤植、レイアウトの不一致がないことを確認するための最後のパスです。

文章を編集する方法

編集は万能のプロセスではありません。一部の作品は、公開可能な状態に到達するために、他の作品よりも多くの、そしてより多くの種類の編集を必要とします。ただし、すべての編集作業には同じ目標があります。それは、できるだけ強力な文章を作成することです。

強力な文章は、その作者の目標を効果的に達成します。著者がAを獲得する説得力のあるエッセイを書くことを目標とする学生である場合、強力なエッセイは課題に合ったものです。著者がeコマースクライアントのコンバージョンを促進しようとしているマーケティング担当者である場合、強力な電子メールとは、開封率が高く、コピーが販売につながる電子メールです。思慮深く、目標に焦点を合わせた編集を通して、あなたは説得力のないものから強力なものまでどんな文章でも取ることができます。

文章の編集を始める前に、作家の目標を特定してください。編集するときは、これらの目標を念頭に置いてください。これらの目標によって、変更する内容と、次のドラフトのために作成者に提案する内容が決まります。

また、特にハードコピーを編集する場合は、標準の校正者のマークに慣れることをお勧めします。これらのマークにより、ライターや共同編集者が提案している変更を簡単に理解できるようになります。

何を編集していますか？

編集している文章の種類によって、使用する編集の種類が決まります。たとえば、姉妹のカバーレターを編集している場合は、おそらく、開発および構造の編集を行ってから、行の編集と校正を行うことになります。プレスリリースを編集している場合は、コンテンツ編集、コピー編集、校正だけでなく、編集プロセスのファクトチェック部分を作成する必要があります。

始める前に、編集している文章の種類の規則と制限をよく理解してください。同様に、作品を校正する場合は、そのタイプの文章のフォーマット要件をよく理解してください。たとえば、履歴書とホワイトペーパーは非常に異なりますが、どちらも非常に具体的な形式です。学術論文の場合は、 MLA、APA、またはシカゴマニュアルオブスタイルのガイドラインに準拠している必要があります。それぞれの詳細がわからない場合は、オンラインリソースを使用してそれらに精通してください。

作家と話してください

編集を開始する前に、作品の作者の目標とプロセスを理解してください。このコミュニケーションは、どのタイプの編集を行うべきかを判断するのに役立ちます。たとえば、ラフドラフトを開発的に編集したり、より大きな構造上のねじれがすでに解決されている部分をコンテンツ編集したりすることを決定できます。

作家は、短編小説の主人公が十分に同情的であるかどうか、または批評的なエッセイで彼らが指摘している点が明確であるかどうかなど、具体的なフィードバックを求める場合があります。また、HTMLの紹介ガイドが初心者には高すぎるかどうかや、ブログ投稿で知識が豊富であるかどうかなど、初めての読者として腸の反応を求める場合もあります。

場合によっては、特定の効果を達成するために、特定の文法やスタイルのルールを意図的に破ったと作家が言うことがあります。たとえば、読者の目をテキストの重要なポイントに誘導したり、作品の特定のテーマを強調したりします。この場合、編集の焦点は文法の正確さよりも明確さを重視し、規則を破るときに著者が読者を混乱させないようにすることが目標です。

読者を念頭に置いてください

編集するときは、常に作品の最終的な読者を念頭に置いてください。これは、適切なトーン、作成する適切な単語選択の交換、およびコンテンツを整理するための最良の方法を決定するのに役立ちます。彼らの読書レベル、主題への精通度、そして彼らが作品を読んでいる理由のようなものを考慮してください。

文章が意図した読者に適しているかどうかを評価するための優れた方法は、その文章の読みやすさ、つまり対象読者が読みやすく理解しやすい品質を判断することです。文の構造から単語の選択まで、読みやすさのスコアを構成する多くの要素があります。 Grammarly Editorは、ドキュメントの読みやすさのスコアを向上させるためのさまざまな提案を提供します。中学生向けのプレゼンテーションを作成していて、大学レベルで読みやすさのスコアが記録されている場合は、それを彼らの読書レベルにするために、かなりの編集を行う必要があることを知っています。

