職場での効果的なコミュニケーションのための9つのヒント

職場でのコミュニケーションはそれほど難しいことではありません。

あなたのチームは、あなたが何週間も苦しんできたプロジェクトをリリースしてからほんの数日です。 大量の電子メールやメッセージ、プレゼンテーション、法的なレビュー、そして午後には、ドライイレースではないことが判明したマーカーでホワイトボードに描かれたチャートにつながる混乱した議論がありました。 おっと。

とりわけ、会議がありました—非常に多くの会議。 人々が自分たちが取り組んでいることを言ったり、より頻繁に脇道に追いやられたりするような、素早い毎日の種類がありました。 次に、ユーザーメトリクスに関する数十のスライドを含む非常に長いセッションがありました。 その1つの終わりまでに、あなたはキックボクシングのレッスンを受けることについて静かに空想にふけっていました。

それでも、これらのとりとめのない議論と無限の電子メールスレッドは、どういうわけか迫り来る大失敗を回避することができませんでした。 今、誰も同じページにいないようで、あなたの締め切りは執拗に近づいています。 ここにあるのは、職場でのコミュニケーション、またはその欠如についての卑劣な教訓です。

あなたとあなたの同僚がどれほど効果的にコミュニケーションをとるかは、仕事がより一般的にどれだけうまくいっているのかについて多くを語っています。 明確な計画がない場合、効率的に物事を成し遂げることは困難です。 予期せぬ課題は言うまでもなく、新鮮な機会について話し合う良い方法が見当たらない場合、人々は困惑する可能性があります。

そのため、職場でのコミュニケーションスキルを向上させるためのヒントをいくつかご紹介します。

仕事に適したツールを選択してください

接続する方法はたくさんあります—そして接続を間違えます。 賢明に選択してください。

電子メールはデリゲールかもしれませんが、簡単に埋もれてしまいます。 ビデオ会議は、誰かがリモートで作業している場合に人間味のあるタッチを追加しますが、扱いにくい場合があります。 基本的な電話は過小評価されることがありますが、多くの場合、事前にスケジュールを設定するか、少なくとも電話をかけている相手に話してもいいかどうかを尋ねることから始めます。

リアルタイムの会話の利点は、短時間でどれだけ明確にできるかということですが、両方の当事者が何度も何度も入力する必要がありません。 複数の関係者との会議を並べることについては慎重に行ってください。 これは簡単に雑用になる可能性があるため、努力を正当化するために価値のあるリターンを期待する必要があります。

会議を重要視する

パーキンソンの法則が述べている仕事と同様に、それに割り当てられた時間と同じくらい多くの時間を埋めるために拡大します。会議もそうです。 制限時間と議題を設定します。 次に進む前に、各アイテムに費やす時間を予算化します。 ここでの考え方は、参加者の時間を尊重することです。そのため、これについて透過的に伝達します。 そうすることで、物事を進めているときに過度に無愛想に見えるのを避けることができます。

1対1の場合は、オフラインにします

あらゆる議論には潜在的なうさぎの穴がたくさんあります。少なくとも参加者のサブセットの間では、フォローアップする価値のあるものもあります。 たとえば、デザイナーがゴーサインを取得する新しいテンプレートですぐに更新されたテキストが必要になることに気付いた場合、デザイナーと彼女の信頼できるコピーライターは、開発クルーが見つめ、あくびをしないようにしようとしている間ではなく、会議後にそれらの詳細について話し合うことができます。 このような状況での便利な言い回し：「オフラインにしましょう。」

時々繰り返しても大丈夫です

何かが重要な場合、それは通常繰り返す価値があります。

複雑な主題や進行中のプロセスを扱うときは、基本を人々に思い出させることが役立つ場合があります。 あなたはそれを苦労する必要はありません。 この簡単な例を考えてみましょう。

「わかりました。この電話会議は、プロトタイピングの主要なプレーヤーを更新することです。 ホリデーセールに先駆けて、秋までにもっと良い犬用ベッドを製造しようとしているので、よだれ抵抗を最適化するためにやるべきことがたくさんあります。 先週の電話で、スーザンはサプライヤーが8週間のターンアラウンドを見込んでいることを私たちに知らせました。 つまり、今月はディメンションを決定する必要があります。 次のステップについて話しましょう。 誰が最初ですか？」

この簡単な要約は、まだ多くのことを成し遂げながら、講義には十分に及ばない：

• 通話の焦点を確立するので、スピーカーは物事を順調に進め、他の主題がポップアップしたときにオフラインにすることを知っています。
• また、これまでにチューニングしたことがない人に何を期待するかについての感覚を与えます
• 誰かがそれを逃した場合に備えて、最後の電話からスーザンの重要な持ち帰りを再演します
• 重要な優先事項と今後の期限を設定します

その最後の部分は後で繰り返すことになりますが、その間に、前文が誰かに厄介な質問や混乱した電子メールを保存した場合、それはその仕事を終えました。 また、足跡をたどるのに時間がかかりすぎることを心配している場合は、先にスキップする必要があるかどうかを尋ねてください。 あなたの同僚はノーと言ってあなたを驚かせるかもしれません。

キーポイントをいくつかの異なる方法で述べてみてください

また、会議の主なポイントを具体化したフォローアップメールや、今後の主要なアクションアイテムの責任者など、さまざまな言葉やコミュニケーションのさまざまなチャネルを使用して、重要なアイデアを綴る新しい方法を考案するのにも役立ちます。

GimletMediaを設立したラジオジャーナリストから起業家に転向したAlexBlumbergは、プロのコミュニケーターとしての長年の経験にもかかわらず、同僚の理解を助けることの重要性を認識するのに時間がかかったとTapeに語った。

人々が同じことを言うとき、それは異なる共鳴を持ち、異なる場所から来たり、異なる人々にとって異なることを意味します...私の仕事の大部分は、人々がそれがどこから来ているのかを理解するために、同じことをさまざまな方法で言うことです。 一度だけ言うと、あなたが言ったように人々がそれを聞いたという保証はありません。

言い換えれば、繰り返しに耐えるほど重要なことがあれば、言い換える価値もあるでしょう。

それを実行します

特に技術的な問題については、重要なアイデアを言い換えることで、新しいことを正しく理解できるようにすることもできます。 時間があれば、説明する人に自分の言葉で自分の主張を言い換えることができるかどうか尋ねてみてください。そして、それが正しいかどうか尋ねてください。 見逃した重要な詳細がある場合、これはそれを把握するための助けを得る良い機会です。

あなたのボディーランゲージに注意してください

意図的であろうとなかろうと、あなたの体をどのように調和させるかは多くのことを伝えます。 たとえば、腕を組んで閉じているように見えますか、または手で話しているなど、積極的に関与しているように見えますか？ 姿勢や表情で間違ったメッセージを送らないように、検討する価値があります。

同僚がプレゼンテーションを終えて部屋を見回すと、プレゼンテーションが悪かったからではなく、考えがまとまらなくなったために、あなたは輝きを放っているように見えます。 このような瞬間に、自分自身を説明する価値がある場合があります。「それはまったく悪くありませんでした。処理するのに少し時間が必要です。 しばらくしてから戻ってみましょう。」

ハイライトを要約する

人々が1時間会い、一連の価値のある質問を提起し、潜在的な答えを熟考し、何も解決せず、そして次の会議に向けて出発する時が来たことに気付くのは前代未聞ではありません。 これは、フォローアップノートがあなたが行っていたかもしれないどんな前進もドアから消えないことを確実にするのを助けることができるところです。

長い受信者の文字列に長い電子メールを送信することを避けることができれば、おそらくそれは良いことです。 ただし、必要に応じて、ハイライトを簡単にカプセル化するtl; dr（「長すぎる;読み取れなかった」）を含めることもできます。 それを一番上に置いて、単にスキミングしているように見えるロジスティクスの人が少なくとも必需品に目を向けるようにします。

親切にしてください

簡単な感謝の言葉やタイミングの良い笑顔は、オフィスメイトが感謝され理解されていると感じるのに大いに役立ちます。

それが人々にあなたともっと話したいと思わせるなら、まあ、それはより良い職場のコミュニケーションがすべてであるということではありませんか？