編集チェックリストを参照してください

執筆者の目標と執筆の種類の要件を念頭に置いて、編集中に何かを見落とさないようにする1つの方法は、編集チェックリストを作成することです。校正チェックリストには、構造編集チェックリストとは異なるポイントが含まれますが、ほとんどの編集タスクは、上記のカテゴリの1つにうまく当てはまらないことに注意してください。これは、あなたがプロの編集者ではなく、代わりにチームの頼りになるワードスミスである場合に特に当てはまります。

ほとんどの編集ジョブの場合、チェックリストは次のようになります。

スペルミス
句読点の間違い
並列構造
主語と動詞の一致
接続詞と前置詞の不適切な使用
一貫した時制
一貫したトーン
フォーマットの間違い
明瞭さ

徹底的な編集チェックリストの基本を理解したら、携帯電話からでも、どこでも、ほぼすべての編集を行うことができます。

自分の作品を編集する

自分の文章を編集するには、他の人の作品を編集するのと同じプロセスが必要です。唯一の違いは、執筆に対するあなたの見方です。あなたが作品を書いたので、それを完全に客観的に見るという贅沢はありません。それは、他の作家の作品を編集するよりも自己編集を難しくする可能性があります。

冷やす時間を与える

自分の文章から完全に切り離すことはできませんが、編集するのを待つことで、より客観的な視点を自分に与えることができます。書き終えたらすぐに編集に取り掛かる代わりに（他に選択肢がない状況でのみ行う必要があります）、しばらく時間をかけて息を吹き込んでください。

理想的には、ドキュメントを閉じて、さらに24時間はドキュメントを再度表示しないでください。もっと長く待つことができれば、それはさらに良いことです。作品を書いたり編集したりするまでの時間を経過させることで、ライターとしての作業とエディターとしての作業の間に距離を作ることになります。このスペースにより、スペルや句読点の間違いなどの技術的なエラーや、論理的な不一致や不快なトーンの変化などの問題を簡単に見つけることができます。

時間に余裕がないときのために、GrammarlyのAIを利用したライティングアシスタントが、スペル、文法、句読点などの間違いを特定します。 Grammarly Editorはまた、文型の提案と明確な書き直しを提供することにより、あなたの文章が読みやすく、明確で、簡潔であることを保証します。正しいトーンを打っているかどうかわからない場合は、Grammarlyのトーン検出器を使用すると、文章がより明確になり、単語の選択が魅力的で適切になります。

あなたの最愛の人を殺す

あなたがあなた自身の作品を編集しているとき、あなたはあなたの最愛の人を殺すことをいとわない必要があります。フレーズに精通していない場合、「最愛の人を殺す」とは、あなたが誇りに思うかもしれない文章、段落、さらには文章のセクション全体を取り除くことを意味しますが、残念ながら作品の目的には貢献しません。

多くの場合、これらの「最愛の人」は、クールな画像、深遠な観察、そして作家としての熟練度を示すクールな方法です。したがって、「ダーリン」という用語が使用されます。しかし、編集とはあなたの文章を最適化することです。ですから、文章がただぶらぶらしていて、見た目がきれいなだけなら、それはやらなければなりません。

最大の単語ではなく、適切な単語を選択してください

多くの作家がしていることの1つは、必要以上に長く複雑な単語を使用することです。時には、彼らが話し合っている主題について特に教育を受けているか、権威があるように見せるための努力です。しかし、書面では、大きいほど良いとは限りません。実際、多くの場合、その逆が当てはまります。簡潔な単語やフレーズは、複雑なものよりも効果的にポイントを表現する傾向があります。自分の主張を明確かつ迅速に表現できる作家は、長い言葉や複雑な言い回しでメッセージを台無しにする作家よりも、読者にとってより多くのことを明らかにすることができます。疑問がある場合は、もっと簡単な言葉を使ってください。

しっかりとした編集は素晴らしい執筆の鍵です

優れた文章はどこからともなく現れるわけではありません。それは、思慮深く組織化された編集プロセスの結果です。作品全体の目標を念頭に置いて注意深く編集すると、不明瞭なラフドラフトを説得力のあるコミュニケーション的な文章に変えることができます。次に何を書くにしても、Grammarlyは編集プロセスを次のレベルに引き上げることができます。つまり、文章が洗練され、明確で、可能な限り効果的であることを保証します。